Abbildung 1: Unterstützte Prozesse der Projektabwicklung
Die Abbildung 1 veranschaulicht die unterstützen Prozesse innerhalb der Projekt­abwicklung mit Projectile:

Projectile beinhaltet ein Kontaktsystem zur Vertriebsunterstützung. Dieses Kontaktsystem kann die Kontaktdaten auch aus Fremdsystemen (beispielsweise aus MS Exchange) verwenden. Das Kontaktsystem in Projectile besteht aus den Masken Kontakt, Ansprechpartner, Aktion und der Kontaktauswertung. Die Maske Kontakt verwaltet die Firmendaten mit beliebig vielen Ansprechpartnern. Kontakte können Kunden, Interessenten, Lieferanten und ähnliches sein. Den Ansprechpartnern können (beispielsweise für die Projektakquise) frei definierbare Aktionen zugeordnet werden.

Wenn die Akquise zum Angebot führt, kann mit der Projektplanung (Grobplanung) begonnen werden. Projekte können in Projectile entweder manuell mit Hilfe von verschiedenen Assistenten geplant werden, auf Basis von Projektschablonen (Musterprojekte, Best practise) generiert werden oder aus Fremdsystemen importiert werden (beispielsweise MS Project). Innerhalb der Planung werden die Ressourcen, Termine, Aufwände und dadurch die Arbeitskosten geplant. Diese Plankosten werden ggf. durch sonstige Budgets ergänzt, um die Basis für die Angebotserstellung zu legen.

Die Angebotserstellung erfolgt nach dieser Grobplanung direkt aus dem Projekt auf Basis der Plandaten. Diese Plandaten können innerhalb des Angebots noch entsprechend angepasst werden.

Wenn der Interessent das Angebot nicht annimmt, kann das Projekt als „verloren“ gekennzeichnet oder gelöscht werden. Wenn der Kunde annimmt, muss u.U. die Projektplanung aktualisiert werden, weil sich entweder der Projektzeitraum oder der Leistungsumfang zur ursprünglichen Planung verändert hat. Darüber hinaus können auch weitere Projekte zum späteren Zeitpunkt geplant sein, welche auf die selben Ressourcen zugreifen müssen.

Nach der Feinplanung bzw. Optimierung wird das Projekt oder einzelne Teilprojekte freigegeben und ggf. eine Abschlagsrechnung erzeugt.

Die Freigabe verteilt die geplanten Arbeitspakete an die Mitarbeiter, die dann diese Aufgaben in ihrer ToDo-Liste sehen. Innerhalb dieser Komponente (TimeTracker) wird dann auch von den Mitarbeitern die Istdatenerfassung durchgeführt und ggf. Schätzungen hinterlegt. Für jede Aufgabe kann der Restaufwand oder/und Fertigstellungsgrad geschätzt werden, welcher dann zusammen mit den Plan- und Istdaten in das Auswertungssystem eingeht. Im Auswertungssystem werden frühzeitig Verzögerungen aufgezeigt, so dass hier entsprechend gegengesteuert werden kann.

Während der Realisierung eines Projektes können nicht nur Zeiten, sondern auch projektbezogene Kosten erfasst werden. Dazu gehören beispielsweise Reisekosten und Leistungszukauf. Diese Kosten stehen zusammen mit den gebuchten Zeiten für das Auswertungssystem und die Rechnungsstellung zur Verfügung.

Im Fakturamodul können diese Leistungen periodengerecht abgerechnet werden. Basis der Abrechnung sind bei der Abrechnungsart „Aufwand“ dann entweder die erfassten Zeiten und Kosten oder ggf. die als fakturierbar gekennzeichneten Leistungen.

Nach Abschluss des Projektes kann die Abschlussrechnung gestellt werden, entsprechende Dokumentationen aus dem Auswertungssystem erzeugt werden und ggf. das Projekt archiviert werden.