Das Modul Workflow ermöglicht die Abbildung von Arbeitsabläufen innerhalb von Projectile. Im Gegensatz zu einem Geschäftsprozess, der eine Folge von Aktivitäten mit dem Ziel einer Leistungserstellung beschreibt, ist ein Arbeitsablauf (engl. Workflow) eine vordefinierte Abfolge rechnergestützt ablaufender Aktivitäten. Dabei unterstützt die Workflow-Engine von Projectile einen Geschäftsprozess, versorgt mit notwendigen Daten und wickelt gemäß einer im System hinterlegten Vorgaben ab. Das Ziel ist hierbei weniger eine Dokumentation für eine Organisation oder deren Mitarbeiter, sondern vielmehr die mögliche Automatisierung der Ausführung.

Die in Workflow-Engine von Projectile basiert auf OSWorkflow von OpenSymphony und ist Bestandteil der Basisversion.

Beispielhafte Implementation „Abwesenheitsbeantragung“

Im TimeTracker können verschiedene Workflows für die Behandlung von Zeiten hinterlegt werden (Periodenabschluss, Urlaubsbeantragung, …). Das folgende Beispiel zeigt die Implementierung einer Urlaubsbeantragung. Nach Ausführung der Aktion im TimeTracker …

… öffnet sich ein Dialog für die Urlaubsbeantragung. Hier kann der Benutzer Abwesenheiten beantragen (Freizeitausgleich, Erholungs- und Sonderurlaub) und beantragte oder genehmigte Abwesenheiten stornieren.

Im folgenden Beispiel wird vom Mitarbeiter Peter Schaub Urlaub vom 18.12.2006 bis zum 29.12.2006 beantragt.

Nach der Bestätigung der Beantragung …

… wird der beantragte Urlaub visualisiert …

und der Vorgesetzte (Manager, Personal, Projekt- oder Unitmanager) bekommt eine interne Benachrichtigung. Im Beispiel wird der Unitmanager (Julia Müller) des Antragstellers …

… informiert und erhält eine Abstimmung.

Über die Abstimmung wird der Mitarbeiter über eine interne Benachrichtigung informiert.

In der Workflow-Engine kann im Menüpunkt Abstimmung …

… der Urlaub genehmigt oder abgelehnt werden.

Der Antragssteller erhält vom System eine Benachrichtigung über die Abstimmung.

In Abhängigkeit des Abstimmungsergebnisses wird der Urlaub in der Abwesenheitsbeantragung des TimeTrackers graphisch als Urlaub oder abgelehnter Urlaub dargestellt.