Die Workflow-Engine von Projectile basiert auf OSWorkflow. Mit Hilfe der Workflow-Engine werden die projektbezogenen Kernprozesse und Hilfsprozesse systemseitig abgebildet.

Abbildung 26: Abstimmung mit Hilfe der Workflow-Engine

Im System sind bereits zahlreiche Workflows vorkonfiguriert, die vom Administrator entsprechend den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können. In den Workflow-Konfigurationsdateien können Einstellungen hinterlegt werden, welche Benutzer über bestimmte Ereignisse benachrichtigt werden, bzw. von wem eine Abstimmung erforderlich ist.

Bei vielen Unternehmen ist der Wechsel von einem Projektstatus zum nächsten, der zentrale Workflow zur Steuerung der Projektabwicklung. Nach der Projektanlage wird ein Projekt evtl. zur Planung freigegeben, werden Ressourcen anderer Organisationseinheiten beantragt und Angebote erstellt und freigegeben. Anschließend wird ein Projekt in der Regel gezielt freigegeben und abgeschlossen.

Für die nicht projektbezogenen Workflows (Zeiterfassung überprüfen, Kosten überprüfen, Abwesenheiten beantragen, …) können ebenfalls Workflows vom Administrator konfiguriert werden. Dabei können u.a. die Anzahl der Abstimmungsstufen, die Empfänger, Abstimmungsregelungen und Benachrichtigungstypen eingestellt werden.