Die Basis des Projektinformations- und Abrechnungssystems sind die Schlüssel- und Stammdaten. Diese Daten werden im Modul Basisdaten verwaltet. Die Schlüssel verwalten die Daten, die für die ganze Anwendung parametrisiert vorliegen sollen. So soll das System beispielsweise bestimmte Währungen und deren Eigenschaften (also Bezeichnung, Nachkommastellen und ähnliches) genauso systemweit zur Verfügung stellen, wie die diversen Umsatzsteuersätze. Folgende Schlüssel können in Projectile frei definiert werden: Kalender, Feiertag, Währung, Kurs, Umsatzsteuer, Pauschale und Fahrzeuge.

Bei der Erstinstallation werden in der Regel die aktuellen Werte für Kalender, Feiertage, Umsatzsteuern und Pauschalen ausgeliefert.

Ändert sich beispielsweise eine Kalendereinstellung oder ist noch nicht erfasst, so sucht man die betreffenden Dokumente in der Suchmaschine …

… und erhält ein entsprechendes Suchergebnis.

Nach Aktivierung des Links öffnet sich das ausgewählte Dokument. Auf dem Reiter “Stammblatt” können Standort, Bezeichnung und alle aufgelisteten Stundenfelder gefüllt und die Abwesenheiten genauer definiert und mit einem Limit angegeben werden.

Hier werden nun Änderungen für die Arbeitsstunden pro Woche und die Arbeitstage pro Woche des Kalenders Frankfurt vorgenommen.

Nach dem Abspeichern werden die Arbeitsstunden pro Tag (wenn nicht manuell definiert) berechnet und die neuen Kalendereinstellungen übernommen.

Um einen neuen Kalender zu definieren (beispielsweise für einen neuen Standort), wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität “Anlegen” den Dokumenttyp “Kalender” aus.

Es öffnet sich anschließend ein neues Dokument für die Definition des Kalenders.

Im Beispiel wird für den Standort Frankfurt (muss zuvor in den Collections angelegt sein - siehe Administrationsleitfaden) die Wochenarbeitszeit von 40 Stunden für fünf Arbeitstage bei einer Tagesarbeitszeit von acht Stunden definiert. Die weiteren Angaben beziehen sich auf die Arbeitszeitverwaltung.

Wenn nicht alle Mussfelder gefüllt sind, meldet das System diesen Fehler.

Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit gespeichert.

Wenn ein Kalender (oder allgemeiner Schlüsseldaten) mit …

… gelöscht wird (Archiv Standard oder Shredder - siehe Abschnitt 3.07.1 Archiv/Papierkorbfunktionalität), …

… ist der Schlüssel anschließend nicht mehr im System vorhanden, aber kann durchaus noch als Feldinhalt verfügbar sein (beispielsweise werden beim Mitarbeiter der den Standort/Kalender Berlin zugeordnet ist, nicht diese Zuordnung gelöscht).

Um einen neuen Feiertag zu definieren (beispielsweise für einen neuen Standort), wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität “Anlegen” …

… den Dokumenttyp “Feiertag” aus.

Im Beispiel wird für den Standort Frankfurt (muss zuvor als Kalender definiert sein) der gesetzliche Feiertag für 2011 definiert. Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit …

… gespeichert.

Um eine neue Währung zu definieren, wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität “Anlegen” den Dokumenttyp …

… “Währung” aus.

Im Beispiel wird der US-Dollar angelegt. Die Druckkonstante (hier USD) wird ggf. bei der Zweitwährung und den Fakturadokumenten verwendet.

Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit gespeichert.

Um einen neuen Umrechnungskurs zwischen zwei Währungen zu definieren, wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität “Anlegen” den Dokumenttyp …

… “Kurs” aus.

Im Beispiel wird ein Umrechnungskurs zwischen EURO und US-Dollar definiert. Dieser Kurs ist vom 14.03.2014 gültig, bis ein neuer Kurs eingegeben wird. Hier entspricht 1 EUR genau 134,3248 JPY. Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit gespeichert.

Um einen neuen Umsatzsteuersatz zu definieren (beispielsweise wg. Steuererhöhung oder Eröffnung einer Auslandsgesellschaft), wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität “Anlegen” den Dokumenttyp …

… “Umsatzsteuer” aus.

Im Beispiel wird eine neue Umsatzsteuer für Deutschland definiert. Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit gespeichert.

Um eine neue Pauschale für die Reisekostenerfassung zu definieren (beispielsweise für Auslandsreisen), wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität “Anlegen” den Dokumenttyp …

… “Pauschalen” aus.

Im Beispiel werden die Tagegeld- und Übernachtungspauschalen für New York (abweichend vom Satz der USA) definiert. Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit gespeichert.

Um eine neue Fahrt zu definieren, wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität “Anlegen” den Dokumenttyp …

… “Fahrt” aus.

Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit gespeichert.