Im Beispiel wird auf Basis einer Profi-Suche eine Projektauswertung erstellt. Anmerkung: Reports können natürlich auch alternativ mit Hilfe der Schnellsuche im Intro verwendet und erstellt werden. Die Profi-Suche ermöglicht allerdings komplexere Abfragen auf den Datenbestand.

Zunächst wird die Profi-Suche im Menü geöffnet und hier entweder eine neue Abfrage erstellt oder eine vorhandene Abfrage verwendet.

Im Beispiel wird eine Abfrage auf die Projekt-Stammdaten geladen, welche alle laufenden Haupt- oder Oberprojekte auflistet (nähere Informationen finden Sie im Kapitel 3.05 Profi-Suche).

Die Abfrage liefert dann folgendes Ergebnis in Form einer sogenannten Mehrfachauswahl. Aus dieser Mehrfachauswahl wird nun …

… der ReportMaker aufgerufen.

In der Auswahlbox Report kann entweder der Standardreport (eine Auflistung aller verfügbaren Elemente des Dokumentes) oder (wenn vorhanden) ein definierter Report ausgewählt werden. Als Ausgabeformat kann zwischen

• CHART (für graphische Auswertungen),
• CSV (beispielsweise für MS EXCEL oder die Verwendung der Daten in Serienbriefen),
• EDIT (zum editieren der ausgewählten Datensätze),
• HTML,
• PDF,
• RTF (beispielsweise für MS WORD,
• VIEW (Auswertung innerhalb des Systems),
• XLS (für MS EXCEL) oder
• XML

ausgewählt werden.

Um einen neuen Report zu erstellen, wird der Report-Designer mit dem Standardreport aufgerufen.

Im Standardreport werden alle Elemente, die sich im Dokument Projekt befinden, als Zeilen aufgeführt (beispielsweise Projekt, Auftraggeber, Ansprechpartner, Projektmanager, …).

Mit Hilfe der Auswahlbox auf der linken Seite können die Zeilen modifiziert werden. Im Beispiel werden nun die Felder in der linken Checkbox markiert, die im Report erscheinen sollen. Anschließend wird diese Auswahl invertiert (jetzt sind also alle Zeilen markiert, welche nicht im Report verwendet werden sollen) …

… und die ausgewählten Einträge gelöscht.

Alternativ kann man natürlich auch alle nicht benötigten Zeilen markieren und löschen.

Anschließend wird der Report noch im Feld Name benannt, der Titel der Auswertung definiert (Überschrift im Report) und abgespeichert. Darüber hinaus sind hier einige Felder in der Spalte Caption umbenannt worden (beispielsweise Auftraggeber in Kunde).

Im Reiter “Layout” können Einstellungen bezüglich des Reportlayouts definiert werden. Hier kann u.a. die Anzahl der Zeilen pro Seite, Seitennummerierung, Gruppierungsarten, Kopf- und Fußzeilenlayout sowie Seitenformate eingestellt werden.

Im Reiter “Kennzahlen”…

Im Reiter “CSV” können Parameter für die Ausgabeoption “CSV” definiert werden. Dieses Format wird für Tabellenkalkulationen und Schnittstellendateien verwendet.

Im Reiter “OpenOffice” kann das Ausgabeformat festgelegt und ein Tabellenname eingefügt werden.

Im Reiter “Diagramm” können Optionen für graphische Auswertungen gesetzt werden (Beschreibung folgt).

Im Reiter “Sonstiges” wird der Datastore angezeigt.

Nach dem Schließen des neuen Reports …

… steht dieser sofort im ReportMaker zur Verfügung.

...Fortsetzung