Die Maske Reise ermöglicht die Erfassung von projektbezogenen Reisen, die ein Mitarbeiter im Rahmen eines bestimmten Projektes unternommen hat. Aus der Reisedauer (Differenz aus Reisebeginn und Reiseende) und der zugrunde gelegten Tagegeld- und Übernachtungspauschale, errechnen sich die Tagesgeldpauschalen der Mitarbeiter. Darüber hinaus können die erfassten Beträge aus den Belegen und den Fahrten einer Reise zugeordnet werden. Auch die Mahlzeitenstellung bei Übernachtungen im Hotel wird berücksichtigt.

Der Dokumenttyp besteht aus folgenden Elementen:

• Basisinformationen:
  • Nr.: Dieses numerische Feld kennzeichnet die Reise eindeutig. Diese Nummer wird vom System vorgeschlagen.
  • Status: Dieses Statusfeld wird für den Überprüfungsworkflow benötigt. Hier werden die Statusübergänge während der Überprüfung gesetzt (ungeprüft, Prüfung beantragt, geprüft und bestätigt, …).
  • Mitarbeiter: Dieses Feld ordnet der Reise den Mitarbeiter zu, der die Reisekosten verursacht hat. Mitarbeiter können in der Maske Mitarbeiter verwaltet werden.
  • Projekt: Dieses Feld kennzeichnet das Projekt, dem die Reise zugerechnet werden kann. Projekte können in der Maske Projekt definiert und geändert werden
  • Zeitspanne (von-bis): Diese Felder ermöglichen die Eingabe vom Beginn bis zum Ende der Reise.
  • Pauschale: In diesem Feld wird die für die Reise gültige Pauschale ausgewählt. Die gesetzlich geltenden Tagegeld- und Übernachtungspauschalen können in der Maske Pauschale definiert und geändert werden.
  • Übernachtung stattgefunden: Hier kann markiert werden, ob die Reise des Mitarbeiters eine Übernachtung benötigte.
  • Reiseziel: Dieses Feld kennzeichnet das Reiseziel. Dieser Eintrag wird für die Reisekostenabrechnung benötigt.
  • Zweck: In diesem Feld wird der Reisezweck angegeben. Dieser Eintrag wird für die Reisekostenabrechnung benötigt.
  • Bemerkung: In diesem Feld können weiterführende Bemerkungen eingetragen werden.
  • Budget: Im Feld Budget kann den Reisekosten ein Budget aus den zugeordneten Projekt zugeordnet werden.

• Belege: Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Belege zur Reise (siehe auch Maske Beleg).
• Fahrten: Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Fahrten zur Reise (siehe auch Maske Fahrt).

• Mahlzeiten: Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Mahlzeiten zur Reise. Diese Mahlzeiten werden verwendet, wenn in den Hotelkosten oder bei Geschäftsessen Mahlzeiten enthalten sind, die als geldwerter Vorteil abgezogen werden sollen (siehe auch Konfiguration)..
• Übernachtungskosten:
  • Übernachtungspauschale: Dieses Feld wird aktiviert, falls bei der Reisekostenabrechnung die Übernachtungskosten nach der Pauschale für die Übernachtung aus der Maske Pauschale abgerechnet werden sollen.
  • Anzahl Übernachtungen: Falls die Reise nach der Übernachtungspauschale abgerechnet werden soll, wird hier die Anzahl der Übernachtungen definiert. Diese Anzahl wird vom System mit der Tagesdifferenz von Reisebeginn und Reiseende vorbelegt und ist ggf. abzuändern.

• Abrechnung:
  • Verpflegungskosten: Dieses Feld zeigt den Betrag für die Verpflegungsmehraufwände und Übernachtungspauschalen an. Hier wird ggf. auch die Mahlzeitenstellung (wie “Frühstück im Hotel”) abgezogen.
  • Fahrtkosten: Dieses Feld zeigt den Betrag für die Fahrtkosten für die definierte Reise an (Belege mit Kostenart Fahrtkosten werden hier nicht berücksichtigt.)
  • Belegkosten Brutto: Dieses Feld zeigt den Brutto-Betrag für alle Belege für die definierte Reise an.
  • Belegkosten Netto: Dieses Feld zeigt den Netto-Betrag für alle Belege für die definierte Reise an.
  • Gesamtkosten Brutto: Dieses Feld zeigt den Brutto-Betrag für die gesamte Reise an.
  • Gesamtkosten Netto: Dieses Feld zeigt den Netto-Betrag für die gesamte Reise an.
  • Reisekosten erstattet: Hier wird markiert, ob der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die Erstattung erhalten hat.

• Reisekostenabrechnung Projekt:
• RK-Abrechnungsart, RK-Pauschalpreis, RK-Tagespauschale: Hier können die Regeln für die Abrechnung der Reisen des Projektes hinterlegt werden (keine Abrechnung, nach Aufwand, pauschal, Pauschale pro Tag). Die entsprechenden Vorbelegungen können im Projekt hinterlegt werden.
• fakturiert: Dieses Element kennzeichnet, ob die Reise bereits abgerechnet ist. Dieses Kennzeichen wird vom System automatisch gesetzt, wenn die Reise in eine Rechnung übernommen wird und diese Rechnung fakturiert ist.
• Rechnung: Dieses Feld zeigt die Rechnungsnummer der angelegten Rechnung.

• technische Einstellungen & Details:
  • RK-Typ: Hier können Reisekostentypen der Reise zugeordnet werden. Diese Typen werden für die Versteuerung der Reisekosten verwendet (beispielsweise wird ein Einsatz beim Kunden von mehr als drei Monaten steuerlich nicht begünstigt).
  • Kostenart: Dieses Feld kennzeichnet die Kostenart der Reise. Die Kostenarten können in der Maske Kostenart definiert und geändert werden. Die Kostenart wird auch als Kriterium für den Plan/Ist-Vergleich in der Fakturaauswertung verwendet.
• Aufteilung Reise/Projekt: Dieses Feld ermöglicht die Zuordnung einer Reise zu mehreren Projekten. Diese Zuordnung erfolgt ausschließlich prozentual!

Der Dokumenttyp beinhaltet folgende Aktionen:

• Prüfstatus setzten: Diese Aktion ermöglicht das manuelle Setzen des Überprüfungsstatus.
• Reisekostenüberprüfung: Diese Aktion initiiert den Überprüfungsworkflow der Reise.
• Zurücksetzen Prüfstatus: Diese Aktion dient zum Zurücksetzen des Prüfstatus.