The incoming invoice document provides the administration of the incoming bills. These incoming invoices can integrate into the own outgoing invoices. Beyond that, related outgoing payments can be administrated. After opening a new document of the type “incoming invoice” (invoice header)…

… werden einige Felder vorbelegt. Anschließend werden die restlichen Felder gefüllt …

… und das Dokument gesichert.

Die einzelnen Fremdrechnungspositionen können mit Hilfe der Funktionalität “Neues Dokument” im Element Fremdrechnungspositionen …

… angelegt werden.

Auch hier werden wieder alle relevanten Daten für die Fremdrechnungsposition erfasst …

… und das Dokument gesichert. Anschließend wird hier eine zweite Position (als Kopie der ersten Position erzeugt) und …

… abgespeichert. Wenn bei einer Position der Rechnungsbetrag das Gesamtbudget des Projektes für den Lieferanten übersteigt, warnt das System mit einer entsprechenden Meldung.

Anschließend werden beide Positionen geschlossen.

Nach der Definition aller Positionen, wird durch die Aktion “Fremdrechnung übernehmen”, die Eingangsrechnung als gebucht definiert.

Anmerkung: Bei Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung können hier auch entsprechende Buchungssätze erzeugt werden.

Nach der Aktion ändert sich der Status (von Keine Rechnung auf Rechnung fakturiert), die Eingangsrechnung wird schreibgeschützt und ein Datensatz für den Zahlungsausgang wird erzeugt.

Durch Mausklick auf den blau unterlegten Link, gelangt man zu dem Dokument Zahlungsausgang und kann hier den entsprechenden Zahlungsausgang verbuchen (Mausklick auf das grüne Häkchen setzt das aktuelle Datum und den vollen Betrag automatisch) …

… und abspeichern.

… Fortsetzung

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