For each contact person any number of actions can be defined. Actions can, for example be requests, appointments, reminders, etc. These actions will log important events with (history) and can furthermore be used for the acquisition and public relations.

These actions are defined using the function “New document” in the document type “contact person”:

The system generates a new document with the type “action” and populates the contact person and other various values automatically.

After filling out the relevant fields, the document can then be saved.

Weitere Aktionen können wieder mit Hilfe der Funktionalität “Neues Dokument aus Vorlage” erzeugt werden.

Die zweite Aktion ist hier das Versenden von Informationsmaterial auf die Anfrage. Auch diese Aktion wird als Abgeschlossen markiert. Die Check-Box “Abgeschlossen” kennzeichnet eine erledigte Aktion. Ist dieses Kennzeichen nicht gesetzt, handelt es sich bei der definierten Aktion um eine Wiedervorlage, die entsprechend in der Kontaktauswertung angezeigt werden kann.

Die nächste Aktion …

… wird eine Wiedervorlage für den Interessenten zum 17.05.2004.

Wird die optionale Komponente Mailer verwendet, erzeugt das System am Tag der Wiedervorlage automatisch eine Benachrichtigung für diese Aktion …

… mit einer entsprechenden Verknüpfung.

Wenn die optionale Komponente TeamCalendar verwendet wird, erscheint diese Aktion auch im Gruppenterminplaner (hier als Termin von Müller Julia am 17.05.2004) und kann von hier geöffnet werden.

Für die Ansprechpartner können auch Termine definiert werden.

Im Beispiel wird für den Ansprechpartner Michaela Nohr ein Termin …

… für den 19.05.2004 von 13:00 bis 17:00 angelegt.

Dieser Termin wird dann entsprechend im Gruppenterminkalender übertragen. Anmerkung: Wird der Gruppenterminkalender nicht genutzt, so können die Termine alternativ als Aktion mit To-Do “Termin” oder ähnliches definiert werden.

Die definierten Aktionen lassen sich in einer Standardauswertung und im optionalen ReportMaker auswerten.

Im folgenden Beispiel wird eine Kontaktauswertung geöffnet …

… und eine Auswertung …

… über alle Aktionen für Information Desire Software GmbH in 2004 …

… erzeugt.

Wenn die optionale Komponente ReportMaker verwendet wird, kann auch in Kombination mit einer Profi-Suche ein eigener Report verwendet werden.

Im Beispiel wird die Abfrage “Offene Aktionen [Ma, Dat]” verwendet. Diese Abfrage listet nach einigen Eingaben …

… alle Aktionen auf, die nicht abgeschlossen sind und sortiert diese nach dem Datum absteigend.

Die Ergebnisse der Abfrage werden in einen Report “Action” dargestellt. Dieser Report listet für die Aktionen ausgewählte Kontaktdaten auf.