The budget menu administers the project-related budgets in the system. Here, a budgetary item can be defined through any cost type for a project. Internal budgets (cost estimates/planned costs)and/or external budgets (items, which should be charged project-related, e.g travel expenses or commuting expenses)can also be defined. These budgetary items are compared with the recorded costs in the system as the basis for various target/performance comparisons.

!!!!!!!!!! Hierbei können interne Budgets (also Kostenvorgaben/Plankosten) und/oder externe Budgets (Posten, die projektbezogen weiterbelastet werden sollen, wie Reise- oder Fahrtkosten) definiert werden. Diese Budgetposten werden im System mit den erfassten Kosten verglichen, als Basis unterschiedlicher Plan/Ist-Vergleiche.

Tip: For more on this subject see chapter4.2.06 Budgetverwaltung.

The menu consists of the following elements:

On the “Master Data” tab:

• Budget/Number In the field budget and number a unique number is assigned to the budgetary item. The field number is also editable after creating the budgetary item.
• Definition: This field specifies the definition of the budgetary item.
• Cost Type: This field defines the type of cost for the defined budgetary item. These cost types are compared later with the recorded costs within the frame of the target/performance comparisons and can be defined and modified in the types of cost menu.
• Project: This field defines the project, to which the defined budgetary item belongs. A budgetary item can be assigned to a parent/main project as well as a sub-project. The projects can be defined and modified in the project menu.
• Supplier: This field specifies the supplier for the defined budget. When incoming invoices (external invoice) are recorded, the system matches the amounts with the budget (and gives a warning when budget is exceeded).

Dieses Feld kennzeichnet den Lieferanten für das definierte Budget. Wenn für dieses Projekt Eingangsrechnungen (Fremdrechnung) erfasst werden, gleicht das System die Beträge mit den Budget ab (und warnt bei Budget-Überschreitungen). Die Lieferanten können in der Maske Kontakt (mit der Kontaktart Lieferant) definiert und geändert werden.

• Begin: Das Feld Beginn kennzeichnet den Beginn für die Gültigkeit des Budgetpostens. Bei Auswahl eines Projektes wird dieses Feld mit dem Beginn des zugewiesenen Projektes vorbelegt.
• End: Das Feld Ende kennzeichnet das Ende für die Gültigkeit des Budgetpostens. Bei Auswahl eines Projektes wird dieses Feld mit dem Ende des zugewiesenen Projektes vorbelegt.
• Internal Budget: Dieses Feld definiert das interne Budget (also die Kostenvorgabe) für den ausgewählten Budgetposten. Diese internen Budgets gehen in die internen Plankosten des Projektes ein.
• External Budget: Dieses Feld definiert das externe Budget (also die Beträge, die projektbezogen weiterbelastet werden sollen) für den ausgewählten Budgetposten. Diese externen Budgets gehen in die Plan-Erlöse des Projektes ein und können in das Angebot übernommen werden.
• Budget Difference: Dieses Feld berechnet die Differenz zwischen internen und externen Budget.
• Comment: Dieses Feld ermöglicht die Eingabe von Bemerkungen zum Budgetposten.

On the “Misc” tab:

• Amount, External Service: Hier kann die Anzahl und die Art einer Fremdleistung angegeben werden, wenn sich der Budgetposten auf Fremdleistungen (beispielsweise Datenbanken, Hardware, …) bezieht. Nach Betätigung des grünen Häkchens, werden aus den Ein- und Verkaufspreisen der Fremdleistung die internen und externen Budgets vom System bestimmt.