Unter Projektsteuerung bzw. Projektcontrolling versteht man alle Maßnahmen, die dazu dienen, den tatsächlichen Projektverlauf mit der ursprünglichen Planung zu vereinbaren. Je mehr Zeit die Projektleitung bei der Projektsteuerung darauf verwendet, notwendige Maßnahmen zu treffen und gemeinsam mit seinem Projektteam umzusetzen, desto höher ist die Qualität der einzelnen Steuerungsmaßnahmen und desto mehr Möglichkeiten gibt es, auf Abweichungen zu reagieren. Ziel des Projektcontrolling ist es deshalb, ein Frühwarnsystem aufzubauen, das dem Projektleiter möglichst schnell und möglichst deutlich aufzeigt, wann eine Reaktion auf Planabweichungen notwendig ist.

Die Projektsteuerung läuft periodisch in sich immer wiederholenden Schritten ab:

• Erfassung von Istdaten: Die Basis für jedes Projektcontrolling sind Informationen darüber, wie die Abarbeitung der einzelnen Arbeitspakete voranschreitet.
• Analyse und Auswertung der Ist-Daten: Im zweiten Schritt sind die erhobenen Istdaten in Bezug zur Planung zu setzen. Wichtig ist, die Auswirkungen der derzeitigen Situation auf den weiteren Projektverlauf festzustellen.
• Definition von Steuerungsmaßnahmen bei Planabweichungen: Ist bei der Auswertung der Istdaten klar geworden, dass die Erreichung des Projektziels gefährdet ist, müssen entsprechende Gegenmaßnahmen getroffen werden, um das Projekt wieder in den Plan zu bringen bzw. den Plan anzupassen.

Die benötigten Istdaten können sich auf alle Parameter der Projektsteuerung beziehen:

• Termine
• Aufwand
• Kosten

Bei allen Istdaten sind zwei Aspekte zu beachten:

• Vergangenheitsbezogene Istdaten: Diese Daten werden in vielen Betrieben schon aus betriebswirtschaftlichen Gründen erfasst (Zeiterfassung, Tätigkeitsberichte u.ä.) und dienen hauptsächlich der Erfahrungssicherung. Aus diesen Daten lassen sich interessante Schlüsse ziehen, beispielsweise hinsichtlich der Aufteilung des gesamten Abteilungsaufwandes auf Neuentwicklungen, Fehlerbehebung, Produktbetreuung, Administration usw.
• Zukunftsbezogene Istdaten: Diese zukunftsbezogenen Informationen sind aktualisierte Schätzungen. Diese Angaben (z.B. über einen voraussichtlichen Fertigstellungstermin oder Restaufwand) sind die Basis, um ein Frühwarnsystem aufzubauen.

Die Frage nach dem voraussichtlichen weiteren Projektverlauf ist für die aktive Steuerung eines Projektes wichtiger als die Frage nach der Vergangenheit.

Die Erfassung der Istdaten ist die Grundlage für die weitere Projektsteuerung. Um diese Daten sinnvoll interpretieren zu können, müssen sie genauer untersucht werden. Ziel ist es herauszufinden, wie das Projekt im Vergleich zum ursprünglichen Plan weiter verlaufen wird und welche Auswirkungen die derzeitige Situation hat.

Zu diesem Zweck gibt es verschiedene Controlling-Methoden, von denen der Plan/Ist-Vergleich der bekannteste und am weitesten verbreitete ist. Ziel ist es, durch die Gegenüberstellung von ursprünglicher Planung (= Plan) und momentanen Stand (= Ist) Abweichungen transparent zu machen und deren Auswirkungen auf den weiteren Projektverlauf abzuschätzen.

Um Planabweichungen während des Projektverlaufs sichtbar zu machen, stellt Projectile eine Anzahl von Plan/Ist-Vergleichen bereit, die quasi eine Momentaufnahme des zu diesem Zeitpunkt aktuellen Projektstandes verkörpern. Das Auswertungsmodul in Projectile gibt den Projektverantwortlichen ein Werkzeug an die Hand, um frühzeitig den Zusammenhang aller für die Projektsteuerung und das Projektcontrolling relevanten Projektdaten transparent zu machen.

Ein zukunftsbezogenes Verfahren im Projektcontrolling ist die Meilenstein-Trend-Analyse. Auf Basis des Vergleiches der erfassten Planwerte mit den vom Projektverantwortlichen geschätzten zukunftsbezogenen Ist-Werten wird der Trend im Projektverlauf graphisch visualisiert. Planabweichungen sind so frühzeitig erkennbar. Bei Verzug eines Projektes können rechtzeitig geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um diesem Trend entgegenzusteuern.