Im folgenden wird die Anlage eines neuen Dokumentes im Arbeitsbereich, anhand des Dokumententyps Angebot beschrieben. Nach Auswahl des Dokumenttyps gelangt man zur leeren Dokumentenansicht des ausgewählten Dokumenttyps.

Im Beispiel wird ein neues Dokument des Typs Angebot erstellt. Die Maske beinhaltet zunächst nur die Vorbelegungen für den Status, die Umsatzsteuer, den Angebotssteller, das aktuelle Datum, die Gültigkeit, die Angebots-ID und den Kurs.

Auf dem Reiter “Stammblatt”:

• Angebotsnummer: Dieses Feld dient der Nummer des Angebotes und wird automatisch nach Auswahl eines Projektes vom System gefüllt.
• Status: Dieses Feld ist eine automatische Vorbelegung des Systems und kann nach Fertigstellung des Angebotes auf den Status “Angebot übernommen” gesetzt werden.
• Projekt: Dieses Element dient der Auswahl eines gewünschten Projektes.
• Netto/'Brutto: In diesen Feldern erscheint nach Anlage einer oder mehrerer Angebotspositionen der gesamte Netto-/Bruttobetrag.
• Umsatzsteuer: Dieses Feld dient der Zuordnung der Umsatzsteuer (Auswahl auch mit Prozent Angabe möglich).
• Angebotssteller: In diesem Feld wird der Mitarbeiter ausgewählt der das Angebot erstellt hat (andere Mitarbeiterauswahl möglich).
• Angebotsdatum: In diesem Feld wird das aktuelle Datum vom System vorbelegt. Es kann jedoch auf ein anderes Datum gesetzt werden.
• Gültig bis: Dieses Feld dient der Eintragung des Gültigkeitsdatums des Angebotes.
• Angebotspositionen: In diesem Feld können die Leistungen des Angebotes aufgelistet werden.

Auf dem Reiter “Sonstiges”:

• Angebots-ID: Dieses Feld dient der ID-Nummer des Angebotes.
• Original-Angebot: In diesem Feld wird auf die Nummer des Angebotes verwiesen.
• Gruppierungsoption: Dieses Feld dient der Gruppierung des Angebotes, es kann nach Mitarbeiter, Tätigkeit, Unterprojekt, Vorgang, Vorgang und Mitarbeiter sowie Vorgang und Mitarbeiter Liste gruppiert werden. Zudem kann aber auch “nicht gruppiert” oder “Summenzeile Topprojekt” ausgewählt werden.
• Rabatt: Dieses Feld dient dem Rabattpreis in Prozent.
• Kurs: In diesem Feld wird der Kurs für die Umrechnung der Fremdwährung eingetragen.
• Annahmewahrscheinlichkeit: Dieses Feld dient der Annahmewahrscheinlichkeit des Angebotes. Es wird in Prozent der Wert eingetragen, der aussagt wie wahrscheinlich es ist, dass das Angebot angenommen wird.
• Bemerkung: Dieses Feld dient einer Bemerkung zum Angebot.

Anmerkung: In der Standardversion sind alle Mussfelder der Maske rot gekennzeichnet.

Im nächsten Schritt werden die Informationsfelder des Dokumentes gefüllt (Projekt und die Angebotsnummer) und das Dokument abgespeichert.

Jede Änderung (hier Angebotsdatum und Gültigkeit) wird bei einer Aktivierung der Historie protokolliert.

Mit Hilfe der Funktion können (bei entsprechender Berechtigung) die Änderungen in der Maske eingesehen werden.

Im Beispiel sind zwei Änderungen protokolliert. Mit Hilfe von werden die Änderungen im Detail angezeigt.

Im Beispiel sieht man die Anlage des Dokumentes und die zwei Änderungen in den Feldern Angebotsdatum und Gültigkeit.

Die Historie kann, wie jede Maske, mit geschlossen werden.

Um ein Dokument aus der Vorlage heraus zu kopieren, wird die Funktionalität “Neues Dokument aus Vorlage” verwendet.

Diese Funktionalität kopiert das bestehende Dokument und führt die Vorbelegungen durch. Hier wurde aus Angebot 11-02-1 Angebot 11-02-2.

Anschließend können einige Werte abgeändert und abgespeichert werden.

Benötigt man das Dokument nicht mehr, kann es durch Mausklick auf …

… wieder gelöscht werden. Falls Daten mit Referenzen gelöscht werden (wie im Beispiel ein Projekt oder Meilenstein), werden im Lösch-Dialog auch alle Daten angezeigt, die ebenfalls mit gelöscht werden.

Bevor das Dokument gelöscht wird, erscheint ein Dialog mit der Frage, ob Sie wirklich löschen wollen. Dieser Dialog ist eine Sicherheitsvorkehrung, da der Löschvorgang nur von ausgewählten Benutzern rückgängig gemacht werden kann (siehe auch 3.07.01 Archiv/Papierkorbfunktionalität).

Nach dem Klick auf den grünen Haken, wurde das Dokument Projektplanung …

… aus der Liste gelöscht.