The receipt mask manages all documents in the system. In principle, all costs for the documents and which an employee has caused can exist here, be entered and assigned to a project. This also includes receipts that belong to travel and/or travel costs. The receipts can be assigned by selecting an already entered trip and are displayed in the document category Trips with their corresponding cost element. By entering the net amount and the sales tax, the total amount is calculated (or by entering the gross amount the corresponding net amount). You can also specify the cost element and the document date.

The mask consists of the following elements:

• Basisinformationen:
  • Bezeichnung: Dieses alphanumerische Feld bezeichnet den Beleg. Wie im Beispiel kann dieses Feld auch eine Collection mit vordefinierten Belegarten verwenden.
  • Kostenart: Dieses Feld kennzeichnet die Kostenart des Beleges. Die Kostenarten können in der Maske Kostenart definiert und geändert werden. Falls ein Beleg mit der Kostenart Reisekosten oder sonstigen Kosten gekennzeichnet ist und einer Reise zugeordnet wird, dann wird der Nettobetrag dieses Beleges auch in der Maske Reise in der gekennzeichneten Kostenart angezeigt. Die Kostenart wird auch als Kriterium für den Plan/Ist-Vergleich in der Fakturaauswertung verwendet.
  • Mitarbeiter: In diesem Feld wird der Mitarbeiter ausgewählt, der den Beleg erfasst hat. Standardmäßig ist dieses Feld mit dem Mitarbeiternamen vorbelegt, der sich an das System angemeldet hat. Mitarbeiter können in der Maske Mitarbeiter verwaltet werden.
  • Projekt: Das Feld Projekt kennzeichnet das Projekt, dem der Beleg zugeordnet werden soll. Projekte können in der Maske Projekt definiert und geändert werden.
  • Datum: Dieses Feld beschreibt das Datum der Belege. Dieser Eintrag wird automatisch vom System mit dem aktuellen Datum vorbelegt.
  • Bemerkung: Dieses Feld ermöglicht die Eingabe von Bemerkungen zu dem Beleg.

• Kosten:
  • Netto: In diesem Feld wird der Nettobetrag des Beleges definiert. Wird der Bruttobetrag und die Umsatzsteuer eingegeben, berechnet das System diesen Wert automatisch.
  • Betrag Fremdwährung: In diesem Feld wird der Nettobetrag des Beleges in einer Fremdwährung definiert. Dieses Feld erfordert die Zuordnung der Währung.
  • Budget: In diesem Auswahlfenster kann die Art der Kosten festgelegt werden (beispielsweise Reisekosten oder Leistungszukauf externer Entwickler).
  • Umsatzsteuer: Durch Auswahl der Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer, wird der Bruttobetrag oder Nettobetrag des Beleges automatisch errechnet. Die Umsatzsteuer kann in der Maske Umsatzsteuer definiert und geändert werden.
  • Währung: Dieses Feld kennzeichnet die Währung des Projektes. Standardmäßig wird dieses Feld mit der Währung aus der Maske Konfiguration vorbelegt. Die Währungen können in der Maske Währung definiert und geändert werden.
  • Brutto: Dieses Feld kennzeichnet den Bruttobetrag des Beleges. Wird der Nettobetrag und die Umsatzsteuer eingegeben, berechnet das System diesen Wert automatisch.

• Invoiced: This element indicates whether the document has already been billed. The system sets this indicator automatically if the document is transferred to an invoice and this invoice has been billed.
• Invoice: This invoice number is stored here.
• Breakfast in Hotel: This element indicates whether the meals were consumed in the hotel.
• Associated Meals: This element shows whether the meals were consumed in the hotel.
• Travel: This field indicates a trip to which a receipt can be assigned. Trips are entered in the travel mask.
• Billable: In this field, you can enter the type of billing (no billing, complete, empty, according to effort).
• Payment Type: This element indicates the payment type of the receipt (company - employee; cash - credit card, …) and can be used for travel expense accounting.
• Number: This numeric field uniquely identifies the receipt in the system. The receipt number is proposed by the system.