The Budget mask manages the project-related budgets in the system. Here, a budget item can be defined for a project using any cost element. You can define internal budgets (i.e. cost specifications/planned costs) and/or external budgets (items that are to be charged on for a specific project, such as travel or travel expenses). These budget items are compared in the system with the costs entered, as the basis for different plan/actual comparisons.

The mask consists of the following elements:

• Basisinformationen:
  • Nr: Im Feld Nummer wird vom System eine eindeutige Nummer für den Budgetposten vergeben. Das Feld Nummer ist auch nach Anlage editierbar.
  • Bezeichnung: Dieses Feld kennzeichnet die Bezeichnung des Budgetpostens.
  • int. Budget: Dieses Feld definiert das interne Budget (also die Kostenvorgabe) für den ausgewählten Budgetposten. Diese internen Budgets gehen in die internen Plankosten des Projektes ein.
  • Zuschlag: Dieses Feld ermöglicht die Erfassung eines Zuschlags für das Budget. Wenn der Zuschlag hinterlegt ist, bestimmt das System aus den internen Budget und Zuschlag das externe Budget.
  • externes Budget: Dieses Feld definiert das externe Budget (also die Beträge, die projektbezogen weiterbelastet werden sollen) für den ausgewählten Budgetposten. Diese externen Budgets gehen in die Plan-Erlöse des Projektes ein und können in das Angebot übernommen werden.
  • Budgetdifferenz: Dieses Feld berechnet die Differenz zwischen internen und externen Budget.
  • Nettobetrag Istkosten: Falls in den Kostenerfassungen dieses Budget zugeordnet ist, werden im Budget diese istkosten angezeigt.
  • Zeitspanne (von/bis): Die Felder kennzeichnen den Beginn und das Ende für die Gültigkeit des Budgetpostens. Bei Auswahl eines Projektes werden diese Felder mit dem Beginn und Ende des zugewiesenen Projektes vorbelegt.
  • Kostenart: Dieses Feld definiert die Kostenart für den definierten Budgetposten. Diese Kostenarten werden später mit den erfassten Kosten im Rahmen der Plan/Ist-Vergleiche verglichen und können in der Maske Kostenarten definiert und geändert werden.
  • Projekt: Dieses Feld definiert das Projekt, zu dem der definierte Budgetposten gehört. Ein Budgetposten kann sowohl einem Hauptprojekt als auch einem Unterprojekt zugeordnet werden. Die Projekte können in der Maske Projekt definiert und geändert werden.
  • Produkt: Dieses Feld ist in der Standardversion ohne Funktion.
  • Lieferant: Dieses Feld kennzeichnet den Lieferanten für das definierte Budget. Wenn für dieses Projekt Eingangsrechnungen (Fremdrechnung) erfasst werden, gleicht das System die Beträge mit den Budget ab (und warnt bei Budget-Überschreitungen). Die Lieferanten können in der Maske Kontakt (mit der Kontaktart Lieferant) definiert und geändert werden.
  • Bemerkung: Dieses Feld ermöglicht die Eingabe von Bemerkungen zum Budgetposten.

• Artikel:
  • Anzahl, Artikel: Hier kann die Anzahl und die Art einer Fremdleistung angegeben werden, wenn sich der Budgetposten auf Fremdleistungen (beispielsweise Datenbanken, Hardware, …) bezieht. Nach Betätigung des grünen Häkchens, werden aus den Ein- und Verkaufspreisen der Fremdleistung die internen und externen Budgets vom System bestimmt.

• Master Sheet:
  • Budget Period: This field is without function in the standard version.

• technical Settings & Details:
  • int. Number: This alphanumeric field clearly identifies the budget. This number is proposed by the system.
  • Purchase Order Item: This field contains a link to the purchase order item (if the budget has been adopted in the purchase order).

• Incoming Invoice Line Item: This field contains a link to the incoming invoice line item (if the budget has been copied to the incoming invoice).
• Receipt: This field contains a link to the receipts (if the budget has been assigned in the receipt).
• Travel: This field contains a link to the trips (if the budget has been assigned in the trip).