The appointment mask manages the appointment entries of the personal calendar and the group calendar. The appointment contains information about the type of appointment, the period, the participants, the invitation status and the assignment to work packages.

The mask consists of the following elements:

• Basisinformationen:
  • Name: Dieses Feld bezeichnet den Termin (Kurzname).
  • Zeitspanne (von und bis): Das Feld von definiert den voraussichtlichen Terminbeginn und das Feld bis definiert das voraussichtliche Terminende. Eine Eingabe für diese Felder sind zwingend erforderlich.
  • Kategorie: Diese Auswahl kennzeichnet den Termin als internen oder externen Termin.
  • Privat: Dieses Kennzeichen kennzeichnet den Termin als privaten Termin.
  • Agenda: Hier können Bemerkungen zum Termin eingetragen werden.

• Teilnehmer:
  • Einladender: Dieses Feld wird vom System vorbelegt und kennzeichnet den Mitarbeiter, der den Termin initiiert hat. Der Einladender wird auch automatisch in die Teilnehmerliste eingetragen. Die Mitarbeiter werden in der Maske Mitarbeiter definiert.
  • Teilnehmer (Mitarbeiter): Hier können (neben dem Einladenden) weitere interne Teilnehmer des Termins ausgewählt werden. Mit Hilfe der Aktion “Einladungen verschicken” können Abstimmung an die weiteren Teilnehmer versendet werden, die dann den Termin annehmen (bestätigen) oder ablehnen. Um diese Funktion nutzen zu können muss der Workflow “TimeEntryInvitation” aktiv sein.

• Pending: If the invitation workflow “TimeEntryInvitation” is used, the employees who have not yet accepted or declined are listed here.
• Confirmed: If the invitation workflow “TimeEntryInvitation” is used, the employees who have accepted are listed here.
• Excused: If the invitation workflow “TimeEntryInvitation” is used, the employees who have declined are listed here.

• Technical Setting & Details:
  • int. Key: This alphanumeric field uniquely identifies the appointment in the system.

• Assignment:
• Project, Work Package: This field allows you to link dates to projects and work packages. If the project is selected first, the system filters the work packages of the selected project.
• Unit: When you select a unit, all the employees in the unit are entered in the participant list.
• Contact Person: The Contact person field identifies the contact person and is automatically preassigned by the system if the appointment is created via the contact person (Appointment field). The contact persons are managed in the contact person mask.