The mask employee contract manages the working time contracts of employees. The contracts are used to map employee master data such as the contract term, leave entitlement, flextime buffer, daily working times and maximum capacity. The contracts have a defined validity. If no valid contract is assigned, the system uses the master data from employee administration. Once defined, contracts can only be deleted or limited.

The mask consists of the following elements:

• Basisinformationen:
  • Vertrags-Nr.: Dieses Feld ist die ID des Mitarbeitervertrags.
  • Mitarbeiter: Dieses Feld ordnet dem Vertrag einen bestimmten Mitarbeiter zu.
  • Vertragsbeginn: Dieses Feld kennzeichnet den Vertragsbeginn. Alle definierten Sätze und Eckwerte des Vertrages gelten erst ab diesem definierten Datum. Dieses Feld ist ein Mussfeld.
  • Vertragsende: Im Feld Vertragsende kann ein Ende-Datum für den Vertrag eingetragen werden. Ist ein Ende definiert, kehrt das System nach Ablauf des Vertrages in den nächsten gültigen Vertrag oder auf die im Mitarbeiter definierten Werte zurück.
  • Jahresurlaubsanspruch: Dieses Element definiert den Jahresurlaubsanspruch des Mitarbeiters. Dieser Anspruch bezieht sich stets auf das Kalenderjahr (beispielsweise 30 Tage Urlaub pro Jahr) und wird in der Kontenauswertung des Mitarbeiters berücksichtigt.
  • Gesamturlaubsanspruch: Dieses Element definiert den Gesamturlaubsanspruch für die Vertragslaufzeit des Mitarbeiters. Dieser Anspruch bezieht sich nur auf den Zeitraum zwischen Vertragsbeginn und -ende und wird in der Kontenauswertung des Mitarbeiters berücksichtigt.
  • max. Gleitzeitpuffer: In diesem Feld wird der Gleitzeitpuffer des Mitarbeiters festgelegt. Die Summe der Stunden bezieht sich auf die festgelegte Periode.
  • erlaubte Sollzeit-Unterschreitung: Die erlaubte Sollzeit-Unterschreitung legt fest, um wie viel Stunden der Mitarbeiter seine Sollzeit unterschreiten kann, ohne dass er eine Warnung erhält. Auch dieser Wert bezieht sich auf die festgelegte Periode.
  • maximaler Sonderstundenpuffer: In diesem Feld wird der maximale Sonderstundenpuffer des Mitarbeiters definiert. Dieser Wert kann nach der Periode unter- bzw. überschritten werden.
  • erlaubte Sonderstunden-Unterschreitung: Falls der Mitarbeiter diesen definierten Stundenwert unterschreitet, wird das System eine Warnmeldung an den Benutzer schicken.
  • Periode: Die Auswahlbox Periode definiert den Zeitraum für die max. Gleitzeit, erlaubte Sollzeit-Unterschreitung, max. Sonderstundenpuffer und die erlaubte Sonderstunden-Unterschreitung.
  • außertariflicher Vertrag: Dieses Feld kennzeichnet Mitarbeiter ohne einen Tarifvertrag. Die Arbeitszeitverwaltung berücksichtigt bei den Buchungen ausschließlich Urlaub und bestimmt keine Gleitzeitpuffer.

• Auslastung:
  • max. Kapazität: Dieser Wert gibt an, zu wie viel Prozent der Benutzer für Projekte verplant werden kann.
  • max. Sollzeit: Dieses Feld kennzeichnet die maximale Arbeitszeit eines Mitarbeiters (100% entspricht Vollzeit; 50% entspricht einer Halbtagsstelle usw.).
  • Sollzeit Montag bis Sonntag: Hier können abweichende Arbeitszeiten pro Tag für den Mitarbeiter(-vertrag) definiert werden. Wenn ein Mitarbeiter Teilzeit arbeitet und nicht an allen Werktagen tätig ist, kann hier eine entsprechende Regelung abgebildet werden. Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet 20 Stunden pro Woche an den ersten drei Werktagen ⇒ Montag = 7h, Dienstag = 7h und Mittwoch = 6h.
  • Arbeitstage pro Woche: In diesem Feld kann die festgelegten Arbeitstage pro Woche eingetragen werden.

• Stammblatt:
• Urlaubsanspruch für angebrochenen ersten Monat: Dieses Feld wird verwendet, wenn der Vertragsbeginn nicht am ersten Tag eines Monats erfolgt.
• Urlaubsanspruch für angebrochenen letzten Monat: Dieses Feld wird verwendet, wenn das Vertragsende nicht am letzten Tag eines Monats erfolgt.
• Überstundenregelung: Hier können für den Mitarbeiter Abweichungen von den Arbeitsverträgen auf Basis der Kalender verwaltet werden (nicht Standard).

• Salary:
  • int. Hourly Rate: In this field you define the employee's internal allocation rate for cost determination in the system.
  • Partical Cost Rate: This element allows you to use another allocation rate per employee (for example, full and partial cost rate).
  • Monthly Salary, Annual Salary, Number of Monthly Salaries: These fields describe the employee's wages during the contract period and are used when the HR interface is used.

• Comment: This field is intended for comments.

The document class contains the following actions:

• Set Date: This action is used to enter the contract period (start to end).
• Delete: This action can be used to delete the employee contract completely.
• New Contract from Existing Template: This action opens a new contract from the existing template.