The mask employee manages the master data of the individual project members. All information about the employee, such as the personnel number, the assigned user group, the password for logging into the system, the employee status, location, name and address of the employee, department and function, the communication possibilities as well as the data for working time management are stored here.

The mask consists of the following elements:

• Basisinformationen:
  • Personal-Nr.: Dieses alphanumerische Feld ermöglicht die Eingabe einer Personalnummer und hat informellen Charakter.
  • Anrede, Titel, Name und Vorname: Diese Felder kennzeichnen die Anrede oder/und den Titel sowie den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters. Die Merkmale für die Anrede können in den Collections definiert und geändert werden.
  • Bemerkung: Dieses Feld ist für Bemerkungen vorgesehen.

• Organisation:
  • Mitarbeiterstatus: Das Feld Status kennzeichnet den Status des Mitarbeiters. Beispielsweise sind die Merkmale Festangestellter, Freier Mitarbeiter und Fremdmitarbeiter möglich.
  • Funktion: Dieses Feld kennzeichnet dem Mitarbeiter seine Funktion innerhalb der Firma. Dieses Feld kann in den Collections definiert und geändert werden. Die Funktion des Mitarbeiters kann wie folgt ausgewählt werden (Consultant, Developer, Distributor, Finanzen, Graphiker, Manager, Marketing).
  • Standort: Das Feld Standort kennzeichnet den Standort der Zentrale oder Filiale der Firma, für den oder die der Mitarbeiter tätig ist. Die Standorte können in den Collections definiert und geändert werden. Die Collections für den Standort können in der Maske Kalender definiert und geändert werden.
  • Kostenstelle: Dieses Feld kennzeichnet die Kostenstelle des Mitarbeiters. Die Kostenstelle kann in den Collections definiert und geändert werden.
  • Unit: In dieses Feld können die Units (Organisationseinheiten, in der Regel Standorte und/oder Abteilungen) eingetragen werden, zu denen der Mitarbeiter gehört. Diese Units können dann als Basis für das lokale Berechtigungssystem verwendet werden (siehe auch Administrationsleitfaden).

• Technische Informationen:
  • aktiver Benutzer: Dieses Feld kennzeichnet den Status des Mitarbeiters im System. Es können ausschließlich aktive Mitarbeiter mit Projectile arbeiten.
  • Login: Dieses Feld ist für die Anmeldung an das System relevant. Jeder Mitarbeiter muss sich mit Hilfe seines Login (Kennung) und des Passwortes in das System einloggen. Durch Eingabe des Passwortes über die Aktion, erkennt das System den Mitarbeiter und ordnet diesen einer entsprechenden Benutzergruppe zu. Durch die Berechtigungen, die sich aus dieser Zuordnung ergeben, werden dem Mitarbeiter nur die Dokumente angezeigt, für die er auch die Berechtigung hat.
  • Standard-Benutzerrolle: Das Element Benutzergruppe ordnet dem ausgewählten Mitarbeiter die entsprechenden Berechtigungen zu. Somit ist sichergestellt, dass dem jeweiligen Mitarbeiter nur die Dokumenttypen angezeigt werden, für die er auch die Berechtigung hat.
  • Benutzersprache: In diesem Feld kann die Sprache des Benutzer ausgewählt werden, diese Möglichkeiten gibt es (deutsch, englisch, französisch und portugiesisch)
  • Gebietsschema: Dieses Feld bestimmt die Darstellung der numerischen Werte entsprechend der aktuell eingestellten Sprache.
  • GUI: Dieses Feld kennzeichnet, welche grafische Benutzeroberfläche der Mitarbeiter nutzt.
  • empfängt I-Cal: Dieses Feld kennzeichnet, ob der Mitarbeiter I-Cal empfängt.

• Address:
  • Street, Postal Code, City and Country: These fields indicate the employee's complete address. The country can be defined and changed in the collections.

• Communication:
  • Phone, Mobile and e-mail addresses: These fields indicate the employee's availability by telephone (office, private, and mobile) and by e-mail. Clicking on the e-mail address opens the user's standard mail program with the e-mail address entered. The e-mail address is also relevant for the time services function.

• Verfügbarkeit:
  • max. Projektzeit: Dieses Feld gibt die maximale Kapazität für Projektarbeiten eines Mitarbeiters an. Dieser Prozentsatz gibt also den maximalen Anteil wieder, zu dem ein Mitarbeiter in Projekten eingeplant werden kann/soll. Bei der Zusammenstellung eines Projektteams im Vorschlagswesen wird diese Obergrenze angezeigt.
  • max. Sollzeit: Dieses Feld kennzeichnet die maximale Arbeitszeit eines Mitarbeiters (100% entspricht Vollzeit; 50% entspricht einer Halbtagsstelle usw.).
  • Einstellung, Austritt: Diese Felder kennzeichnen das Einstellungs- und Austrittsdatum des Mitarbeiters.
  • nimmt an Zeiterfassung teil: Dieses Feld kennzeichnet, ob der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin an der Zeiterfassung teilnimmt.

• Verträge: In dieser Mehrfachauswahl werden die Verträge für die Mitarbeiter festgelegt. Verträge können über einen bestimmten Zeitraum definiert werden (siehe auch Arbeitszeitverwaltung).

• Mitarbeitergespräche: Dieses Feld ermöglicht die Auflistung aller geführter Mitarbeitergespräche.

• Ausleihe: Hier können Ausleihen von Betriebsmitteln (Smartphones, Firmenfahrzeuge, Notebooks, …) verwaltet werden (nicht Standard).

• Meetings: Dieses Feld ermöglicht die Verwaltung von Meetings

• Rückerfassung:
  • Rückerfassungsgrenze und vorherige Rückerfassungsgrenze: Datum der letzten bzw. vorletzten Rückerfassungsgrenze.
  • Start WF (Workflow) Zeitenfreigabe durch: Mitarbeiter, der den Workflow “Periodenabschluss” gestartet hat (meistens der Mitarbeiter selbst).

• AZ-Verwaltung:
  • Überstundenregelung: Hier können für den Mitarbeiter Abweichungen von den Arbeitsverträgen auf Basis der Kalender verwaltet werden (nicht Standard).

• Activities: This field enables you to assign activities for the suggestion system. This suggestion system supports the user in project planning using the project templates or in the manual definition of work packages (only those employees who have assigned the required skills/activities are then optionally displayed).

• Soft Skills, Language Skills: These fields allow the assignment of further skills of the employee.

• Technical Settings & Details:
  • int. Key: This alphanumeric field uniquely identifies the employee in the system.

• Miscellaneous:
  • Birthday: This field indicates the employee's birthday.
  • Applicant: This field links to an applicant created by the employee and allows you to access the applicant's data using this link.

This document type contains the following actions:

• Set Password: This action is used for the employee's login, to log on to the system.
• Display User Settings: This action displays the personal settings of the user.
• Display Initiated Workflows: This action allows the logged-in user to access workflows that are still in the future.

The following actions are available:

• Add Contract: This action creates the employee contract.
• Add Time Bookings: This action creates new time postings for the employees.
• Display Employee Time Bookings: This action displays all employee time postings for this employee.