The mask employee manages the master data of the individual project members. All information about the employee, such as the personnel number, the assigned user group, the password for logging into the system, the employee status, location, name and address of the employee, department and function, the communication possibilities as well as the data for working time management are stored here.

The mask consists of the following elements:

• Basisinformationen:
  • Personal-Nr.: Dieses alphanumerische Feld ermöglicht die Eingabe einer Personalnummer und hat informellen Charakter.
  • Anrede, Titel, Name und Vorname: Diese Felder kennzeichnen die Anrede oder/und den Titel sowie den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters. Die Merkmale für die Anrede können in den Collections definiert und geändert werden.
  • Bemerkung: Dieses Feld ist für Bemerkungen vorgesehen.

• Organisation:
  • Mitarbeiterstatus: Das Feld Status kennzeichnet den Status des Mitarbeiters. Beispielsweise sind die Merkmale Festangestellter, Freier Mitarbeiter und Fremdmitarbeiter möglich.
  • Funktion: Dieses Feld kennzeichnet dem Mitarbeiter seine Funktion innerhalb der Firma. Dieses Feld kann in den Collections definiert und geändert werden. Die Funktion des Mitarbeiters kann wie folgt ausgewählt werden (Consultant, Developer, Distributor, Finanzen, Graphiker, Manager, Marketing).
  • Standort: Das Feld Standort kennzeichnet den Standort der Zentrale oder Filiale der Firma, für den oder die der Mitarbeiter tätig ist. Die Standorte können in den Collections definiert und geändert werden. Die Collections für den Standort können in der Maske Kalender definiert und geändert werden.
  • Kostenstelle: Dieses Feld kennzeichnet die Kostenstelle des Mitarbeiters. Die Kostenstelle kann in den Collections definiert und geändert werden.
  • Unit: In dieses Feld können die Units (Organisationseinheiten, in der Regel Standorte und/oder Abteilungen) eingetragen werden, zu denen der Mitarbeiter gehört. Diese Units können dann als Basis für das lokale Berechtigungssystem verwendet werden (siehe auch Administrationsleitfaden).

• Technische Informationen:
  • aktiver Benutzer: Dieses Feld kennzeichnet den Status des Mitarbeiters im System. Es können ausschließlich aktive Mitarbeiter mit Projectile arbeiten.
  • Login: Dieses Feld ist für die Anmeldung an das System relevant. Jeder Mitarbeiter muss sich mit Hilfe seines Login (Kennung) und des Passwortes in das System einloggen. Durch Eingabe des Passwortes über die Aktion, erkennt das System den Mitarbeiter und ordnet diesen einer entsprechenden Benutzergruppe zu. Durch die Berechtigungen, die sich aus dieser Zuordnung ergeben, werden dem Mitarbeiter nur die Dokumente angezeigt, für die er auch die Berechtigung hat.
  • Standard-Benutzerrolle: Das Element Benutzergruppe ordnet dem ausgewählten Mitarbeiter die entsprechenden Berechtigungen zu. Somit ist sichergestellt, dass dem jeweiligen Mitarbeiter nur die Dokumenttypen angezeigt werden, für die er auch die Berechtigung hat.
  • Benutzersprache: In diesem Feld kann die Sprache des Benutzer ausgewählt werden, diese Möglichkeiten gibt es (deutsch, englisch, französisch und portugiesisch)
  • Gebietsschema: Dieses Feld bestimmt die Darstellung der numerischen Werte entsprechend der aktuell eingestellten Sprache.
  • GUI: Dieses Feld kennzeichnet, welche grafische Benutzeroberfläche der Mitarbeiter nutzt.
  • empfängt I-Cal: Dieses Feld kennzeichnet, ob der Mitarbeiter I-Cal empfängt.

• Adresse:
  • Straße, Plz, Ort und Land: Diese Felder kennzeichnen die vollständige Adresse des Mitarbeiters. Das Land kann in den Collections definiert und geändert werden.

• Kommunikation:
  • Telefon, Privat, Mobil und E-Mail-Adressen: Diese Felder kennzeichnen die Erreichbarkeit des Mitarbeiters per Telefon (Büro, Privat und Mobil) und per E-Mail. Das Klicken auf die E-Mailadresse öffnet das Standard-Mailprogramm des Benutzers mit der eingetragen E-Mailadresse. Die E-Mailadresse ist auch relevant für die Funktion der Zeitdienste.

• Verfügbarkeit:
  • max. Projektzeit: Dieses Feld gibt die maximale Kapazität für Projektarbeiten eines Mitarbeiters an. Dieser Prozentsatz gibt also den maximalen Anteil wieder, zu dem ein Mitarbeiter in Projekten eingeplant werden kann/soll. Bei der Zusammenstellung eines Projektteams im Vorschlagswesen wird diese Obergrenze angezeigt.
  • max. Sollzeit: Dieses Feld kennzeichnet die maximale Arbeitszeit eines Mitarbeiters (100% entspricht Vollzeit; 50% entspricht einer Halbtagsstelle usw.).
  • Einstellung, Austritt: Diese Felder kennzeichnen das Einstellungs- und Austrittsdatum des Mitarbeiters.
  • nimmt an Zeiterfassung teil: Dieses Feld kennzeichnet, ob der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin an der Zeiterfassung teilnimmt.

• Verträge: In dieser Mehrfachauswahl werden die Verträge für die Mitarbeiter festgelegt. Verträge können über einen bestimmten Zeitraum definiert werden (siehe auch Arbeitszeitverwaltung).

• Mitarbeitergespräche: Dieses Feld ermöglicht die Auflistung aller geführter Mitarbeitergespräche.

• Ausleihe: Hier können Ausleihen von Betriebsmitteln (Smartphones, Firmenfahrzeuge, Notebooks, …) verwaltet werden (nicht Standard).

• Meetings: Dieses Feld ermöglicht die Verwaltung von Meetings

• Rückerfassung:
  • Rückerfassungsgrenze und vorherige Rückerfassungsgrenze: Datum der letzten bzw. vorletzten Rückerfassungsgrenze.
  • Start WF (Workflow) Zeitenfreigabe durch: Mitarbeiter, der den Workflow “Periodenabschluss” gestartet hat (meistens der Mitarbeiter selbst).

• AZ-Verwaltung:
  • Überstundenregelung: Hier können für den Mitarbeiter Abweichungen von den Arbeitsverträgen auf Basis der Kalender verwaltet werden (nicht Standard).

• Tätigkeiten: Dieses Feld ermöglicht die Zuordnung der Tätigkeiten für das Vorschlagswesen. Dieses Vorschlagswesen unterstützt den Benutzer bei der Projektplanung mit Hilfe der Projektschablonen oder bei der manuellen Definition von Arbeitspaketen (es werden dann auf optional nur die Mitarbeiter angezeigt, welche den geforderten Skill/Tätigkeit zugeordnet haben).

• Soft-Skills, Sprachfähigkeiten: Diese Felder ermöglichen die Zuordnung von weiteren Fähigkeiten des Mitarbeiters.

• Technical Settings & Details:
  • int. Key: This alphanumeric field uniquely identifies the employee in the system.

• Miscellaneous:
  • Birthday: This field indicates the employee's birthday.
  • Applicant: This field links to an applicant created by the employee and allows you to access the applicant's data using this link.

Dieser Dokumenttyp beinhaltet folgende Aktionen:

• Passwort setzen: Diese Aktion dient dem Login des Mitarbeiters, zum Anmelden in das System.
• Benutzereinstellungen anzeigen: Bei dieser Aktion werden die persönlichen Einstellungen des Benutzers angezeigt.
• Initiierte Workflows anzeigen: Diese Aktion gewährt die Einsicht des eingeloggten Benutzers, auf die noch in der Zukunft liegenden Worflows zuzugreifen.

Folgende Aktionen sind verfügbar:

• Vertrag hinzufügen: Mit dieser Aktion werden die Mitarbeiterverträge angelegt.
• Zeitbuchung hinzufügen: Mit dieser Aktion werden Zeitbuchungen für die Mitarbeiter neu angelegt.
• Mitarbeiterzeitbuchungen anzeigen: Mit Hilfe dieser Aktion werden alle Mitarbeiterzeitbuchungen dieses Mitarbeiters angezeigt.