The mask contact persons manages all contact persons of the assigned contacts. Information about the department and function of the contact person and the communication possibilities are defined here. A different company address can also be defined in the mask.

The mask consists of the following elements:

• Basisinformationen:
  • Kontakt: Dieses Feld verweist auf die Firma des Ansprechpartners.
  • Typ: Im Feld Typ können die in den Collections (siehe Administrationsleitfaden) definierten Angestelltenverhältnisse des Ansprechpartners (beispielsweise Externer Mitarbeiter, Festangestellt, Freier Mitarbeiter, Unternehmer, etc.) zugewiesen werden.
  • Anrede, Titel, Name und Vorname: Diese Felder kennzeichnen die Anrede oder/und den Titel sowie den Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners.
  • Abteilung und Funktion: In diesen Feldern kann die Abteilung und die Funktion des Ansprechpartners eingetragen werden.
  • gesperrt, Sperrgrund: Diese Check-Box ermöglicht es, den Ansprechpartner für die Weiterverwendung im System (Projekt, Vertrag) zu sperren. Der Grund kann im Feld Sperrgrund eingetragen werden (z.B.: nicht mehr in dieser Firma beschäftigt).
  • Bemerkung: Dieses Feld dient der Erfassung von Bemerkungen zum Ansprechpartner.

• Adresse & Kommunikation:
  • Adresse, PLZ, Ort und Land: Diese Felder kennzeichnen die vollständige (geschäftliche) Adresse des Ansprechpartners.
  • Telefon, Fax, Mobil und E-Mail: Diese Felder kennzeichnen die Erreichbarkeit des Ansprechpartners per Telefon (Büro und Handy), Fax und per E-Mail. Das Klicken auf die E-Mailadresse öffnet das Standard-Mailprogramm des Benutzers mit der eingetragen E-Mailadresse.

• Bild: An dieser Stelle kann ein Foto des Ansprechpartners oder der Ansprechpartnerin hochgeladen werden.

• Aktionen: Dieses Element beinhaltet alle zugeordneten Aktionen zum Ansprechpartner. Die Aktionen werden in der Maske Aktion verwaltet.
• Termine: Dieses Element beinhaltet alle zugeordneten Termine zum Ansprechpartner. Die Aktionen werden im Terminkalender verwaltet.
• Kampagnen: Hier werden alle Kampagnen übertragen, die als Zielgruppe den definierten Ansprechpartner ausgewählt haben. Die Kampagnen werden in der Maske Kampagnen verwaltet.
• Meetings: Dieses Element beinhaltet alle Informationen über Meetings.

• Karriere:
  • KAM: An dieser Stelle kann der Key-Account-Manager hinterlegt werden.
  • Einstellungsdatum: Hier kann das Eintrittsdatum des Ansprechpartner eingegeben werden.
  • Vorgesetzte/r und Assistent/in: Hier können Vorgesetzte und der Assistenten des Ansprechpartners hinterlegt werden.
  • Office: Dieses Feld kennzeichnet das Büro für die Ansprechpartner beim Kontakt.
  • Beruf und Organisation: Hier können Beruf und Organisationen des Ansprechpartners hinterlegt werden
  • frühere und weitere Firma: Hier werden ggf. weitere und ehemalige Firmen des Ansprechpartners eingetragen.

• Profile: An dieser Stelle können die Xing-, Facebook-, LinkedIn- und Google+-Profile des Ansprechpartners verlinkt werden.

• Bekannte Ansprechpartner: Hier können zum definierten Ansprechpartner beliebige Ansprechpartner zugeordnet werden. Die Ansprechpartner werden in der Maske Ansprechpartner verwaltet.

• Address & Communication (private):
  • Street, Postcode, City and Country: These fields indicate the complete (private) address of the contact person.
  • Private Communication Options (Telephone, Mobile, Fax, e-mail Address): These fields indicate the contact person's availability by telephone (office and mobile), fax and e-mail. Clicking on the e-mail address opens the user's standard mail program with the entered e-mail address.

• further information (private):
• Birthday and Hobbies: Here you can store further private information about the contact person.
• Name of Partner and Name of Child(ren): If desired, the name of the partner and the names of the children of the contact person can be entered here.

• Supplier Evaluation: This element enables the suppliers to evaluate, for example: prices or punctuality.

• Technical Settings & Details:
• Receives ICal: Here you can select whether the contact person receives ICal.
• Old Record: If this contact person was created with the “Create Duplicate” action, a reference to the original document is displayed at this point.

The document class contains the following actions:

• Print: This allows you to print the document.
• Output Report Data: This action prints the contact data in an Excel overview.
• Set/Reset Locked Indicator: This action enables you to lock or unlock the contact person for further use in the system.
• Change Contact: This action enables you to change a contact.
• Create Project: This action enables you to create a project.
• Create VCard: This action allows you to create a VCard.