The mask contact manages the business contacts. All information about the contact's company, such as name, address and communication possibilities are stored here. For a clear structuring of the business contacts and for a better analysis, information regarding the category, reference, contact type as well as the corresponding branch can be stored for each business contact. In addition, the currency and the charge rate are managed for customers. This data is required when projects are created and for orders and incoming invoices.

The mask consists of the following elements:

• Basic Information:
  • Abbreviation: An abbreviation for the contact can be entered in this field.
  • Category: In the category field, you can assign defined types of contact (for example, customer, prospect, and so on) in the Collections (see Administration Guide).
  • Company Name and Old Company Name: These alphanumeric fields describe the current company name and, if applicable, the old company name.
  • Locked, Lock Reason: This check mark can be set if the customer is no longer to be used as the sold-to party for a project. The reason for the blockage (insolvency, payment behaviour, …) can be entered in the next field.
  • Comment: This field allows you to enter comments about the contact.

• Structure:
  • Parent Contact: The Parent Contact field characterizes the existence of a parent contact (for example, a holding company) and represents the company structure in projectiles. If the element is not occupied, then the contact itself is a parent contact. This entry is filled automatically when creating subordinate contacts.
  • Subordinate Contact: This element contains a list of all assigned subordinate contacts. After defining “Subsidiary”, these are automatically transferred to the parent contact.

• Contact Person: This field identifies the contact person at the customer (see mask contact person).
• Logo: At this point a company logo can be uploaded for this contact.

• Criteria & int. Contact Person:
  • Type: Hier kann der Kontakttyp gewählt werden.
  • Industry and Foundation: Here you can enter the branch of the contact and the date of foundation. The industry can be defined in the collections (see administration guide).
  • Initial Contact: The type of initial contact (internet, campaign, cold calling, partner, …) can be entered here.
  • Partner: Sales partners can be entered here.
  • Number of Employees and Revenue (or Revenue Class): The number of employees and the turnover of the contact can be stored here. These fields can be used as selection criteria (for example, for direct mailings).
  • KAM: The key account manager can be added here.
  • Representation: Here you can enter the customer advisors. These employee(s) are responsible for the contact.

• Known Contacts: Any contacts can be assigned to the defined contact here.
• Campaigns: Here the campaigns concerning this contact are listed.

• Opportunities: All sales funnels for the customer are listed here.
• Key Figures:
  • Estimated Order Value: The estimated order value is determined taking into account the order probability.
  • Order and Invoice Value: Here the system lists the order value as the sum of all order confirmations and the invoice value as the sum of all completed invoices of all projects of the customer.
• Meetings: This field defines and notes meetings that have already been held with the customer.
• Actions: This field lists all actions that concern the customer.

• Adresse & Kommunikation:
  • Adresse, PLZ, Ort und Land: Diese Felder kennzeichnen die vollständige Adresse des Kunden und werden für die Ausgaben bei der Angebots- und Rechnungserstellung benötigt. Die Länder können in den Collections (im Administrationsmenü) definiert und geändert werden.
  • Sprache: Das Feld Sprache definiert die Kundensprache. Die Sprachen können in den Collections definiert und geändert werden.
  • Telefon, Fax: Diese Felder kennzeichnen die Erreichbarkeit des Kunden per Telefon und Fax.
  • E-Mail-Adresse, Web: Diese Felder kennzeichnen die E-Mailadresse und die URL (Internet-Adresse) des Kunden. Das Klicken auf die E-Mailadresse öffnet das Standard-Mailprogramm des Benutzers mit der eingetragen E-Mailadresse und der Link auf das Feld Web öffnet den Standardbrowser mit der entsprechenden URL.

• weitere Adressen: Hier können weitere Adressen des Kunden angegeben werden. Falls die Rechnungsadresse/Lieferanschrift von der Firmenadresse abweicht, kann dies hier vermerkt werden. Diese Adressen werden in der Maske Adresse verwaltet.

• Finanzbuchhaltung:
  • Debitoren-/Kreditorennummer: Hier können für die Fibu-Schnittstelle die Debitorennummer (Kunden) und/oder Kreditorennummer (Lieferanten) hinterlegt werden.

• Rechnungsdaten:
• Umsatzsteuer: In diesem Feld wird die Umsatzsteuer als Vorbelegung aus dem Auswahlmenü eingetragen. Standardmäßig ist dieses Feld mit dem Steuersatz desjenigen Landes vorbelegt, das in der Maske Konfiguration zugewiesen worden ist. Die Umsatzsteuer kann in der Maske Umsatzsteuer definiert und geändert werden. Bei der Angebots- und Rechnungsstellung wird dieser Wert als Vorbelegung verwendet.
• Umsatzsteuer-ID und Steuernummer: Hier können die Umsatzsteuer-ID und Steuernummer (relevant für die Rechnungsstellung) hinterlegt werden.
• Zahlungsmodalitäten, Zahlungsziel: Diese Felder kennzeichnet das Zahlungsziel und die Zahlungsmodalitäten des Kunden.
• Skonto: In diesem Feld kann vermerkt werden, ob es einen Preisnachlass gibt, wenn der Kunde sofort bezahlt.
• Rabatt: In diesem Feld kann ein Rabatt eingetragen werden.
• Eigene Lieferanten-Nr.: Hier kann die eigene Lieferantennummer beim definierten Kunden angegeben werden. Diese Nummer kann beim Erzeugen der Rechnungsnummern verwendet werden.
• Währung: Dieses Feld kennzeichnet die generelle Kundenwährung. Diese Währung gilt standardmäßig für alle Projekte für diesen Kunden. Sie kann aber von der Projektwährung außer Kraft gesetzt werden. Die Währungen können in der Maske Währung definiert und geändert werden.
• Externer Stundensatz: Dieses Feld definiert den Betrag, der dem Kunden gewöhnlich für eine Stunde Projektarbeit berechnet wird. Dieser Betrag ist nur relevant bei Festpreisprojekten oder bei Rahmenverträgen und kann durch einen projektbezogenen Stundensatz überschrieben werden. Der Projektstundensatz wird in der Maske Projekt festgelegt; tätigkeitsbezogene Stundensätze können in der Maske Tätigkeit definiert werden (siehe auch Preisfindung).

• Konteninformation:
• Bankverbindung (Kontonummer, BLZ, Name der Bank, IBAN, BIC): Diese Felder kennzeichnen die Bankverbindung des Kunden.

• Kundenbudgets: Hier können Kundenbudgets bspw. für Rahmenaufträge (wie oben im Beispiel) hinterlegt werden
• Lieferantenbewertung: Hier können Lieferantenbewertungen für den Kontakt hinterlegt werden.

• technische Einstellungen & Details:
• Nummer: Dies ist eine automatisch generierte Nummer, welche den Kontakt eindeutig im System identifiziert.
• Senden einer E-Mail bei Statuswechsel Ticket: Hier kann markiert werden, ob bei einem Ticketstatuswechsel der Kunde per E-Mail informiert werden soll.
• E-Mail bei Statuswechsel Ticket: An dieser Stelle wird die E-Mail hinterlegt, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll.
• Zielstatus Änderungsantrag: Bestandteil des optionalen Ticketsystems.

Der Dokumenttyp beinhaltet folgende Aktionen

• Kundenbeschreibung: Mit Hilfe dieser Aktion können alle definierten Mitarbeiter mit ihrer Anschrift und Aktionen angezeigt werden.
• Kundenweise Mitarbeitersätze anlegen: Mit Hilfe dieser Aktion können die kundenbezogenen Mitarbeitersätze definiert werden.
• Kundenweise Mitarbeitersätze anzeigen: Mit Hilfe dieser Aktion werden alle definierten kundenweisen Mitarbeitersätze angezeigt.
• Kundenweise Ressourcen anlegen: Mit Hilfe dieser Aktion werden die Ressourcen kundenbezogen definiert.
• Kundenweise Ressourcen anzeigen: Mit Hilfe dieser Aktion können alle definierten kundenweisen Ressourcen angezeigt werden.
• Kundenweise Tätigkeiten anlegen: Mit Hilfe dieser Aktion können Preistabellen für die Tätigkeiten kundenbezogen definiert werden (siehe auch Preisfindung).
• Kundenweise Tätigkeiten anzeigen: Mit Hilfe dieser Aktion werden alle definierten kundenweisen Tätigkeiten angezeigt.
• Ticket aus dem Kunden erzeugen: Mit Hilfe dieser Aktion können Tickets mit der entsprechenden Kundenbeschreibung aus dem Kunden heraus erzeugt werden.