Es ist zentrale Aufgabe eines Projektmanagementprozesses, die durch den Auftraggeber des Projektes definierten Anforderungen umzusetzen. Projektmanagement ist der Umsetzungsprozess von der Projektinitialisierung, Projektplanung und Projektdurchführung, der auf möglichst einfache und wirtschaftliche Weise vollzogen werden soll. Um den Anforderungen zu genügen, müssen dem Projektleiter Ziele vorgegeben werden, die auf die firmenspezifischen Anforderungen abzustimmen sind.

Die folgenden Anforderungen an die Arbeitsmittel sollen helfen, das Ziel zu erreichen:

• Es liegen klare, praxisorientierte und einheitliche Vorgaben für die Dokumentation der Planungsergebnisse und die Durchführung der Planungsprozesse (Qualitäts- und Projektplanung, Berichtswesen) vor.
• Diese einheitlichen Arbeitsvorlagen unterstützen den Projektleiter bei seiner täglichen Arbeit optimal, zeigen ihm klar, was verlangt wird und nehmen ihm die formellen Arbeiten ab.
• Die Projektleiter werden bei der Anwendung und Umsetzung der Vorlagen mit minimalem Lernaufwand und möglichst geringen wiederkehrenden administrativen Arbeiten belastet.
• Möglichst alle Standards und Richtlinien sind selbsterklärend in den Arbeitsvorlagen integriert, so dass die Erstellung eines Richtlinienhandbuchs überflüssig ist.

Die Zieldefinition eines Projektes ist ein klar vorgegebener Punkt, an dem das Projekt definitiv zu Ende ist. Das bedeutet, dass ein Projektabschluss nur unter der Voraussetzung eines richtig definierten Projektziels durchgeführt werden kann. Die Zieldefinition ist in der Regel das Ergebnis eines Abstimmungsprozesses zwischen dem Auftraggeber und der Projektleitung. Das eigentliche Projektziel besteht häufig aus dem eigentlichen Kernziel und einer detaillierten inhaltlichen Ergänzung (beispielsweise Pflichtenheft oder Leistungsbeschreibung).

Die Zieldefinition ist Ausgangspunkt für den Aufbau der gesamten Projektplanung und gewährleistet

• dass der Projektleiter eine gesicherte Planungs- und Aktionsgrundlage hat
• dass der Auftraggeber des Projektes informiert bleibt
• die Fixierung des Projektendes, um Missverständnisse beim Projektabschluss zu vermeiden.

Die Zielformulierung sollte vollständig, erreichbar, widerspruchsfrei, überprüfbar und lösungsunabhängig sein.

In der Regel hängen die beiden Parameter Termin und Budget von der inhaltlichen Ausgestaltung des Projektziels ab. Aus diesem Grund gibt es durchaus auch Projekte, in denen im ersten Schritt nur das inhaltliche Projektziel definiert wird. Erst nach einer Voruntersuchung des Projektes werden Termine und Kosten errechnet und zwischen Projektleiter und Auftraggeber vereinbart. Die Faktoren Qualität, Termin und Kosten bilden gemeinsam das sogenannte magische Dreieck, das es zu optimieren gilt.