Die Maske Eingangsrechnung verwaltet die Eingangsrechnungen der Partner bzw. Lieferanten für ein bestimmtes Projekt. Die Fremdrechnungen beinhalten Informationen über Lieferant, Status der Rechnung, Leistungsintervall, Nettobetrag, Gesamtbetrag, Ersteller und Datum der Rechnungsstellung.

Tipp: Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im Abschnitt 4.4.03 Eingangsrechnung erfassen.

Die Maske besteht aus folgenden Elementen:

• Rechnung: Dieses Feld weist der Fremdrechnung eine eindeutige Identifizierungsnummer zu, die vom System automatisch vergeben wird.
• Bezeichnung: Dieses Feld kennzeichnet die Fremdrechnung (in der Regel die Rechnungsnummer der Eingangsrechnung).
• Lieferant: Dieses Feld kennzeichnet den Lieferanten für die definierte Fremdrechnung. Die Lieferanten können in der Maske Kontakt (mit der Kontaktart Lieferant) definiert und geändert werden.
• Status: Dieses Feld wird vom System bestimmt und kennzeichnet den Status der Fremdrechnung anhand der getätigten Aktionen über die Funktion Aktion. Nach Neuanlage einer Fremdrechnung erhält dieses automatisch den Status “Keine Fremdrechnung”, bei der Übernahme des Angebots den Status “Fremdrechnung übernommen” und nach dem Stornieren den Status “Fremdrechnung storniert”.
• Zeitspanne (von/bis): Diese Felder kennzeichnen das Leistungsintervall für die Fremdrechnung. Bei Dienstleistungen wird hier die Periode eingegeben, in der die abgerechneten Leistungen vom Lieferanten erbracht wurden. Diese Information wird für die Rechnungsabgrenzung in der Erfolgsrechnung benötigt. Wird dieses Intervall nicht gefüllt, wird vom System das Rechnungsdatum herangezogen.
• Betrag: In diesem Feld wird der Nettobetrag der Fremdrechnungspositionen automatisch vom System eingetragen.
• Brutto: In diesem Feld wird der Bruttobetrag der Fremdrechnungspositionen automatisch vom System eingetragen.
• Mitarbeiter: In diesem Feld kann der Erfasser der Fremdrechnung aus dem Auswahlmenü eingetragen werden.
• Rechnungsdatum: Dieses Feld kennzeichnet das Datum der Fremdrechnung. Standardmäßig wird hier das aktuelle Datum vom System vorbelegt.
• Buchungsdatum: Dieses Feld kennzeichnet das Datum der Buchung. Standardmäßig wird hier das aktuelle Datum vom System vorbelegt. Dieses Feld wird für die Erzeugung von Buchungssätzen zu externen Finanzbuchhaltungen verwendet.
• Original-Rechnung: Dieses Feld verwaltet die Rechnungsnummer, falls aus einer stornierten Fremdrechnung eine neue Fremdrechnung erzeugt wurde.
• Original-Bestellung: Dieses Feld verwaltet die Bestellnummer, falls aus einer Bestellung eine Fremdrechnung erzeugt wurde. Anmerkung: Die Bestellverwaltung von Projectile gehört nicht zum Standardumfang des Fakturamoduls.
• Bemerkung: Dieses Feld ermöglicht den Eintrag von Bemerkungen zu einer Fremdrechnung.
• Fremdrechnungspositionen: Dieses Feld ermöglicht die Eingabe von Fremdrechnungspositionen die zu der Fremdrechnung gehören.
• Zahlungsausgänge: Dieses Feld ermöglicht die Eingabe von Zahlungsausgängen die zu der Fremdrechnung gehören.

Der Dokumenttyp beinhaltet folgende Aktionen:

• Fremdrechnung fertigstellen: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Fremdrechnung in das System zu übernehmen. Dabei wird der Status der Fremdrechnung entsprechend angepasst und ein Dokument für den Zahlungsausgang erzeugt.
• Fremdrechnung stornieren: Mit dieser Aktion kann die übernommene Fremdrechnung wieder storniert werden.
• Neue Fremdrechnung aus Storno: Hiermit kann aus einer bereits stornierten Fremdrechnung eine neue erstellt werden. Dies kann nötig sein, wenn Änderungen an der fakturierten Rechnung vorgenommen werden müssen. Hierzu muss die Fremdrechnung erst storniert werden und danach kann aus der stornierten Rechnung eine neue erstellt werden.
• Fremdrechnung löschen: Mit dieser Aktion lassen sich stornierte Rechnungen aus dem System löschen. Nur stornierte Fremdrechnungen lassen sich löschen.
• Link zum Original löschen: Diese Funktionalität löscht den Link zum Original-Dokument, falls die Fremdrechnung als Kopie eines “Stornos” erzeugt wurde.