3.3 Zeit- und Kostenerfassung

Grundlage für das Projektinformationssystem und für die Projektabrechnung ist die Zeiten- und Kostenerfassung. Durch die Erfassungskomponente und die zentrale Datenhaltung gehen keine Projektleistungen und –kosten mehr „verloren“. Eine schnelle und einfache Erfassung ist Grundvoraussetzung, um beim Benutzer die notwendige Akzeptanz zu erreichen.

Die Online-Zeiterfassung TimeTracker ist ein verlässliches und leicht zu bedienendes Werkzeug, um alle Arbeits- und Projektzeiten minutengenau an jedem Arbeitsplatz zu erfassen. Dem entsprechenden Projektmitarbeiter werden durch sein System-Login nur die Arbeitspakete angezeigt, für die er verantwortlich ist und die noch offen sind. Jeder Mitarbeiter erhält so seine persönliche ToDo-Liste der noch abzuarbeitenden Aufgaben, wahlfrei nach unterschiedlichen Kriterien sortiert. Die komfortable Benutzerführung erlaubt es, aus dem TimeTracker heraus z.B. Auswertungen zu generieren, Restaufwände und Fertigstellungsgrade zu schätzen, Arbeitspakete abzuschließen und sich Informationen zu den einzelnen Aufgaben anzeigen zu lassen.

Abbildung 13: Leistungserfassung im TimeTracker

Abbildung 14: Urlaubsbeantragung im TimeTracker

Darüber hinaus können mit Projectile auch Fehlzeiten (beispielsweise Urlaub) beantragt und erfasst werden. Hierdurch werden Vergleiche bezüglich Arbeitszeiten und Projektzeiten möglich und es können vom System Urlaubsübersichten erstellt werden (siehe Abbildung 14 und Abschnitt 3.7).

In den Masken Reisekosten und Fahrtkosten werden komplette Reisen (einschließlich der zugehörigen Fahrten und Spesen) und alle Dienstfahrten erfasst und den entsprechenden Projekten zugewiesen. Das System berechnet automatisch Tagegelder und erzeugt Auswertungen über Reise- und Fahrtkosten.

Abbildung 15: Reisekostenerfassung

Sachkosten und Spesen werden in der Maske Beleg erfasst. Durch die Zuordnung eines Beleges zu einem Projekt, können diese direkt dem Kunden in Rechnung gestellt werden, sofern sie auch abrechenbar sind: Die Rentabilität Ihrer Projektarbeit lässt sich somit durch die integrierte Kostenerfassung steigern.

Projectile ermöglicht auch die Verwaltung von Fremdleistungen. Diese können als Fremdkosten projektbezogen erfasst und im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen auch abgerechnet werden. Unternehmensspezifisch kann so ein Pool an Fremdleistungen definiert werden: Produkte/Lizenzen, Geräte, Hardware, Software, Dienstleistungen, freie Mitarbeiter, Expertisen, …

Projektbezogene Fertigstellungsgrade können vom Projektverantwortlichen geschätzt werden. Anhand dieser Schätzung wird vom System der Projektstatus bestimmt (planmäßig, zurück, voraus oder erledigt). Auf Wunsch wird der Projektstatus automatisch an ausgewählte Benutzergruppen per Email verschickt, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt (turnusmäßig zu frei definierbaren Zeitpunkten; außerplanmäßig beim Überschreiten von Zeit- und Kostenbudgets).