2.01.24 Mitarbeiter

Die Maske Mitarbeiter verwaltet die Stammdaten der einzelnen Projektmitarbeiter. Hier werden alle Informationen über den Mitarbeiter, wie beispielsweise die Personalnummer, die zugeordnete Benutzergruppe, das Passwort zum Einloggen in das System, der Mitarbeiterstatus, Standort, Name und Adresse des Mitarbeiters, Abteilung und Funktion, die Kommunikationsmöglichkeiten sowie die Daten für die Arbeitszeitverwaltung hinterlegt.

Tipp: Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im Abschnitt 4.1.06 Verwaltung von Mitarbeitern und 4.1.07 Arbeitszeitverwaltung.

Die Maske besteht aus folgenden Elementen:

Auf dem Reiter “Stammblatt”:

• Personalnummer: Dieses alphanumerische Feld ermöglicht die Eingabe einer Personalnummer und hat informellen Charakter.
• Anrede, Titel, Vorname und Name: Diese Felder kennzeichnen die Anrede oder/und den Titel sowie den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters. Die Merkmale für die Anrede können in den Collections definiert und geändert werden.
• Sprache: Dieses Feld definiert die Sprache des Mitarbeiters. Die Sprache kann in den Collections definiert und geändert werden. Wenn im System entsprechende Übersetzungen hinterlegt sind, wird automatisch beim Anmelden die Sprache des Benutzers systemweit verwendet.
• Mitarbeiterstatus: Das Feld Status kennzeichnet den Status des Mitarbeiters. Beispielsweise sind die Merkmale Festangestellter, Freier Mitarbeiter und Fremdmitarbeiter möglich.
• Standort: Das Feld Standort kennzeichnet den Standort der Zentrale oder Filiale der Firma, für den oder die der Mitarbeiter tätig ist. Die Standorte können in den Collections definiert und geändert werden. Die Collections für den Standort können in der Maske Kalender definiert und geändert werden.
• Unit: In dieses Feld können die Units (Organisationseinheiten, in der Regel Standorte und/oder Abteilungen) eingetragen werden, zu denen der Mitarbeiter gehört. Diese Units können dann als Basis für das lokale Berechtigungssystem verwendet werden (siehe auch Administrationsleitfaden).
• Aktiver Benutzer: Dieses Feld kennzeichnet den Status des Mitarbeiters im System. Es können ausschließlich aktive Mitarbeiter mit Projectile arbeiten.
• Login: Dieses Feld ist für die Anmeldung an das System relevant. Jeder Mitarbeiter muss sich mit Hilfe seines Login (Kennung) und des Passwortes in das System einloggen. Durch Eingabe des Passwortes über die Aktion, erkennt das System den Mitarbeiter und ordnet diesen einer entsprechenden Benutzergruppe zu. Durch die Berechtigungen, die sich aus dieser Zuordnung ergeben, werden dem Mitarbeiter nur die Dokumente angezeigt, für die er auch die Berechtigung hat.
• Standard-Benutzergruppe: Das Element Benutzergruppe ordnet dem ausgewählten Mitarbeiter die entsprechenden Berechtigungen zu. Somit ist sichergestellt, dass dem jeweiligen Mitarbeiter nur die Dokumenttypen angezeigt werden, für die er auch die Berechtigung hat.

Auf dem Reiter “Adresse”:

• Adresse, PLZ, Ort und Land: Diese Felder kennzeichnen die vollständige Adresse des Mitarbeiters. Das Land kann in den Collections definiert und geändert werden.

Auf dem Reiter “Kommunikation”:

• Telefon, Privat, Mobil und Email-Adresse: Diese Felder kennzeichnen die Erreichbarkeit des Mitarbeiters per Telefon (Büro, Privat und Mobil) und per Email. Das Klicken auf die Emailadresse öffnet das Standard-Mailprogramm des Benutzers mit der eingetragen Emailadresse. Die Emailadresse ist auch relevant für die Funktion der Zeitdienste.
• Abteilung, Funktion: Diese Felder kennzeichnen die Abteilung des Mitarbeiters und seine Funktion innerhalb der Firma. Diese Felder können in den Collections definiert und geändert werden.

Auf dem Reiter “Pop3”:

• Username, Passwort: Diese Felder kennzeichnen den Usernamen und das Passwort für das Pop3-Konto.
• Default-Konfiguration: Dieses Kennzeichen steuert die verwendete Konfiguration des Pop3-Konto. Mehr Informationen finden Sie im Administrationsleitfaden.
• Server, Port: Die Felder kennzeichnen den Mailserver und den Port.
• Aktion nach Download: Hier kann zwischen den Optionen “als 'beantwortet' markieren”, “als 'empfangen' markieren”, “als 'gelesen' markieren”, “keine Aktion” und “löschen” ausgewählt werden.
• Nachricht Limit: Hier kann die maximal zulässige Größe der Emails definiert werden.
• Standardsignatur und Signatur: Das Kennzeichen “Standardsignatur” steuert die Verwendung einer Signatur beim Versenden von externen Mails und das Feld “Signatur” erlaubt die Eingabe dieser Signatur.

Auf dem Reiter “AZ-Verwaltung” (nicht im Standard):

• Maximale Kapazität: Dieses Feld gibt die maximale Kapazität für Projektarbeiten eines Mitarbeiters an. Dieser Prozentsatz gibt also den maximalen Anteil wieder, zu dem ein Mitarbeiter in Projekten eingeplant werden kann/soll. Bei der Zusammenstellung eines Projektteams im Vorschlagswesen wird diese Obergrenze angezeigt.
• Maximale Arbeitszeit: Dieses Feld kennzeichnet die maximale Arbeitszeit eines Mitarbeiters (100% entspricht Vollzeit; 50% entspricht einer Halbtagsstelle usw.).
• Rückerfassungsgrenze und vorherige Rückerfassungsgrenze: Datum der letzten bzw. vorletzten Rückerfassungsgrenze.
• Überstundenkonto: Das Feld Überstunden zeigt die aktuellen Über- bzw. Unterstunden des Mitarbeiters seit dem letzten Buchungsdatum an. Die Berechnung der Überstunden wird anhand der Arbeitszeiterfassung und den Mitarbeiterstammdaten bezüglich der Arbeitszeit durchgeführt (siehe auch Arbeitszeitverwaltung).
• Urlaubskonto: Das Feld Urlaubskonto stellt die Differenz von Urlaubsanspruch und bereits genommenem Urlaub dar. Hier wird diese Differenz bis zum letzten Buchungsdatum übertragen (siehe Buchungsdatum Urlaub und Abschnitt Arbeitszeitverwaltung).
• Gleitzeit: Dieses Element verwaltet das Gleitzeitkonto des definierten Mitarbeiters (Achtung: keine Standardfunktionalität; siehe auch Arbeitszeitverwaltung).
• Ausbezahlte Zeit: Dieses Feld zeigt alle Stunden der manuellen Zeitbuchungen der Art “ausbezahlt” an (siehe auch Arbeitszeitverwaltung).
• Buchungsdatum für Überstunden, Urlaub, Gleitzeit und Sonderstunden: Dieses Datum kennzeichnet den letzten Zeitpunkt der Buchung für die Konten Überstunden, Urlaub, Gleitzeit und Sonderstunden (siehe auch Arbeitszeitverwaltung).
• Verträge: In dieser Mehrfachauswahl werden die Verträge für die Mitarbeiter festgelegt. Verträge können über einen bestimmten Zeitraum definiert werden (siehe auch Arbeitszeitverwaltung).

Auf dem Reiter “Fähigkeiten”:

• Tätigkeiten: Dieses Feld ermöglicht die Zuordnung der Tätigkeiten für das Vorschlagswesen. Dieses Vorschlagswesen unterstützt den Benutzer bei der Projektplanung mit Hilfe der Projektschablonen oder bei der manuellen Definition von Arbeitspaketen (es werden dann auf optional nur die Mitarbeiter angezeigt, welche den geforderten Skill/Tätigkeit zugeordnet haben).
• Soft-Skills, Sprachfähigkeiten: Diese Felder ermöglichen die Zuordnung von weiteren Fähigkeiten des Mitarbeiters.

Auf dem Reiter “Sonstiges”:

• Interner Schlüssel: Dieses alphanumerische Feld kennzeichnet eindeutig den Mitarbeiter im System.
• Kostenstelle: Dieses Feld kennzeichnet die Kostenstelle des Mitarbeiters. Die Kostenstelle kann in den Collections definiert und geändert werden.
• Interner Stundensatz, Teilkostensatz (evtl. Verrechnungssatz 1 und 2): Dieses Feld kennzeichnet die Kosten des Mitarbeiters pro Arbeitsstunde. Dieser Wert ist für eine detaillierte interne Kostenbestimmung relevant, falls keine Mitarbeiterverträge verwendet werden. Wenn für einen Mitarbeiter kein interner Verrechnungssatz im System hinterlegt ist, werden die Kosten über die internen Sätze aus der Maske Tätigkeiten bestimmt.
• Externer Stundensatz (auch zeitbezogen): Dieses Feld kennzeichnet die Beträge für die Weiterberechnung des Mitarbeiters pro Arbeitsstunde. Wenn für einen Mitarbeiter ein Berechnungssatz im System hinterlegt ist, werden bei der Abrechnung seiner Leistungen diese Sätze berücksichtigt (siehe auch Preisfindung).
• Geburtstag: Dieses Feld kennzeichnet den Geburtstag des Mitarbeiters.
• Einstellung: Dieses Feld kennzeichnet das Einstellungsdatum des Mitarbeiters.
• Austrittsdatum: Dieses Feld kennzeichnet das Austrittsdatum des Mitarbeiters.
• Bemerkung: Dieses Feld ist für Bemerkungen vorgesehen.

Der Dokumenttyp beinhaltet folgende Aktionen:

• Passwort setzen/ändern: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, das Passwort für den ausgewählten Mitarbeiter zu ändern. Achtung: Die Passwörter werden verschlüsselt in die Datenbank geschrieben und können auch dort nicht geändert werden. Falls ein Mitarbeiter sein Paßwort vergisst, muss hier ein neues (oder leeres Passwort) erzeugt werden, das der Mitarbeiter beim ersten Login abändern sollte.

Folgende Aktionen sind Verfügbar, wenn die Arbeitszeitverwaltung lizenziert ist:

• Vertrag hinzufügen: Mir dieser Aktion werden die Mitarbeiterverträge angelegt.
• Zeitbuchung hinzufügen: Mit dieser Aktion werden Zeitbuchungen für die Mitarbeiter neu angelegt.
• Zeitkonto buchen: Mit dieser Aktion werden die Buchungen zwischen den einzelnen Arbeitszeitkonten durchgeführt, also beispielsweise Urlaub ausbezahlt (abgebucht) oder Sonderstunden zu Überstunden gebucht .
• Zeitpuffer leeren: Mit dieser Aktion können alle Zeitbuchungen des Mitarbeiters gelöscht werden.
• Mitarbeiterzeitbuchungen anzeigen: Mit Hilfe dieser Aktion werden alle Mitarbeiterzeitbuchungen dieses Mitarbeiters angezeigt.