[[handbuch:kapitel_3:3.11.01_verwaltung_von_systemdaten_fortsetzung_-_freie_zeitdienste|{{|zurück}}]] [[handbuch:handbuch|{{|Home}}]] [[3.11.03_verwaltung_von_kostenarten|{{|weiter}}]] ====== 3.11.02 Verwaltung von Schlüsseldaten ====== Die Basis des Projektinformations- und Abrechnungssystems sind die Schlüssel- und Stammdaten. Diese Daten werden im Modul [[handbuch:kapitel_2:2.01_basisdaten|Basisdaten]] verwaltet. Die Schlüssel verwalten die Daten, die für die ganze Anwendung parametrisiert vorliegen sollen. So soll das System beispielsweise bestimmte [[handbuch:kapitel_2:2.01.06_key_-_waehrung|Währungen]] und deren Eigenschaften (also Bezeichnung, Nachkommastellen und ähnliches) genauso systemweit zur Verfügung stellen, wie die diversen [[handbuch:kapitel_2:2.01.08_key_-_umsatzsteuer|Umsatzsteuersätze]]. Folgende Schlüssel können in Projectile frei definiert werden: [[handbuch:kapitel_2:2.01.04_key_-_kalender|Kalender]], [[handbuch:kapitel_2:2.01.05_key_-_feiertag|Feiertag]], [[handbuch:kapitel_2:2.01.06_key_-_waehrung|Währung]], [[handbuch:kapitel_2:2.01.07_key_-_kurs|Kurs]], [[handbuch:kapitel_2:2.01.08_key_-_umsatzsteuer|Umsatzsteuer]], [[handbuch:kapitel_2:2.01.09_key_-_pauschale|Pauschale]] und [[handbuch:kapitel_2:2.01.12_key_-_fahrzeug|Fahrzeuge]]. Bei der Erstinstallation werden in der Regel die aktuellen Werte für Kalender, Feiertage, Umsatzsteuern und Pauschalen ausgeliefert. ===== Datenpflege ===== Ändert sich beispielsweise eine [[handbuch:kapitel_2:2.01.04_key_-_kalender|Kalendereinstellung]] oder ist noch nicht erfasst, so sucht man die betreffenden Dokumente in der [[3.02.3_standard-arbeitsbereich|Suchmaschine]] ... {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten1.png|}} ... und erhält ein entsprechendes Suchergebnis. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten2.png|}} Nach Aktivierung des Links öffnet sich das ausgewählte Dokument. Auf dem Reiter "Basic (Stammblatt)" können Standort, Bezeichnung und alle aufgelisteten Stundenfelder gefüllt werden. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten3.png|}} Auf dem Reiter "Sonstiges" kann die Abwesenheit genauer definiert und mit einem Limit angegeben werden. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten4.png|}} Hier werden nun Änderungen für die Arbeitsstunden pro Woche und die Arbeitstage pro Woche des Kalenders Frankfurt vorgenommen. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten5.png|}} Nach dem Abspeichern werden die Arbeitsstunden pro Tag (wenn nicht manuell definiert) berechnet und die neuen Kalendereinstellungen übernommen. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten6.png|}} ===== Definition von Schlüsseldaten ===== Um einen neuen Kalender zu definieren (beispielsweise für einen neuen Standort), wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität "Anlegen" den Dokumenttyp "Kalender" aus. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten7.png|}} Es öffnet sich anschließend ein neues Dokument für die Definition des Kalenders. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten8.png|}} Im Beispiel wird für den Standort München (muss zuvor in den Collections angelegt sein - siehe Administrationsleitfaden) die Wochenarbeitszeit von 40 Stunden für fünf Arbeitstage bei einer Tagesarbeitszeit von acht Stunden definiert. Die weiteren Angaben beziehen sich auf die [[3.11.07_arbeitszeitverwaltung|Arbeitszeitverwaltung]]. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten9.1.png|}} Wenn nicht alle Mussfelder gefüllt sind, meldet das System diesen Fehler. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten10.1.png|}} Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit {{:handbuch:kapitel_3:speicher_zeichen.gif|}} gespeichert. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten11.png|}} Wenn ein Kalender (oder allgemeiner Schlüsseldaten) mit {{:handbuch:kapitel_3:loeschen_zeichen.gif|}} ... {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten12.png|}} ... gelöscht wird (Archiv Standard oder Shredder - siehe Abschnitt [[3.07_archiv_und_historie|3.07.1 Archiv/Papierkorbfunktionalität]]), ... {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten13.png|}} ... ist der Schlüssel anschließend nicht mehr im System vorhanden, aber kann durchaus noch als Feldinhalt verfügbar sein (beispielsweise werden beim Mitarbeiter der den Standort/Kalender Berlin zugeordnet ist, nicht diese Zuordnung gelöscht). {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten14.png|}} Um einen neuen [[handbuch:kapitel_2:2.01.05_key_-_feiertag|Feiertag]] zu definieren (beispielsweise für einen neuen Standort), wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität "Anlegen" ... {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten15.png|}} ... den Dokumenttyp "Feiertag" aus. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten16.png|}} Im Beispiel wird für den Standort München (muss zuvor als Kalender definiert sein) der gesetzliche Feiertag für 2011 definiert. Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit {{:handbuch:kapitel_3:speicher_zeichen.gif|}} ... {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten17.png|}} ... gespeichert. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten18.png|}} Um eine neue [[handbuch:kapitel_2:2.01.06_key_-_waehrung|Währung]] zu definieren, wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität "Anlegen" den Dokumenttyp ... {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten19.png|}} ... "Währung" aus. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten19.1.png|}} Im Beispiel wird der US-Dollar angelegt. Die Druckkonstante (hier USD) wird ggf. bei der Zweitwährung und den Fakturadokumenten verwendet. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten20.1.png|}} Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument {{:handbuch:kapitel_3:speicher_zeichen.gif|}} mit gespeichert. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten21.1.png|}} Um einen neuen [[handbuch:kapitel_2:2.01.07_key_-_kurs|Umrechnungskurs]] zwischen zwei Währungen zu definieren, wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität "Anlegen" den Dokumenttyp ... {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten22.png|}} ... "Kurs" aus. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten23.png|}} Im Beispiel wird ein Umrechnungskurs zwischen EURO und US-Dollar definiert. Dieser Kurs ist vom 06.01.2011 gültig, bis ein neuer Kurs eingegeben wird. Hier entspricht 1 EUR genau 134,3248 JPY. Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit {{:handbuch:kapitel_3:speicher_zeichen.gif|}} gespeichert. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten24.1.png|}} Um einen neuen [[handbuch:kapitel_2:2.01.08_key_-_umsatzsteuer|Umsatzsteuersatz]] zu definieren (beispielsweise wg. Steuererhöhung oder Eröffnung einer Auslandsgesellschaft), wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität "Anlegen" den Dokumenttyp ... {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten25.png|}} ... "Umsatzsteuer" aus. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten26.png|}} Im Beispiel wird eine neue Umsatzsteuer für Deutschland definiert. Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit {{:handbuch:kapitel_3:speicher_zeichen.gif|}} gespeichert. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten27.png|}} Um eine neue [[handbuch:kapitel_2:2.01.09_key_-_pauschale|Pauschale]] für die Reisekostenerfassung zu definieren (beispielsweise für Auslandsreisen), wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität "Anlegen" den Dokumenttyp ... {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten28.png|}} ... "Pauschalen" aus. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten29.png|}} Im Beispiel werden die Tagegeld- und Übernachtungspauschalen für New York (abweichend vom Satz der USA) definiert. Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit {{:handbuch:kapitel_3:speicher_zeichen.gif|}} gespeichert. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten30.png|}} Um eine neue [[handbuch:kapitel_2:2.01.12_key_-_fahrzeug|Fahrt]] zu definieren, wählt man im Arbeitsbereich in der Funktionalität "Anlegen" den Dokumenttyp ... {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten31.png|}} ... "Fahrt" aus. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten32.png|}} Wenn alle Informationen eingegeben sind, wird das Dokument mit {{:handbuch:kapitel_3:speicher_zeichen.gif|}} gespeichert. {{:handbuch:kapitel_3:schluesseldaten33.png|}}