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3.04.01 Mailsystem "Mailer"

Projectile beinhaltet im optionalen Groupware-Modul eine interne und externe Mailfunktionalität. Mit Hilfe des integrierten Mailsystems “Mailer” können systemweit Mails und Kurznachrichten (SMS) versendet werden. Die internen Mails können direkt auf beliebige Dokumente im System verweisen und automatische Nachrichten für Wiedervorlagen (siehe auch Kontaktsystem) oder Erinnerungen an Termine (siehe auch Team-Kalender) erzeugen. Darüber hinaus ist das Mailsystem im Kontaktsystem und der Mitarbeiterverwaltung integriert.

Aufruf des Mailsystems

Das Mailsystem wird entweder aus der Funktionsleiste des Arbeitsbereiches ...

... oder über eine Mail geöffnet. Im folgenden Beispiel hat der Benutzer Hans Müller einen internen Termin in seinem Teamkalender abgelegt, dieser wird dann automatisch als interne Nachricht (Erinnerung) an das Mailprogramm weitergeleitet. Mit kann die Mail als gelesen gekennzeichnet werden, mit kann die Mail ungelesen gelöscht werden, mit kann ungelesen auf die Mail geantwortet werden, mit kann die Mail ungelesen weitergeleitet werden, mit können die Verweise der Mail angezeigt werden und ...

... mit kann die Mail geöffnet werden.

Das Mailsystem kann auch direkt aus der Funktionsleiste geöffnet werden. Wenn keine neuen (ungelesenen) Mails eingegangen sind, wird der Mailer mit dem Button angezeigt. Im Beispiel befinden sich ungelesene Mails im Mailsystem und nach dem Aufruf öffnet sich der Mailer mit der neusten ungelesenen Nachricht im Ordner Posteingang.

Mit kann die Mail auf Wiedervorlage gesetzt werden. Im Dialog kann die Wiedervorlage in Minuten, Stunden oder Tage sowie absolut im Datumselement hinterlegt werden.

Im Beispiel wird die Wiedervorlage in 10 Minuten definiert, ...

... der Benutzer informiert und ...

... die Nachricht zehn Minuten später erneut angezeigt.

Anmerkung: Die Nachricht wird bei der ersten Aktion im System nach dieser Uhrzeit angezeigt, da der Bildschirm nicht automatisch aktualisiert wird.

Bestandteile des Mailsystems

Das Mailsystem beinhaltet in der Funktionsleiste folgende Buttons:

Funktion	Bezeichnung	Beschreibung
Sende Nachricht	Mit Hilfe dieser Funktion wird die geöffnete Nachricht an die Empfänger versendet. Nach dem Versenden wird ein Sendeprotokoll angezeigt.
Nachricht speichern	Mit Hilfe dieser Funktion wird eine geöffnete Nachricht (in der Regel ein Entwurf) abgespeichert.
Adressbuch	Mit Hilfe dieser Funktion wird das Adressbuch geöffnet.
Adressen überprüfen	Mit Hilfe dieser Funktion werden die Adressen der Empfänger überprüft.
Anhänge einfügen	Mit Hilfe dieser Funktion kann einer geöffneten Nachricht ein oder mehrere Anhänge zugeordnet werden.
Nachricht löschen	Mit Hilfe dieser Funktion wird eine geöffnete Nachricht gelöscht.
Nachricht in Ordner verschieben	Mit Hilfe dieser Funktion wird eine geöffnete Nachricht in einen (bestehenden oder neuen) Ordner verschoben.
Absender antworten	Mit Hilfe dieser Funktion wird auf eine geöffnete Nachricht ausschließlich dem Absender geantwortet.
Allen Antworten	Mit Hilfe dieser Funktion wird auf eine geöffnete Nachricht dem Absender und den weiteren Empfängern geantwortet.
Weiterleiten	Mit Hilfe dieser Funktion wird eine geöffnete Nachricht an einen weiteren Empfänger weitergeleitet.
Wiedervorlage	Mit Hilfe dieser Funktion können die eingehenden Nachrichten in n Minuten, Stunden oder Tagen sowie zum fest definierten Zeitpunkt erneut angezeigt werden.

Darüber hinaus besteht das System aus Ordnern für Entwürfe, geplante Sendungen bzw. Erinnerungen, gesendeten Mails, empfangene Mails bzw. Posteingang, und evtl. selbst definierten Ordnern.

Im zentralen Bereich des Mailsystems wird die aktive Nachricht im Mailordner dargestellt und ...

... im unteren Bereich die aktive Ordner mit den entsprechenden Nachrichten (hier ist der aktive Ordner der Eingangsordner und es werden alle empfangenen Mails aufgelistet).

...Fortsetzung