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4.04.02 Projektdefinition mit Hilfe von Schablonen

Die Projektschablonen sind ein Hilfsmittel zum wiederholten Erstellen einer kompletten Projektstruktur aus Projekten, Meilensteinen, Arbeitspaketen, Ablaufbeziehungen und Budgets. Eine Projektschablone wird in einer Textdatei mit der Endung *.projectTemplate beschrieben, welche im config-Verzeichnis von Projectile liegt.

Erzeugung einer Schablone

Mit Hilfe der Aktion “Projektschablonen erzeugen”, kann aus jedem bestehenden Projekt eine Schablone erzeugt werden. Diese Schablone beinhaltet die komplette Projektstruktur (Unterprojekte, Arbeitspakete, Sprungfolgen, Meilensteine und Budgets) in parametrisierter Form. Aus den absoluten Terminen (Planbeginn und -ende) werden relative Termine in Abhängigkeit der Parameter aus den Projektassistenten erzeugt.

Nach Ausführung der Aktion “Projektschablonen erzeugen” ...

... erscheint ein Dialog. Hier kann der Name der Schablone verändert werden.

Nach der Bestätigung wird die Schablone erstellt und auf dem Webserver hinterlegt. Die Schablone steht anschließend zur Verwendung (Erzeugen neuer Projekte ähnlicher Struktur) zur Verfügung.

Anlegen eines Projektes mit Hilfe einer Schablone

Um ein neues Projekt zu definieren wird zunächst die Funktionalität “Neues Projekt” verwendet.

Anschließend öffnet sich ein Dialog mit der Auswahlmöglichkeit Manuelle Projekterzeugung und Projektschablone. Falls Importschnittstellen vorhanden sind, wird auch die Möglichkeit des Projektimports angeboten.

Nach Auswahl der Schablonen, kann mit Schritt 2 fortgefahren werden. In der Auswahlbox befindet sich eine Auflistung aller verfügbaren Schablonen.

Nach der Auswahl einer Schablone (hier Entwicklung) wird die entsprechende Projektschablone mit der hinterlegten Projektstruktur geladen.

Im Projektassistenten (Schritt 3 von 5) besteht die Möglichkeit, alle relevanten Projektwerte einzugeben. Diese Eckwerte entsprechen größtenteils den Werten aus der manuellen Projektdefinition.

Nach der Änderung der Projekteckwerte kann als Option für den nächsten Schritt ausgewählt werden, ob und wie eine Verschiebung der Start- und Endtermine gewünscht ist. Nach Eingabe aller nötigen Werte, kann mit (Aktion “Weiter”) fortgefahren werden.

Im vierten Schritt werden zunächst die Änderungen des Projektzeitraums aufgelistet.

Anmerkung: In der Schablone sind die Eckwerte für die (Teil)-Projekte, Aufgaben und Meilensteine in parametrisierter Form hinterlegt. Wenn das System dann die Termine für das zu erzeugende Projekt bestimmt, können diese auf Wochenenden oder Feiertagen liegen.

Vor dem letzten Schritt ist eine Option für das Vorschlagswesen auszuwählen.

Die Option “mit Kapazitäten und Vorbelegung” zeigt für die Arbeitspakete im nächsten Dialogschritt alle Mitarbeiter an, die den geforderten Skill (Tätigkeit) erfüllen und belegt als Vorauswahl, den Mitarbeiter, mit der geringsten Auslastung im geplanten Zeitraum vor.

Die Option “mit Kapazitäten” zeigt alle Mitarbeiter mit geeignetem Skill und deren Auslastung im Abarbeitungszeitraum an.

Die Option “ohne Kapazitäten” berücksichtigt nur das Skillmanagement und ignoriert die Auslastung.

Die Option “alle Mitarbeiter” ignoriert darüber hinaus auch das Skillmanagement.

Im folgenden Beispiel wird die Option “mit Kapazitäten” verwendet.

Nun wird im fünften und letzten Schritt die Projektplanung vervollständigt. Hier werden alle Arbeitspakete der Projektstruktur mit Planzeiten, gefordertem Skill (Tätigkeit), das zugeordnete Unterprojekt ...

... (in der Schablone hinterlegt) und der Abarbeitungszeitraum angezeigt.

In dem Dialog erscheinen für jedes Arbeitspaket alle Mitarbeiter, die für diese Aufgabe geeignet sind (laut Skillmanagement) und mit den jeweiligen Prozentzahlen ihrer Auslastung. Der Mitarbeiter Adoro Luca kann für die Aufgabe Projektleitung zu 100% verplant werden (Wert in der Klammer) und ist derzeit für den geplanten Abarbeitungszeitraum zwischen dem 23.02.2011 und dem 21.04.2011 vermutlich zwischen 12,50% und 15,69% ausgelastet.

Erläuterung der Auswahlbox: Mitarbeiter: Auslastung über alle Projekte | Auslastung unter Berücksichtigung der Projektwahrscheinlichkeit geplanter Projekte (Maximale Kapazität des Mitarbeiters).

Nach Auswahl des Mitarbeiters, muss dieser (falls Java-Skript nicht verwendet wird) mit Mausklick auf das grüne Häkchen übernommen werden. Dieser Mechanismus kann auch mehrfach hintereinander angewendet werden:

Auf diese Weise werden für jedes Arbeitspaket zwischen 0 und n Mitarbeiter eingeplant (es können auch Arbeitspakete der Schablone nicht besetzt werden; dann erscheint ein entsprechender Hinweis beim Generieren und das Arbeitspaket wird ggf. nicht erzeugt).

Bei Aufgaben mit mehreren Bearbeitern kann die Option “Zeit aufteilen” verwendet werden. Mit dieser Checkbox kann bestimmt werden, ob sich die Mitarbeiter die definierte Planzeit teilen, oder ob jeder von ihnen diese Stundenzahl für sein Arbeitspaket benötigt. Darüber hinaus kann auch die zugeordnete Tätigkeit des Arbeitspaketes geändert werden. Eine Änderung der Start- und Endtermine ist hier allerdings nicht möglich. Diese und weitere Änderungen an der Struktur können aber direkt nach der Generierung vorgenommen werden.

Nach Mausklick auf den “Projekt erzeugen”-Button ...

... wird die gesamte Projektstruktur angelegt. Mit Hilfe der Aktion “01 - Projektplanung und -auswertung” kann die Struktur eingesehen und verändert werden.

Im Beispiel ist ein Oberprojekt mit drei Unterprojekten, mehreren Arbeitspaketen und Meilensteinen, sowie Ablaufbeziehungen zwischen den Aufgaben angelegt worden. Mit Hilfe der Funktion “Baum ausklappen” kann die gesamte Struktur eingesehen werden:

Anschließend können Änderungen an der Struktur und Neuberechnungen vorgenommen werden.