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4.04.01 Manuelle Projektdefinition mit Hilfe der Projektplanung

Projektstammdaten

Um ein neues Projekt zu definieren, kann entweder im Arbeitsbereich die Funktionalität “Anlegen” mit dem Dokumenttyp “Projekt” ......

... oder die Funktionalität “Neues Projekt” in der Standardansicht ...

... oder in der oberen Menüleiste verwendet werden.

Im folgenden Beispiel wird mit Hilfe der Funktion “Manuelle Projektdefinition” ein Projekt manuell angelegt.

Dieses Projekt soll aus dem Hauptprojekt und zwei Unterprojekten mit diversen Vorgängen bestehen und einige Meilensteine und Sprungfolgen beinhalten.

Zunächst öffnet sich ein neues Dokument vom Typ “Projekt” mit einigen Vorbelegungen.

Anschließend sollte die Projektbezeichnung und der Zeitraum gefüllt werden. Der Planzeitraum ist für jedes Projekt wegen der Ressourcenplanung obligatorisch. Das Projektende muss also immer gefüllt sein!

Der Projektzeitraum (von und bis) kann direkt oder mit Hilfe von (Datums-Controlls) eingegeben werden.

Nach der Definition der Felder des Reiters “Stammblatt” wird auf den Reiter “Beteiligte” gewechselt und die Felder Kontakt, Ansprechpartner und Unit gefüllt. Als Projektmanager wird vom System automatisch der Mitarbeiter eingetragen, der das Projekt erstellt hat, diese Auswahl ist jedoch änderbar und es können auch mehrere Projektmanager zugeordnet werden.

Hier können anhand der Funktionalität “alle verfügbaren Dokumente”, alle Mitarbeiter angezeigt, ...

... ausgewählt und ...

... in der Projektmaske unter Projektteam übernommen werden.

Falls das Projekt extern ist, wird das entsprechende Kennzeichen gesetzt und ein Auftraggeber (siehe auch Maske Kontakte) ausgewählt.

Nach Auswahl des Auftraggebers werden die zum Kontakt gehörenden Ansprechpartner zur Auswahl aus der Datenbank geladen und zur Auswahl angeboten.

Anschließend wird die Unit (Organisationseinheit) des Projektes und der oder des Projektmanager/s bestimmt. Die Auswahl der Projektmanager hat auch Einfluss auf die Berechtigung des Dokumentes. Die Projektleiter der Projekte können i.d.R. nicht auf alle Projekte zugreifen, sondern nur auf die Projekte, für die sie als Projektmanager definiert sind.

Nach der Definition der Felder des Reiters “Beteiligte”, wird auf den Reiter “Portfolio” gewechselt. Hier werden die Priorität, Projektart, Projektwahrscheinlichkeit und weitere Attribute definiert. Die Wahrscheinlichkeit wird beim Vorschlagswesen verwendet und die Attribute dienen als Klassifizierungsmerkmale und können bei Auswertungen als Selektionskriterien verwendet werden.

Im Reiter “Finanzen” werden u.a. die Projektwährung, die Auftragsart und die Kostenstelle (ggf. der Kostenträger) des Projektes definiert und das Dokument abgespeichert.

Nach dem Speichern können alle weiteren Elemente des Projektstrukturplans sowie die Meilensteine und Ablaufbeziehungen in der Projektplanung definiert werden.

Projektstruktur anlegen

Die Projektplanung wird mit der Aktion “Projektplanung und Auswertung” geöffnet:

Die Funktionalität “Projektplanung” basiert auf der Netzplantechnik und soll den Benutzer bei der integrierten Projektplanung innerhalb der Software Projectile unterstützen. Unter der Netzplantechnik versteht man ein Instrument zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten. Grundsätzlich sind dabei die Strukturplanung und Zeitplanung erforderlich.

Der Dialog beinhaltet in der Funktionsleiste eine Funktionalität zum Speichern der Projektdaten und den Reload-Button, ...

... die Buttons für die Vorwärtsberechnung und die Rückwärtsberechnung, ...

... sowie die Buttons für die integrierten Auswertungen im System (Gantt-Diagramm, Projektstrukturplan, eine vereinfachte Netzplanauswertung, ...).

Daneben befindet sich der Button für den erweiterten Modus (Vorgang oder Arbeitspakete anzeigen), die Funktionalität zur Ansicht der Projektplanung und ...

... der Modus der Planung sowie ...

... die Auswahlbox für die Zeiteinheiten der Aufwände.

Unter der Funktionsleiste befindet sich die Option “Mitarbeiterdaten berücksichtigen” für die Vorwärts- und Rückwärtsberechnung. Wenn diese Option genutzt wird, berücksichtigt das System die geplanten Projekt- und Arbeitszeiten der Mitarbeiter.

Dieser Dialog enthält die zwei Datumskomponenten “Projektzeitraum”, die das Start- und Ende-Datum des Projektes kennzeichnen. Diese Eckwerte werden aus den bestehenden Projektdaten übernommen.

Daneben befindet sich eine Auswahlbox für die Sprungfolgen (Ablaufbeziehungen, welche die Anordnung der Arbeitspakete und/oder Meilensteine definieren).

Im unteren Block werden (bei bestehenden Projekten) die Projekte, Teilprojekte, Arbeitspakete und Meilensteine angezeigt oder können neu definiert werden.

Im folgenden Beispiel wird ein Arbeitspaket “Projektleitung” mit dem Plan-Aufwand 5 Pt (Personentage) für das Projekt “Erstellung QM-Modul” geplant.

Nach der Definition wird der Projektplan abgespeichert und auf der rechten Seite des Dialoges werden vom System Funktionalitäten für die Definition von Ablaufbeziehungen bereitgestellt. Diese Spalten dienen zur Definition von Ablaufbeziehungen zwischen den einzelnen Arbeitspaketen und/oder Meilensteinen.

Im nächsten Schritt werden zwei Teilprojekte (Planung, Umsetzung) definiert. Dafür muss die Art des Projektelementes auf “Projekt” gesetzt werden und das Teilprojekt benannt werden (Spalte Bezeichnung).

Nach dem Speichern werden die zwei Teilprojekte angelegt und dem Oberprojekt zugeordnet. Die Zuordnung der Projektelemente geschieht in der Spalte “Projekt”.

Im nächsten Schritt werden drei Arbeitspakete (Konzeption, Spezifikation und Pflichtenheft) sowie ein Meilenstein definiert und in der Spalte “Projekt” dem Teilprojekt Planung zugeordnet. Für die Arbeitspakete werden dabei auch Planaufwände geschätzt.

Nach dem Speichern werden die Arbeitspakete und der Meilenstein in die Struktur eingeordnet.

Anschließend werden die Arbeitspakete und Meilensteine für das zweite Teilprojekt Umsetzung angelegt ...

... und abgespeichert.

Der Projektstrukturplan kann mit der Auswertung “PSP” visualisiert werden.

Der Projektstrukturplan in Projectile stellt die Beziehung des Projektes und der Unterprojekte mit den dazugehörigen Arbeitspaketen dar. Hier werden auch die wichtigsten Plan- und Istwerte der Projektstruktur angezeigt: