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4.09.2 Travel Expenses

Recording

Recording of travel expenses refers to, in the trips document, directly to the definition of the trip and the assignment of the daily expenses and accommodation expenses. Other costs/expenses in connection (with) to the trip (for example journey and return, accommodation cost/expenses or flight costs/expenses) are assigned to the appropriate document or link.

After entering/creating the travel expenses, various fields are pre-set, ...

...the remaining information should be filled out and the trip should be saved.

From the period of time (of) to the trip, The system defines the value for the flat rate/charge (here EUR 96.00) from the time span of the trip.

Trips

Nachdem die Eckwerte der Reise definiert sind, besteht die Möglichkeit, zu dieser Reise Fahrten, mit Hilfe der Funktionalität “Neues Dokument” im Element Fahrten, zu definieren.

Es öffnet sich dann ein neues Dokument vom Typ Fahrt.

Nach der Angabe der Distanz und dem Speichern der Fahrt ...

... wird der Betrag der Reise (Distanz x Km-Satz) berechnet.

Nach dem Schließen der Fahrt wird diese der Reise zugeordnet und erhöht automatisch die Kosten der Reise.

Receipts

Analog können Belege zur Reise (Übernachtung, Flugkosten, Taxi, ...) erfasst ...

... und der Reise zugeordnet werden.

Nach Angabe der Bezeichnung, Kostenart und Betrag wird der Beleg abgespeichert.

Das System ergänzt bei Eingabe des Bruttobetrages automatisch den Nettobetrag und umgekehrt.

Im Beispiel wird ein weiterer Beleg mit Hilfe der Funktionalität “Neues Dokument aus Vorlage” angelegt.

Nach Eingabe aller Werte ...

... wird der Beleg abgespeichert.

Nach dem Schließen der Belege, ...

... werden auch hier die erfassten Kosten im Dokument angezeigt.

Auf dem Reiter “Abrechnung” können Regeln für die externe Abrechnung der Reise definiert werden und die Reise mehreren Projekten zugeordnet werden.

Meals

Im Reiter “Sonstiges” können die steuerlichen Sonderfälle (Übernachtungspauschale, Abzug Mahlzeiten) hinterlegt werden. Diese Daten werden verwendet, wenn in den Hotelkosten oder bei Geschäftsessen Mahlzeiten enthalten sind, die als geldwerter Vorteil von den Verpflegungsmehraufwenden abgezogen werden sollen

Im Beispiel sind in der Hotelrechnung das Frühstück enthalten (4 Übernachtungen).

Nach den Schließen der Maske ...

... wird von den Pauschalen (Verpflegungsmehraufwand) der geldwerte Vorteil abgezogen.

Reisekostenabrechnung

Abschließend kann eine Reisekostenabrechnung vom System ...

... generiert werden.

Reisekostenüberprüfung

Nach der Überprüfung der Reisekosten wird die Reise zur Abrechnung freigegeben.

Die Überprüfung der Reise kann über die Aktion “Prüfstatus setzen” ...

... geschehen oder ...

... mit Hilfe des Überprüfungsworkflows.

Im Beispiel wird ein Mitglied der Gruppe Finance (Julia Müller) ...

... informiert und erhält eine Abstimmung.

In der Workflow-Engine kann im Menüpunkt Abstimmung ...

... die Reise angenommen oder abgelehnt werden.