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5.05 Generate Offer

Generating New Offers

After the planning phase is completed, you can create an offer-header by using the action...

... “Generate new offer”.

This offer-header can be completed and then saved.

Including Positions

Afterwards each item of the offer can be added. At first the working capacities will be included (in terms of jobs). By activating the action “Include jobs“...

... every job for the project (including every sub-project) will be listed. By marking the appropriate items and by activating the action “Include jobs”, selected jobs will be generated as offer positions in the offer. In the example, first all jobs are selected with the function “Toggle select” ...

... and then one job will be unselected. In the example below three jobs are included as positions in the offer.

Next the planning data of the budget administration can also be included in the offer. The planed time/effort of the budget administration builds the basis of the offer preparation and can be displayed through the action “Include budget items”.

The system lists all the budget items for this project, including the sub-projects. By marking the appropriate items and by activating the action “Include budget items”, selected budget items will be generated as offer positions in the offer. In the example below three budgets are included...

Das System listet alle Budgetposten für dieses Projekt, inklusive der Unterprojekte, auf. Durch Markierung der entsprechenden Positionen und durch Aktivierung der Aktion “Budgetposten übernehmen”, werden die ausgewählten Budgetposten als Angebotspositionen in das Angebot generiert. Im Beispiel unten werden zwei Budgets ...

... as positions in the offer.

All positions of the offer can be changed or adjusted manually. This happens when you change the amount field or the external amount field. The associated hourly rate of the relevant job is known by the system and the sum will be updated automatically.

In the example below the third and the sixth job will be changed (in each case to 5Ptf).

Im Beispiel unten werden das dritte und das sechste Arbeitspaket (auf jeweils 5 Pt) abgeändert.

Nach dem Speichern des Angebotes werden die Positionen und der Angebotskopf aktualisiert. Das System verändert dabei automatisch die externen Beträge nach der Preistabelle des Projektes ab und bestimmt den aktuellen Gesamtbetrag des Angebotes.

Printing Offers

Der Angebotsausdruck kann nun mit Hilfe der Standardtextverarbeitung angezeigt und ausgedruckt werden. Dazu wird die Aktion “Angebot drucken (Auswahl Gruppierung)” betätigt.

Im Zwischendialog kann der Ausdruck beeinflusst werden. Hier kann zwischen Ausdruck auf Arbeitspaketebene, gruppiert nach Mitarbeiter, gruppiert nach Teilprojekten (1. Ebene anzeigen), gruppiert nach Tätigkeiten oder als eine Zeile mit Gesamtsumme auf Projektebene gewählt werden.

Das System erzeugt dann eine RTF-Datei die im folgenden Dialog geöffnet oder gespeichert werden kann.

Die Option “Öffnen” öffnet das generierte Angebot im konfigurierten Browser oder der Textverarbeitung.

Including Offers

Wenn die Angebotserstellung abgeschlossen ist, muss das Angebot mit Hilfe der entsprechenden Aktion übernommen werden.

Dabei ändert sich der Angebotsstatus auf “Angebot übernommen” und das Angebot ist schreibgeschützt.

Im Projekt wird dann der Status des Projektes von passiv auf offenes Angebot gesetzt.

Auf dem Budgetreiter wird im Element Angebotswert auch der Nettobetrag des Angebotes übertragen. Analog aktualisiert das System auch bei der Rechnungsstellung das Element Rechnungsbetrag.

Bei Modifikationen am Angebot muss dieses zunächst storniert werden. Anschließend kann ein neues Angebot erzeugt werden, welches automatisch die Vorgängerversion des Angebotes beinhaltet (weitere Informationen finden Sie im Abschnitt 4.4.1).