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2.4.11 Invoice

The invoice form implements issuing invoices in the system. The (outgoing)invoice contains information for example, about the invoice description, project, the person issuing the invoice, the status of the invoice, the work/service interval, the net amount, value-added tax, the total amount, cash discount, the method of payment and invoice date.

Tip: For more on this subject see chapter 4.4.05 Invoicing 4.4.05 Rechnungsstellung.

The form consists of the following elements:

On the “Master Data” tab:

Invoice-ID:_ This field assigns a unique identification number to an invoice, which is automatically defined from the system.

Invoice Number: This alphanumerical field specifies the invoice and is generally used as the invoice number in the invoice document.

Project: In this field the project is selected, for the services rendered and to which an invoice is to be issued. Projects can be defined and modified in the project form. An invoice can be only issued for external and active projects.

Status: This field is determined from the system and specifies the status of the invoice, based on the selected action through the action function. After creating an invoice the status „No Invoice“ is automatically set, when the invoice is included the status „Invoice Included“ is automatically set and after cancelling the invoice „Invoice Cancelled“ is automatically set.

Time Span(from/to): These fields specify the work/service interval for the invoice. With services, the periods are entered in which the billed services of the suppliers are rendered. This information is necessary for the accrual and deferral (Rechnungsabgrenzung) with the income statement (Erfolgsrechnung). If this interval is not filled, the invoice date is used from the system. Furthermore, only the billed services are listed, which were rendered in this time span.

Amount: In this field the net amount of the invoice positions are automatically entered from the system.

Value-Added Tax: In this field the value-added tax which is valid for this invoice is entered through the drop-down box. By default, this field is preset with the valid tax rate from the assigned country used from the configuration form. The value-added tax can be defined and modified in the value-added tax form.

Total Amount: In diesem Feld wird der Bruttobetrag der Rechnung automatisch vom System eingetragen. Dieser Wert ergibt sich aus dem Nettobetrag der Rechnung und der ausgewählten Umsatzsteuer.

Billing Mode: Dieses Feld kennzeichnet die Abrechnungsart für die definierte Rechnung. Derzeit unterstützt Projectile die Abrechnungsarten Rechnung nach Leistung, Abschlußrechnung, Festpreisrechnung und Abschlagsrechnung.

Prepayment Dieses Feld kennzeichnet die prozentuale Höhe des Abschlagsbetrages für die Abschlagsrechnung. Bei der Abrechnungsart “Festpreis” wird dieser Wert mit 100% vorbelegt.

Offer: In diesem Feld kann ein Angebot der Rechnung zugeordnet werden, aus dem die Rechnung hervorgegangen ist. Diese Zuordnung bildet die Grundlage für die Faktura/Budget-Auswertungen des Auswertungsmoduls.

Employee: In diesem Feld kann der Ersteller des Angebotes aus dem Auswahlmenü eingetragen werden. Mitarbeiter können in der Maske Mitarbeiter verwaltet werden.

Invoice Date: Dieses Feld kennzeichnet das Datum der Rechnungsstellung. Standardmäßig wird hier das aktuelle Datum vom System vorbelegt.

Invoice Positions: Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Rechnungspositionen.

Incoming Payment: Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Zahlungseingänge.

On the “Misc” tab:

Contact: Hier werden bei Sammelrechnungen die Kunden vom System übertragen. Eine Sammelrechnung kann mit Hilfe der Aktion “Rechnung aufteilen” bei Projekten mit mehreren Rechnungsempfängern erstellt werden (nicht in der Standardversion enthalten).

Collective Invoice: Dieses Feld enthält bei Sammelrechnungen einen entsprechenden Verweis auf die Sammelrechnung (nicht in der Standardversion enthalten).

Method of Payment: Dieses Feld wird für den Ausdruck der Zahlungsmodalitäten im Rechnungsdokument verwendet.

Rebate: In diesem Feld kann die Minderung des Rechnungsbetrages durch Rabatt definiert werden.

Cash Discount: In diesem Feld kann die Minderung des Rechnungsbetrages durch Skonto definiert werden.

Reason offer is missing: Hier kann als Information der Grund eingegeben werden, weshalb diese Rechnung nicht auf einem gültigen Angebot basiert.

Rate: Das Feld Kurs wird nach Auswahl des Projektes automatisch mit dem gültigen Umrechnungskurs zur Hauswährung (siehe auch Dokumenttyp Konfiguration) vorbelegt. Hier kann nach der Vorbelegung auch ein abweichender Projektkurs (beispielsweise für internationale Projekte, bei denen das Währungsrisiko minimiert werden soll) definiert werden. Die Kurse werden in der Maske Kurse verwaltet.

Original Invoice: Dieses Feld verwaltet die Rechnungsnummer, falls aus einer stornierten Rechnung eine neue Rechnung erzeugt wurde.

Date Billed: Bei der Übernahme der Rechnung wird hier das Datum und die Uhrzeit vom System gesetzt.

Date Cancelled: Bei der Stornierung der Rechnung wird hier das Datum und die Uhrzeit vom System gesetzt.

Comments: Dieses Feld ermöglicht den Eintrag von Bemerkungen zur Rechnung.

The document type contains the following actions:

Include all Expenses/Jobs (auch -Button): Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, alle Arbeitspakete und sonstigen Kosten (Beleg, Fahrt, Reise, Fremdkosten und Fremdrechnungsposition) zur definierten Rechnung anzuzeigen. Nach Betätigung der Aktion öffnet sich ein Dialog mit den für die Abrechnung relevanten Informationen. Nach Auswahl der Arbeitspakete und Kosten werden diese als Rechnungspositionen in die Rechnung übernommen.

Add discount to invoice: Mit Hilfe dieser Aktion kann eine Rabattposition vom System mit dem Wert im Feld Rabatt (Reiter “Sonstiges”) erzeugt werden.

Add dicsount to all positions: Mit Hilfe dieser Aktion kann vom System pro Position ein Rabatt mit dem Wert im Feld Rabatt (Reiter “Sonstiges”) erzeugt werden.

Print invoice (Grouping Dialog) or Print serial letter data source : Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die komplette Rechnung als RTF-Datei zu generieren. Das erzeugte Dokument kann aus dem Browser oder der Standardtextverarbeitung ausgedruckt werden. Alternativ kann auch eine Serienbrieffunktionalität genutzt werden (nicht in der Standardversion enthalten).

Invoice time sheet (Report): Mit dieser Aktion wird eine Auswertung angestoßen, die alle Zeiten der abgerechneten Arbeitspakete und die Kosten auflistet. Bei den Zeiten werden die Änderungen an den Positionen (beispielsweise Änderung von 5 h auf 8 h) berücksichtigt und gleichmäßig auf die Erfassungstage verteilt.

Finalise Invoice: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung in das System zu übernehmen, d.h. eine Rechnung zu fakturieren. Diese Aktion vergibt dann den Status “Rechnung übernommen”. Einmal übernommene Positionen können nicht zur erneuten Abrechnung verwendet werden, da für alle fakturierten Kosten ein entsprechendes Kennzeichen gesetzt wird. Ausnahme: Nach dem Stornieren von Rechnungen werden die Positionen wieder in den Ursprungszustand zurückgesetzt. Arbeitspakte werden, mit Hilfe des Feldes fakturierte Zeit, als teilweise fakturiert gekennzeichnet.

Cancel Invoice: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung zu stornieren. Nach Fehleingaben oder falls Rechnungen vom Kunden nicht oder nur teilweise akzeptiert werden, kann diese Funktion genutzt werden. Hierbei werden alle Rechnungspositionen als nicht abgerechnet betrachtet. Die Rechnung kann dann entweder gelöscht werden oder mit Hilfe der Aktion “Neues Angebot aus Storno” kann dann eine neue Rechnung auf Basis dieser stornierten Rechnung erstellt werden. Der Storno-Vorgang in Projectile entspricht einem “Voll-Storno”, d.h. ein Stornieren einzelner Positionen wird nicht zugelassen.

New invoice out of cancellation: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, aus einer stornierten Rechnung eine neue Rechnung mit identischer Struktur zu erzeugen. Diese Rechnung kann gegebenenfalls modifiziert und fakturiert werden.

Delete Invoice: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung (nach dem Stornieren) zu löschen.

Remove link to original invoice: Diese Funktionalität löscht den Link zum Original-Dokument, falls die Rechnung als Kopie eines “Stornos” erzeugt wurde.

Falls die Funktionalität für Sammelrechnungen implementiert ist, existiert auch die Aktion:

Split invoice (keine Standard-Funktionalität): Mit Hilfe dieser Funktion kann (wenn im Projekt Rechnungsempfänger definiert sind) die Rechnung auf diese Auftraggeber automatisch prozentual aufgeteilt werden. Für die n Auftraggeber werden dann n Rechnungen erzeugt; der Rechnungsbetrag und die Positionen werden dabei prozentual entsprechend der Definition im Projekt aufgeteilt.