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2.4.03 Order Confirmation

The Order Confirmation input mask administers the customer's orders. After an offer has been accepted, the order information can either be directly entered into the project or an order comfirmation can be created. This order confirmation is needed by projects, which are not ordered as offered.

Tip: For more on this subject see chapter 4.4.02 Auftragsverwaltung.

The input mask consists of the following elements:

Order Confirmation: This numerical field assigns a unique number to the header of the order confirmation, which is automatically suggested from the system.

Description: This alphanumerical field specifies the header off the order confirmation and is used as the order number printing the form.

Project: In this field the project is selected, to which an order confirmation should be created. Projects can be defined and modified in the Project input mask. An order confirmation can only be created for an external project.

Status: This field is defined from the system and specifies the status of the order confirmation, based on the selected action through the action function. After creating a new order confirmation, the status is automatically set to “No Order Confirmation”, when including the order confirmation the status is set to “Include Order Confirmation”, and after cancelling the order confirmation the status is set to “Order Confirmation cancelled”.

Net Order Amount: In this field the net amount of the order confermation is automatically entered from the system.

Value-Added Tax: In this field the valid value-added tax for this offer is entered through the select list. By default, this field is preset with the tax rate, which is valid using the assigned country defined in the configuration input mask. The value-added tax can be defined and modified in the value-added tax input mask.

Total: In this field the total amount of the order confirmation is automatically entered by the system.

Employee: In this field the person who created the order confirmation is entered through the selection list. Employees can be administered in the employee input mask.

Date of Order Confirmation: This field specifies the date of the order confirmation. By default, the current date from the system is preset here.

Order Number, Order Date: Hier kann die Bestellnummer und das Bestelldatum des Projektes eingegeben werden. Diese Bestelldaten können für den Rechnungsausdruck verwendet werden. Die Bestellnummer und das Bestelldatum werden vom System automatisch in das Projekt (Reiter “Bestellung”) übertragen, wenn die Auftragsbestätigung übernommen wird.

Original Order: Dieser Dokumentlink verlinkt ggf. auf das letzte gültige Angebot, wenn die Auftragsbestätigung aus einem Angebot erstellt wurde.

Order Confirmation Position: Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Auftragsbestätigungspositionen.

On the “Misc” tab:

Rate: In diesem Feld wird der Kurs zur Hauswährung definiert. Der Kurs wird vom System vorbelegt und kann bei entsprechenden Rahmenbedingungen abgeändert werden.

Responsible Employee: In dieser Mehrfachauswahl können die Mitarbeiter hinterlegt werden, welche die Auftragsbestätigung unterschreiben müssen (Unterschriftsfelder im Ausdruck der Auftragsbestätigung).

Reference: Hier können der Auftragsbestätigung zugehörige Dateien angehängt werden.

Comments: Dieses Feld ermöglicht den Eintrag von Bemerkungen zu einer Auftragsbestätigung .

The document type consists of the following actions:

Include Jobs: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, alle Arbeitspakete zur definierten Auftragsbestätigung anzuzeigen. Nach Betätigung der Aktion öffnet sich die Maske Arbeitspakete mit allen Arbeitspaketen des ausgewählten Projektes. Nach Auswahl der Arbeitspakete werden diese als Positionen in die Auftragsbestätigung übernommen.

Include Budget Items: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, alle Budgetposten zur definierten Auftragsbestätigung anzuzeigen. Nach Betätigung der Aktion öffnet sich die Maske Budget mit allen Posten des ausgewählten Projektes. Nach Auswahl der Daten werden diese als Positionen in die Auftragsbestätigung übernommen.

Include External Services: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, alle im System definierten Fremdleistungen anzuzeigen. Nach Betätigung der Aktion öffnet sich die Maske Fremdleistung mit allen Einträgen. Nach Auswahl der Daten werden diese als Positionen in die Auftragsbestätigung übernommen.

Include Order Confirmation: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Auftragsbestätigung in das System zu übernehmen. Diese Aktion vergibt dann den Status “Auftragsbestätigung übernommen”.

Cancel Order Confirmation: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Auftragsbestätigung zu “stornieren”. Nach Fehleingaben kann diese Funktion genutzt werden, um die Auftragsbestätigung als nicht gültig zu kennzeichnen.

Delete Order Confirmation: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, stornierte Auftragsbestätigung en aus dem System zu löschen. Achtung: Es werden hier auch alle zugehörigen Positionen gelöscht.

Remove Link From Original Order: Diese Funktionalität löscht den Link zum Original-Dokument, falls die Auftragsbestätigung als Kopie eines “Stornos” erzeugt wurde.

Print Order Header: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, das Auftragsbestätigung als RTF-Datei zu generieren. Das erzeugte Dokument kann aus dem Browser oder der Standardtextverarbeitung ausgedruckt werden.