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2.3.06 Receipt

The receipt window administers all receipts in the sysem. Basically, all costs for which receipts exist and costs the employee has made can be recorded and assigned to a project here. Included are the receipts which content-wise belong to travel costs and trip costs. The receipts can be assigned through selecting an already recorded trip and are also displayed with their corresponding cost type in the document type travel. The total amount is calculated through specifing the net amount and the value-added tax (or through entering the total amount of the corresponding net amount. Additonally, the cost type and the receipt date can alos be entered.

Tip: For more on this subject see chapter 4.3.04 Belege erfassen.

The window consists of the following elements:

Receipt: This numerical field specifies the receipt distictly in the system. The receipt number is suggested from the system.

Definition: This alphanumerical field specifies the receipt. As in the example, this field can also use a collection with pre-defined receipt types.

Employee: In this field the employee who entered the receipt is selected. Generally, this field is pre-occupied with the employee's name who logged on to the system. Employees can be administeredin the Employee window.

Project: The field project specifies the project, to which the receipt should be assigened. Projects can be defined and modified in the project window.

Date: Dieses Feld beschreibt das Datum der Belege. Dieser Eintrag wird automatisch vom System mit dem aktuellen Datum vorbelegt.

Rate: Das Feld Kurs wird nach Auswahl einer Belegwährung automatisch mit dem gültigen Umrechnungskurs der Projektwährung zur Hauswährung (siehe auch Dokumenttyp Konfiguration) vorbelegt. Hier kann nach der Vorbelegung auch ein abweichender Kurs für den Beleg (beispielsweise bei Kostenverursachung im Ausland) definiert werden. Die Kurse werden in der Maske Kurs verwaltet.

Cost Type: Dieses Feld kennzeichnet die Kostenart des Beleges. Die Kostenarten können in der Maske Kostenart definiert und geändert werden. Falls ein Beleg mit der Kostenart Reisekosten oder sonstigen Kosten gekennzeichnet ist und einer Reise zugeordnet wird, dann wird der Nettobetrag dieses Beleges auch in der Maske Reise in der gekennzeichneten Kostenart angezeigt. Die Kostenart wird auch als Kriterium für den Plan/Ist-Vergleich in der Fakturaauswertung verwendet.

Payment Method: Dieses Element kennzeichnet die Zahlungsart des Beleges (Firma - Mitarbeiter; bar - Kreditkarte, ...) und kann für die Reisekostenabrechnung verwendet werden.

Travel: Dieses Feld kennzeichnet eine Reise der ein Beleg zugeordnet werden kann. Die Erfassung einer Reise erfolgt in der Maske Reise.

Net Amount: In diesem Feld wird der Nettobetrag des Beleges definiert. Wird der Bruttobetrag und die Umsatzsteuer eingegeben, berechnet das System diesen Wert automatisch.

Amount Foreign Currency: In diesem Feld wird der Nettobetrag des Beleges in einer Fremdwährung definiert. Dieses Feld erfordert die Zuordnung der Währung.

Currency: Dieses Feld kennzeichnet die Währung des Projektes. Standardmäßig wird dieses Feld mit der Währung aus der Maske Konfiguration vorbelegt. Die Währungen können in der Maske Währung definiert und geändert werden.

Value-Added Tax: Durch Auswahl der Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer, wird der Bruttobetrag oder Nettobetrag des Beleges automatisch errechnet. Die Umsatzsteuer kann in der Maske Umsatzsteuer definiert und geändert werden.

Gross Amount: Dieses Feld kennzeichnet den Bruttobetrag des Beleges. Wird der Nettobetrag und die Umsatzsteuer eingegeben, berechnet das System diesen Wert automatisch.

Comment: Dieses Feld ermöglicht die Eingabe von Bemerkungen zu dem Beleg.

Billed: Dieses Element kennzeichnet, ob der Beleg bereits abgerechnet ist. Dieses Kennzeichen wird vom System automatisch gesetzt, wenn der Beleg in eine Rechnung übernommen wird und diese Rechnung fakturiert ist.