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3.11.04 Das Kontaktsystem

Das Kontaktsystem in Projectile besteht aus den Dokumenttypen Kontakt, Ansprechpartner, Aktion und der Kontaktauswertung. Der Dokumenttyp Kontakt verwaltet sämtliche Kontakte der Firma mit deren Ansprechpartner. Kontakte können Kunden, Interessenten, Lieferanten und ähnliches sein. Jedem Kontakt können beliebig viele Ansprechpartner zugewiesen werden. Den Ansprechpartnern können (beispielsweise für die Projektakquise) frei definierbare Aktionen zugeordnet werden.

Kontaktdaten

Der Dokumenttyp Kontakt verwaltet die Geschäftskontakte der Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern.

Bei Neuanlage eines Kontaktes sind einige Felder in der Standardversion von Projectile automatisch vorbelegt, diese können aber vom Benutzer geändert werden. Die vorbelegten Felder sind:

Nummer: Die Kontaktnummer wird vom System vorbelegt, kann aber vom Benutzer geändert werden.

Land: Vorbelegt mit dem Land des Standortes.

Sprache: Vorbelegt mit der Sprache des Standortes.

Währung: Vorbelegt mit der Standardwährung der Firma.

Mussfelder im Kontakt: Nummer, Firmenname, Kategorie, Währung

Dabei kennzeichnet ein sogenanntes Mussfeld (farblich rot gekennzeichnet), dass die Eingabe oder Auswahl eines Wertes in diesem Feld obligatorisch ist.

Besonderheiten

Wenn das Feld Währung gefüllt ist, “überschreibt” die Kundenwährung die Standardwährung aus der Konfiguration. Die Kundenwährung kann allerdings wiederum im Dokumenttyp Projekt von der Projektwährung “überschrieben” werden. Für die Abrechnung der Leistungen ist für das System also zuerst die Projektwährung und dann die Kundenwährung relevant.

Wenn das Feld Externer Verrechnungssatz gefüllt ist, wird für die Abrechnung der Leistung nicht der externe Verrechnungssatz aus dem Dokumenttyp Tätigkeiten herangezogen, sondern dieser Kundensatz. Dieser Verrechnungssatz wird dann für alle Tätigkeiten mit diesem Kunden verwendet. Der Kundenstundensatz kann noch von dem Projektstundensatz im Dokumenttyp Projekt “überschrieben” werden (siehe auch Preisfindung).

Ansprechpartner

Der Dokumenttyp Ansprechpartner verwaltet die Ansprechpartner der Kontakte.

Bei Neuanlage eines Ansprechpartners werden einige Felder automatisch vorbelegt. In der Standardversion von Projectile sind das:

Nummer: Vorbelegt mit einer automatisch vergebenen Nummer.

Kontakt: Vorbelegt mit dem Kontakt der Anlage.

Telefon, Fax: Vorbelegt mit den Werten des Kontaktes.

Adressdaten: Vorbelegt mit den Werten des Kontaktes.

Mussfelder im Ansprechpartner: Nummer, Anrede, Name

Aktionen

Der Dokumenttyp Aktion verwaltet sämtliche Aktionen zum Ansprechpartner einer Firma. Den Ansprechpartnern können frei definierbare Aktionen zugeordnet werden, wie beispielsweise Anruf, Meeting, Präsentation, Kundenpflege.

Bei Neuanlage einer Aktion werden einige Felder automatisch vorbelegt. In der Standardversion von Projectile sind das:

Aktion: Vorbelegt mit einer automatisch vergebenen Nummer.

Kontakt: Vorbelegt mit dem Kontakt, aus dem die Aktion erstellt wird.

Ansprechpartner: Vorbelegt mit dem Ansprechpartner, aus dem die Aktion erstellt wird.

fällig bis: Vorbelegt mit dem aktuellen Datum.

Priorität: Vorbelegt mit “3 - normale Priorität”.

Bearbeiter: Vorbelegt mit dem angemeldeten Benutzer.

Erfasser: Vorbelegt mit dem Benutzer der die Aktion erfasst hat, dieses Feld ist nicht änderbar.

Anlagedatum: Vorbelegt mit dem Datum an dem man die Aktion angelegt hat, Feld nicht änderbar.

Mussfelder: Aktion, Kontakt, Ansprechpartner, fällig bis, Aktionstyp, Bearbeiter, Anlagedatum

Besonderheiten

In der Checkbox “Abgeschlossen”, wird der Bearbeitungsstatus definiert. Aufgaben, die nur erfasst aber noch nicht abgearbeitet sind (beispielsweise Wiedervorlagen), erhalten das Kennzeichen nicht erledigt.

Beispiel Kontaktverwaltung

Im folgenden Beispiel soll ein neuer Kontakt mit mehreren Ansprechpartnern und einigen Aktionen angelegt werden. Zunächst wird über die Aktion “Neues Dokument” im Arbeitsbereich der neue Kontakt angelegt. Zunächst öffnet sich ein neues Dokument vom Typ “Kontakt” mit den oben beschriebenen Vorbelegungen.

Anschließend werden die relevanten Felder des ersten Reiters gefüllt, wie beispielsweise die Bezeichnung 1 (Firmenbezeichnung), das Kundenkürzel und die Kategorie. Die Kategorie ist nicht nur ein Informationsfeld, sondern hat darüber hinaus auch einen funktionellen Charakter. Wird als Kategorie “Kunde” ausgewählt, so steht dieser Kontakt als Auftraggeber für die Projekte oder Rechnungsempfänger für die Verträge zur Verfügung. Wird als Kategorie “Lieferant” ausgewählt, so steht dieser Kontakt als Lieferant für Fremdleistungen und Fremdrechnungen zur Verfügung. Nach der Definition der Felder des Reiters “Stammblatt” wird das Dokument abgespeichert ...

... und auf den Reiter “Marketing” gewechselt. Hier können diverse Klassifizierungen für den Kontakt, beispielsweise vertriebsrelevante Informationen, hinterlegt werden.

Neben der Branche, der Gründung, der Anzahl von Mitarbeitern, des Umsatzes und weiteren Informationen können hier auch die Arten des Erstkontaktes, Partners, Provisionen und Bearbeiters eingegeben werden.

Im Reiter “Vertrieb” können die Verkaufstrichter angelegt werden.

Anschließend wird auf den Reiter “Adresse & Kommunikation” gewechselt. Hier wird dann zunächst die Firmenanschrift des Kontaktes eingegeben und ggf. weitere Adressen mit Hilfe der Funktionalität “Neues Dokument” angelegt.

Hier können jetzt weitere (abweichende) Adressen für den Kontakt definiert werden (hier eine abweichende Fakturaanschrift).

Auf diesem Reiter können auch die Kommunikationsdaten (Telefonnummer, Fax, E-Mailadresse und die URL einer Internetpräsenz) des Kontaktes hinterlegt werden.

Nach dem Speichern werden die Mailadresse und die URL (Webadresse) vom System umgesetzt. Der Link auf die E-Mail-Adresse öffnet den Standard-E-Mail-Client des Benutzers. Der Link auf das Feld WEB öffnet im Standard-Browsers des Benutzers die Webseite des Kontaktes.

Falls das optionale Mailsystem Mailer verwendet wird, kann auch aus der Funktionsleiste der Mailer ...

... mit der entsprechenden E-Mail-Adresse geöffnet werden.

Im Reiter “Finanzen” können für den Kontakt noch die Voreinstellungen für das Fakturamodul hinterlegt werden ...

... und auf dem Reiter “Sonstiges” können unter anderem Kundenbudgets eingetragen werden.

Kontakte können auch weiter unterteilt werden. Im folgenden Beispiel besteht die Firma Beikler AG aus zwei Tochterunternehmen. Mit Hilfe der Funktionalität “Neues Dokument” im Feld “Untergeordneter Kontakt” ...

... wird ein solches Tochterunternehmen oder eine Niederlassung angelegt.

Nach Anlage des ersten untergeordneten Kontaktes wird mit Hilfe der Funktion ...

... “Dokument duplizieren” ein zweiter Kontakt angelegt.

Nach dem Speichern ...

... werden die Masken der untergeordneten Kontakte geschlossen.

Anschließend stehen die untergeordneten Kontakte in der Maske des Kontaktes zur Verfügung.

Anschließend wird ein Ansprechpartner für den Kontakt angelegt. Zunächst aktiviert man die Funktion “Neues Dokument” im Element Ansprechpartner:

Das System erzeugt ein neues Dokument vom Typ “Ansprechpartner” und belegt den Kontakt (und einige Daten aus dem Kontakt) automatisch vor.

Nach dem Ausfüllen der relevanten Felder wird das Dokument gespeichert.

Auf dem Reiter “berufliche Details” kann u.a. das Büro, Vorgesetzte(r), Assistent(in), bekannte Ansprechpartner und “in der Firma seit” eingegeben werden.

Auf dem Reiter “private Details” können private Adressdaten, Geburtstage und Lebenspartner (sowie weitere private Informationen) eingetragen werden.

Auf dem Reiter “Sonstiges” kann der Sperrgrund, Bearbeiter, Firmenzugehörigkeiten und weitere Informationen eingegeben werden.

Ein weiterer Ansprechpartner kann mit Hilfe der Funktionalität “Dokument duplizieren” erzeugt werden. Dadurch wird der Ansprechpartner kopiert und der Benutzer hat die Möglichkeit, die Daten zu verändern.

Nach dem Abspeichern und Schließen ...

... stehen die Ansprechpartner im Dokument zur Verfügung.

...Fortsetzung