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2.04.11 Invoice

The mask Invoice realizes the invoicing in the system. The (outgoing) invoice contains, among other things, information on the invoice description, project, creator, status of the invoice, service interval, net amount, sales tax, total amount, cash discount, billing type and invoice date.

The mask consists of the following elements:

Master Sheet

Basic Informations:

Description: The description of the invoice is stored in this field.

Status: This field is determined by the system and indicates the status of the invoice on the basis of the actions carried out using the “Action” function. When a new invoice is created, it automatically receives the status “No invoice”, when the invoice is transferred, it receives the status “Invoice transferred” and after cancellation, it receives the status “Invoice canceled”.

Project: In this field the project is selected for which services have been performed and for which an invoice should be created. Projects can be defined and changed in the project mask. An invoice can only be created for external and active projects.

Time Period (from/to): These fields indicate the service interval for the invoice. For services, the period in which the billed services were performed is entered here. This information is required for accrual and deferral in the income statement. If this interval is not filled, the system uses the invoice date. In addition, when listing billable services, the system only lists those that were performed in this period.

Net Amount: In this field, the net amount of the invoice is entered. Together with the sales tax, this amount makes the gross amount.

Sales Taxes: In this field, the sales tax applicable to this invoice is entered from the dropdown menu. By default, this field is filled with the tax rate valid in the country assigned to the configuration mask. The VAT can be defined and modified in the sales tax mask.

Gross Amount: In this field, the gross amount of the invoice is automatically entered by the system. This value is calculated from the net amount of the invoice and the selected VAT.

Settlement Type: This field indicates the settlement type for the defined invoice. Projectile currently supports the settlement types invoice by service, final invoice, fixed price invoice and partial invoice.

Budget Billing: This field indicates the percentage of the budget billing amount for the budget billing invoice. For the billing type “fixed price”, this value is preassigned with 100%.

Offer: In this field, an offer can be assigned to the invoice from which the invoice originated. This assignment forms the basis for the faktura/budget Evaluation of the evaluation module.

Order: In this selection field an order can be selected and all other orders assigned to the invoice can be called up and changed.

Invoicing Party: The creator of the offer from the selection menu can be entered in this field. Employees can be managed in the mask employees.

Invoice Date: This field indicates the date of the invoice. The system defaults to the current date.

Comment: This field enables you to enter remarks on the invoice.

Mile Stone: When invoicing from milestones, the milestone is automatically stored here.

Items: This element contains a list of all assigned invoice items.

Incoming Payments: This element contains a list of all assigned incoming payments.

Miscellaneous

Other:

Invoice ID: This field assigns a unique identification number to the invoice, which is automatically assigned by the system.

Original Invoice: This field manages the invoice number if a new invoice was created from a canceled invoice.

Collective Invoice: For collective invoices, this field contains a corresponding reference to the collective invoice (not included in the standard version).

Grouping Option: Das Feld gibt die standardmäßige Gruppierungsoption für den Rechnungsausdruck an.

Modalities:

Discount: In this field, you can define the reduction of the invoice amount by discount.

Deduction of Discount:

Reason Offer Missing: The reason why this invoice is not based on a valid offer can be entered here as information.

Exchange Rate: After selecting the project, the Exchange rate field is automatically filled with the valid exchange rate to the local currency (see also document type Configuration). Here you can also define a different project exchange rate (e.g. for international projects where the currency risk should be minimized). The exchange rates are managed in the exchange rate mask.

Employee Contribution: This is the percentage contribution of the employee in relation to the invoice amount.

Actions

Der Dokumenttyp beinhaltet folgende Aktionen:

Alle Aufwände übernehmen (auch gui5:handbuch:kapitel_1:extend.gif?nolink -Button): Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, alle Arbeitspakete und sonstigen Kosten (Beleg, Fahrt, Reise, Fremdkosten und Fremdrechnungsposition) zur definierten Rechnung anzuzeigen. Nach Betätigung der Aktion öffnet sich ein Dialog mit den für die Abrechnung relevanten Informationen. Nach Auswahl der Arbeitspakete und Kosten werden diese als Rechnungspositionen in die Rechnung übernommen.

Arbeitspakete übernehmen: Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Arbeitspakete als Rechnungsposition übernommen werden.

Belege übernehmen: Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Belege als Rechnungsposition übernommen werden.

Fahrten übernehmen:Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Fahrten als Rechnungsposition übernommen werden.

Reisen übernehmen: Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Reisen als Rechnungsposition übernommen werden.

Fremdkosten übernehmen: Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Fremdkosten als Rechnungsposition übernommen werden.

Eingangsrechnung übernehmen: Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Eingangsrechnungen als Rechnungsposition übernommen werden.

Alle sonstigen Kosten übernehmen: Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen sonstigen Kosten als Rechnungsposition übernommen werden.

Rabatt auf Rechnung: Mit Hilfe dieser Aktion kann eine Rabattposition vom System mit dem Wert im Feld Rabatt (Reiter “Sonstiges”) erzeugt werden.

Rabatt auf alle Positionen: Mit Hilfe dieser Aktion kann vom System pro Position ein Rabatt mit dem Wert im Feld Rabatt (Reiter “Sonstiges”) erzeugt werden.

Mitarbeiterbeiträge setzen: Über diese Aktion kann der prozentuale Beitrag des Mitarbieters in Bezug auf die Rechnungssumme für das Feld Mitarbeiterbeitrag in der Rechnung eingegeben werden.

Nachweise zur Rechnung (Report): Mit dieser Aktion wird eine Auswertung angestoßen, die alle Zeiten der abgerechneten Arbeitspakete und die Kosten auflistet. Bei den Zeiten werden die Änderungen an den Positionen (beispielsweise Änderung von 5 h auf 8 h) berücksichtigt und gleichmäßig auf die Erfassungstage verteilt.

Rechnung fertigstellen: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung in das System zu übernehmen, d.h. eine Rechnung zu fakturieren. Diese Aktion vergibt dann den Status “Rechnung übernommen”. Einmal übernommene Positionen können nicht zur erneuten Abrechnung verwendet werden, da für alle fakturierten Kosten ein entsprechendes Kennzeichen gesetzt wird. Ausnahme: Nach dem Stornieren von Rechnungen werden die Positionen wieder in den Ursprungszustand zurückgesetzt. Arbeitspakte werden, mit Hilfe des Feldes fakturierte Zeit, als teilweise fakturiert gekennzeichnet.

Rechnung stornieren: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung zu stornieren. Nach Fehleingaben oder falls Rechnungen vom Kunden nicht oder nur teilweise akzeptiert werden, kann diese Funktion genutzt werden. Hierbei werden alle Rechnungspositionen als nicht abgerechnet betrachtet. Die Rechnung kann dann entweder gelöscht werden oder mit Hilfe der Aktion “Neues Angebot aus Storno” kann dann eine neue Rechnung auf Basis dieser stornierten Rechnung erstellt werden. Der Storno-Vorgang in Projectile entspricht einem “Voll-Storno”, d.h. ein Stornieren einzelner Positionen wird nicht zugelassen.

Neue Rechnung aus Storno: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, aus einer stornierten Rechnung eine neue Rechnung mit identischer Struktur zu erzeugen. Diese Rechnung kann gegebenenfalls modifiziert und fakturiert werden.

Rechnung löschen: Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung (nach dem Stornieren) zu löschen.

Link zum Original löschen: Diese Funktionalität löscht den Link zum Original-Dokument, falls die Rechnung als Kopie eines “Stornos” erzeugt wurde.

Ressourcen übernehmen: Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Ressourcen (z.B. Beraterkosten) als Rechnungsposition übernommen werden.

Falls die Funktionalität für Sammelrechnungen implementiert ist, existiert auch die Aktion:

Rechnung aufteilen (keine Standard-Funktionalität): Mit Hilfe dieser Funktion kann (wenn im Projekt Rechnungsempfänger definiert sind) die Rechnung auf diese Auftraggeber automatisch prozentual aufgeteilt werden. Für die n Auftraggeber werden dann n Rechnungen erzeugt; der Rechnungsbetrag und die Positionen werden dabei prozentual entsprechend der Definition im Projekt aufgeteilt.