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2.04.09 Incoming Invoice Item

The mask incoming invoice item manages the items of the incoming invoices. It contains information about the project, the net and gross amount of the line item, sales tax, cost element, and whether the line item has already been invoiced.

Master Sheet

Incoming Invoice: This field assigns a unique identification number to the foreign invoice, which is automatically assigned by the system.

Status: This field displays the current status of the A/P invoice.

Item: This field identifies the number of the foreign invoice item using a unique identification number that is automatically preassigned by the system.

Forwarding: This indicator is used to mark an A/P invoice item as billable for A/R invoices.

Description: This field is used to enter the description of the foreign invoice item.

Project: The project for the foreign invoice item is assigned in this field.

Net: This field is used to define the net amount of the foreign invoice line items. If you enter the gross amount and the sales tax, the system calculates this value automatically.

Sales Tax: If you select VAT, the system automatically calculates the gross amount of the line item. The sales tax can be defined and changed in the sales tax mask.

Gross: This field indicates the total amount of the foreign invoice line item. If the net revenue and the sales tax are entered, the system calculates this value automatically.

Cost Type: This field indicates the cost element of the invoice item. The cost types can be defined and changed in the cost type mask.

Budget: This field defines the budget (that is, the cost specification) for the selected item.

Comment: This field allows you to enter remarks regarding the invoice line item.

Work Package

Employee: This field defines the processor of the work package.

Work Package: This element contains the link to the assigned work package.

Actual Effort: The content of this field shows how many hours are to be billed for the work package.

Assigned Plan Effort: This field shows the assigned planned effort for the work package.

Difference: This field calculates the difference between the actual effort and the assigned planned effort.

Hourly Rate: Specifies the value of the external hourly rate.

Article

Number of Articles: The field indicates the number of the item.

Article: The item can be selected in this field. The item description is displayed next.

Miscellaneous

Bestellungsposition: Dieses Feld definiert die Verlinkung zu der Bestellung aus der eine Eingangsrechnung bzw. Eingangsrechnungsposition erzeugt wurde.

Fertigstellungsgrad: Der Betrag der Eingangsrechnungsposition ergibt sich aus dem Produkt der Bestellposition und des Fertigstellungsgrades. (7283)

Externer Betrag (Angebotswert): Ist das Produkt aus der Stundenanzahl des Arbeitspaketes und dem Stundensatz der für das Arbeitspaket in der Eingangsrechungsposition hiterlegt wurde.

Fakturiert: In diesem Feld wird der Haken gesetzt, wenn die Eingangsrechnungsposition in eine Ausgangsrechnung übernommen und fakturiert wurde.

Ausgangsrechnung: Dieses Feld kennzeichnet und verlinkt in die Ausgangsrechnung in die die Eingangsrechnungsposition übernommen wurde.

Prüfstatus: Kennzeichnet den Prüfstatus der Eingangsrechnung. Über die Aktion -Eingangsrechnung überprüfen- wird der Status der Eingangsrechnungsposition auf -Prüfung beantragt- u.a. gesetzt.

Wareneingangspositionen: Durch die Aktion -Eingangsrechnung erzeugen- über eine Bestellung, wird automatisch eine Wareneingangsposition mit Bezeichnung, Artikel, Anzahl, Artikel etc. in der EIngangsrechnungsposition angelegt.

Eingangsrechnungspositionen für den Wareneingang: In diesem Feld werden Wareneingangspositionen angezeigt die bereits ohne Eingangsrechnung des Lieferanten an den Kunden weiterbelastet werden sollen.

Eingangsrechnungspositionen mit der Wareneingangsposition: Gleicht die Eingangsrechungspositionen mit den Wareneingangspositionen ab.

Status der Eingangsrechnung: Wenn eine Eingangsrechnungsposition ohne Lieferschein(Wareneingang) bzw. nur teilweise durch Lieferschein gedeckt ist, ist die Eingangsrechnungposition standardmäßig auf den Status „Geleistete Anzahlung“ gesetzt. Sobald eine Zuordnung (Verlinkung) zur Bestellung besteht. Bei Eingabe eines Wareneingangs kann dieser der Eingangsrechnung nachträglich zugewiesen werden. Wenn der Betrag der Eingangsrechnung mit den zugewiesenen Wareneingängen gedeckt ist, wird der Status auf „übernommen“ gesetzt.

Differenz Wareneingang-Eingangsrechnung: Ist die Summe der Differenz aus dem Wareneingangsbetrag - Betrag der Eingangsrechnung

Actions

The document class contains the following actions:

Check Incoming Invoice: This action starts the workflow for checking the incoming invoice item.

Set Incoming Invoice Item with the Goods Receipt Item: This action allows you to assign a goods receipt item when using goods receipts.

Process List of Good Receipts Items: If goods receipts are used, the list of entries assigned to the item can be processed using this promotion.

Reset Check Status: This separate, rights-assigned action allows you to reset the check status of the goods receipt invoice item directly and without starting the workflow.