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4.2.06 Budgetverwaltung

In der Budgetverwaltung kann ein Budgetposten über eine beliebige Kostenart für ein Projekt definiert werden. Hierbei können interne Budgets (also Kostenvorgaben/Sollkosten) und/oder externe Budgets (Posten, die projektbezogen weiterbelastet werden sollen, wie Reise- oder Fahrtkosten) definiert werden.

Beim Neuanlegen eines Budgetpostens werden einige Felder automatisch vorbelegt. In der Standardversion von Projectile sind das:

Budget: Die eindeutige Kennzeichnung des Budgetpostens wird vom System automatisch vorbelegt.

Projekt: Dieses Feld wird mit dem referenzierten Projekt vorbelegt.

Beginn: Dieses Datum wird mit dem Projektbeginn vorbelegt.

Ende: Dieses Datum wird mit dem Projektende vorbelegt.

Mussfelder: Bezeichnung, Kostenart

Besonderheiten:

Das interne Budget wird als Vorgabe für die internen Projektkosten aufgefasst und bei der ButtomUp-Projektplanung als interne sonstige Kosten in die Projektdefinition überführt (siehe Projekte). Dieser Wert bezieht sich auf den Projektzeitraum.

Das externe Budget wird als Vorgabe für die Rechnungsstellung herangezogen und bei der ButtomUp-Projektplanung als externe Soll-Kosten in die Projektdefinition überführt (siehe Projekte). Dieser Wert bezieht sich auf den Projektzeitraum.

In den Elementen Kumuliert intern und extern, werden die Budgets für den Gesamtzeitraum aufgeführt. Dabei werden die Budgetbeträge, in Abhängigkeit der Periode und dem Periodenzeitraum, berechnet.

Kalkulation und Definition von Budgets

Auf dem Budget- und Finanzreiter im Projekt befinden sich die finanziellen Eckdaten zum Projekt. Die Aufwände beziehen sich zunächst auf die Plandaten der Arbeitspakete (siehe auch Preis- und Kostenfindung). Sonstige Kosten können in der Budgetverwaltung geplant werden.

Im Reiter “Budget” können mit Hilfe der Aktion “Preistabelle aktualisieren” ...

... die Budgets aus den Arbeitspaketen berechnet werden, dabei unterscheidet das System zwischen festangestellten Mitarbeitern (intern) und Freelancern und externen Mitarbeitern (extern).

In der Budgetverwaltung können die sonstigen Budgets verwaltet werden. Im Beispiel werden zwei Budgets für Reisekosten und Externe Berater definiert. Die Reisekosten für das Projekt betragen vermutlich EUR 2.000,00 die komplett an den Kunden weiterbelastet werden sollen. Für externe Berater werden EUR 3.400,00 budgetiert und als Angebotswert für diesen Budgetposten werden EUR 4.500,00 geplant.

Nach dem Speichern werden die Budgets übertragen.

Anschließend werden drei weitere Budgets auf Basis der Artikelverwaltung definiert (1 * Serverversion, 1 * Fakturamodul und 4 * 5 zusätzliche User). Aus der Artikelverwaltung werden die Einkaufs- und Verkaufspreise in die Budgetverwaltung übernommen.

Nach Zuordnung der Kostenart werden auch diese Budgets ...

... abgespeichert. Im Beispiel ist ein internes Budget in Höhe von EUR 8.500,00 und ein geplanter Angebotswert von EUR 22.700,00 definiert worden.

Für die Budgets können auch Lieferanten zugeordnet werden.

Diese Zuordnung wird für die Kontrolle von Eingangsrechnungen benötigt (siehe Abschnitt 2.4.08 Eingangsrechnung).

Abschließend werden im Beispiel noch Zuschläge definiert und die Kalkulation erneut aktualisiert.