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3.2 Projektdaten und Projektplanung

Im Modul Projektdaten können Projektideen verwaltet und Projekte geplant werden. Die Projektideen durchlaufen die Genehmigungen und können bei Freigabe in ein Projekt umgewandelt werden.

In der Maske Projekt werden alle projektbezogenen Daten (Projektstruktur, Meilensteine und Anordnungsbeziehungen) und projektbezogene Trendschätzungen (Fertigstellungsgrade, Trendtermine) verwaltet.

Abbildung 7: Projektmaske

Durch die Verwendung der Projektschablonen können selbst komplexe Projektstrukturen innerhalb weniger Minuten definiert werden. Darüber hinaus unterstützt Sie das System mit Planungsassistenten basierend auf der Netzplantechnik.

Jedes Projekt im System kann aus beliebig vielen Unterprojekten und Hierarchiestufen bestehen. Eine Beschränkung findet nicht statt, größtmögliche Flexibilität im Rahmen der Projektdefinition ist somit garantiert. Das System erlaubt jederzeit die Erweiterung der Projektstruktur, beispielsweise bei Auftragserweiterungen. Es besteht die Möglichkeit, sowohl externe als auch interne Projekte mit Projectile zu verwalten.

Die Definition der untersten Ebene in der Projekthierarchie erfolgt in den Arbeitspaketen. Bei der Festlegung der Arbeitspakete können Prioritäten und Fälligkeitsdaten gesetzt werden. Kritische Trendtermine können so effektiver überwacht werden.

Abbildung 8: Projektplanung mit Hilfe der Netzplantechnik

Sämtliche Projektzeiten werden ausschließlich auf Arbeitspakete gebucht, die dem entsprechenden Projekt oder Unterprojekt zugeordnet sind. Ein wesentlicher Vorteil dieser Vorgehensweise besteht in der verbesserten Güte der Auswertungen. Auf diese Weise erhält der Projektverantwortliche bis auf Mitarbeiter- und Tätigkeitsebene detaillierte Controlling-Übersichten. Darüber hinaus wird durch die Zuordnung einer Aufgabe zu genau einem Mitarbeiter eine schnelle und einfache Zeiterfassung möglich, was wiederum der Benutzerakzeptanz zu Gute kommt.

Im Rahmen der BottomUp-Planung werden alle auf Arbeitspaketebene definierten Planwerte auf Projektebene hochgereicht. Im Zusammenhang mit dem definierten Preismodell werden Ihnen dabei die internen und externen Kosten (Budget aus der Projektarbeit) angezeigt.

Anhand von zugewiesenen Skills und dem Abgleich mit Mitarbeiterqualifikationen und freien Mitarbeiterkapazitäten, macht Ihnen das System auf Wunsch Vorschläge bezüglich der Zusammensetzung des Projektteams.

Abbildung 9: Ressourcenmanagement auf Basis des Skillmanagements

Markante Teilziele im Projektverlauf werden in der Maske Meilenstein definiert. Eine Trenddatumsschätzung hinsichtlich des Erreichens eines Meilensteines, erfolgt über die Maske Deadline. Hierdurch wird dem Projektverantwortlichen im Rahmen der Meilenstein-Trend-Analyse ein verlässliches Frühwarnsystem an die Hand gegeben; zeitliche Verzögerungen im Projektablauf sind so schon frühzeitig erkennbar. Das Email-Be­nach­richtigungs­system erinnert auf Wunsch vor dem Erreichen wichtiger Meilensteintermine.

Projectile bestimmt das Arbeitsbudget aus den eingegebenen Daten der Arbeitspaketdefinition automatisch. Im Rahmen der Budgetplanung (siehe Abbildung 9) werden im nächsten Schritt alle sonstigen Budgetposten geplant; beispielsweise Reise-, Sach- und Fremdkostenbudgets.

Nach der Definition eines Projektes erhalten Sie im Fakturamodul die Möglichkeit, aus den Plandaten der Projektstruktur und den Daten der Budgetverwaltung, Angebote zu erzeugen. Die Angebote werden aus den definierten Projektdaten (Aufwandsschätzung und Budgets) für den entsprechenden Kunden kalkuliert. Die einzelnen Angebotspositionen sind beliebig modifizierbar. Nach der Erstellung können die Angebote ausgedruckt werden (siehe Abbildung 11).

Abbildung 10: Budgetierung/Kalkulation

Abbildung 11: Angebotsverwaltung

Die Maske Auftrag verwaltet die Bestellungen des Kundens. Nach Annahme eines Angebotes, können die Bestelldaten entweder direkt in das Projekt eingeben werden oder eine Auftragsbestätigung angelegt werden. Diese Auftragsbestätigung ist notwendig bei Projekten, die nicht wie angeboten bestellt werden.

Abbildung 12: Auftragsverwaltung