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--- en:handbuch:kapitel_4:4.11.2_aufwandsrechnungen [2009/10/30 16:12]
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-====== 4.11.2 Rechnungsstellung (Fortsetzung) Aufwandsrechnungen ======
+====== 4.11.02 Invoicing (continued): Account of Expenditures ======
-===== Fakturierbare Zeiten =====
+===== Billable Times =====
-Bei der Abrechnungsart Aufwand, wird die Rechnung analog zur Vorgehensweise im Angebot erzeugt. Wenn der Leistungszeitraum (Zeitspanne) gesetzt ist, werden auch nur abrechenbare Leistungen innerhalb des Leistungszeitraums zur Abrechnung angezeigt. Die erbrachte Leistungen werden nicht immer wie erfasst zur Abrechnung freigegeben. Mit Hilfe der Funktionalität "Fakturierbare Zeiten" können die erfassten Zeiten für die Rechnungsstellung in Projectile bewertet werden. Diese Funktionalität wird überwiegend von Projektleitern verwendet, um die Rechnungsstellung vorzubereiten.
+With the billing type time/effort, the invoice is created analog to the procedure in the offer. If the chart period (period of time) is set, only billable efforts within the effort time period are displayed for invoicing. The completed services are not always approved for invoicing as has been recorded. In Projectile, using the action “Billable Time” the recorded time for accounting is assessed. This functionality is used mainly by project managers to prepare the accounting.
+After clicking the action...
-Nach Ausführung der Aktion ...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable1.jpg|}}
-... öffnet sich ein Dialog. Hier werden der Leistungszeitraum, die Projekte und/oder Mitarbeiter die Anzeigeoption (Zeitschnipsel oder Arbeitspaket) und eine Prüfoption ausgewählt. Im folgenden Beispiel wird für den Zeitraum 01.12.2006 bis zum 17.12.2006 für das Projekt 27 QM-Modul jede einzelne ungeprüfte Zeiterfassung angezeigt.
+...a dialog is opened. Here a chart period, projects and/or employee, display options (individual time or sums or jobs) and checking option can be selected. In the following example every unchecked recorded time for Project 3 Introduction Projectile for the time period between 01.10.2009 and 30.10.2009 is displayed.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable2.jpg|}}
-Hier werden das Datum, der Mitarbeiter, die erfasste Zeit, das Arbeitspaket und die Bemerkung angezeigt.
+The date, employee, recorded time, job and notes are displayed here.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable3.jpg|}}
-Im Feld Fakturierbare Zeit können die abrechenbaren Aufwände des Arbeitspaketes unabhängig von der erfassten Zeit eingegeben werden.
+In the field “Billable time“ time/effort of the job can be entered independently from the recorded time.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable4.jpg|}}
-Bereits bearbeitete Zeiteinträge können auf "Geprüft" gesetzt werden. Nach dem Abspeichern werden bei der Rechnungsstellung die fakturierbaren Leistungen zur Weiterbearbeitung verwendet.
+Already arranged time entry can be set to “SetChecked”. After saving,  billable services for invoicing are used for further processing.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable5.jpg|}}
-===== Rechnungsanlage =====
+===== Create Invoice =====
-Nach Anlage der Rechnung ...
+After creating the invoice header...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable6.jpg|}}
-... werden alle abrechenbare Leistungen angezeigt. Durch Aktivierung der Aktion "Alle Aufwände übernehmen" ...
+...all editable time entries are displayed. By using the action “include all expenses“ all expenses are transferred...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable7.jpg|}}
-... werden alle Arbeitspakete für das Projekt (inklusive aller Unterprojekte) und alle Kosten aufgelistet. Da in der Rechnung ein Leistungszeitraum definiert ist, werden hier alle erfassten und/oder als fakturierbar gekennzeichneten Zeiten dieser Aufgaben im Leistungszeitraum angezeigt. Hinter den Aufgaben sind die erfassten bzw. fakturierbaren Stunden, die geplanten und bereits verrechneten Stunden angezeigt. Darüber hinaus werden hier auch alle fakturierbaren Kosten angezeigt.
+...and all jobs for the project (including all sub-projects) and all expenses are listed. Because in the invoice the time period of the expenses are defined, all recorded and/or times marked as billable of these tasks are displayed. Next to these tasks, the recorded and/or billable hours, the planned and already billed hours are displayed. Furthermore, all billable costs are displayed.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable8.jpg|}}
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable9.jpg|}}
-Durch Markierung der entsprechenden Positionen oder mit Hilfe der Funktion "Alles auswählen" ...
+Marking the appropriate position or by using “Select all“...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable10.jpg|}}
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable11.jpg|}}
-... und durch Aktivierung der Aktion "Bestätigen und übernehmen", werden ...
+...and by activating “Confirm and include“, selected...
+...jobs and costs are generated as invoice positions in the invoice. In the example below six jobs and several expense receipts (one receipt, one travel receipt and parts of the trip) are transferred as positions in the invoice.
-... die ausgewählten Arbeitspakete und Kosten als Rechnungspositionen in die Rechnung generiert. Im Beispiel unten werden zwei Arbeitspakete und acht Kostenbelege (eine Fahrt, ein Beleg, die Bestandteile der Reise, die Fremdkosten und eine Eingangsrechnungsposition) als Positionen in die Rechnung übernommen.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable12.jpg|}}
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 {{:en:handbuch:kapitel_5:invoicingbillable13.jpg|}}
-Die so erzeugten Rechnungspositionen können manuell geändert bzw. angepasst werden, in dem man das Feld Anzahl der Positionen oder den Betrag Extern ändert. Der zugehörige Stundensatz des betreffenden Arbeitspaketes ist im System bekannt und die Summe wird automatisch aktualisiert.
+The invoice positions, which are created this way, can be modified and/or adjusted manually or by changing the field ‘number of positions’ or by changing the external amount. The appropriate hourly rate of the corresponding job is known by the system and the total amount is automatically updated.
-Im Beispiel wurden die Stunden des zweiten Arbeitspaketes auf drei Personentage Aufwand modifiziert und die Position 7 für die Übernachtung auf EUR 300,00 abgerundet. Bei der Manipulation der Zeiten werden die externen Beträge automatisch entsprechend dem Preismodell angepasst.
+In the example the hours of the second job on three people-days expenses is modified and the position 7 for accommodation is rounded up to 300,00. By modifying and/or adjusting the times, the external amounts are transferred automatically according to the pricing structure.
-Nach dem Speichern der Rechnung ...
+After saving the invoice...
-... wird der Rechnungsbetrag entsprechend den Positionen angepasst.
+...the invoice amount is adjusted appropriate to the positions.
-===== Rechnungsdruck =====
-Die fertige Rechnung kann nun mit Hilfe eines Internet-Browsers oder der Standardtextverarbeitung angezeigt und ausgedruckt werden. Dazu betätigt man die Aktion Fakturadokument drucken.
+===== Print Invoice =====
-{{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung.gif|}}
+The completed invoice can be displayed and printed by using an internet browser or by using a standard word-processing program. For this purpose activate the action “Print invoice“.
-Im Zwischendialog kann der Ausdruck beeinflusst werden.
+{{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung1.jpg|}}
-Hier kann zwischen Ausdruck auf Arbeitspaketebene, gruppiert nach Mitarbeiter, gruppiert nach Teilprojekten (1. Ebene anzeigen), gruppiert nach Tätigkeiten oder als eine Zeile mit Gesamtsumme auf Projektebene gewählt werden.
 {{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung2.gif|}}
-Das System erzeugt dann eine RTF-Datei die im folgenden Dialog geöffnet oder gespeichert werden kann.
+In the dialog the print-out can be influenced.
+Here you can select the output on the job level between print on job fields, grouped according to employees, according to sub-projects (display 1st level), according to occupations or as a row with the total sum on the project level.
 {{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung3.gif|}}
-Anschließend öffnet sich der konfigurierte Browser oder die Textverarbeitung mit der Rechnung.
+The system then creates an RTF-file, which can be opened or saved in the following dialog.
 {{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung4.gif|}}
-Als Anlage zur Rechnung kann ein Summen- und Einzelnachweis zur Rechnung erzeugt werden.
+Afterwards the configured browser or the word-processing program with the invoice is opened.
+{{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung5.jpg|}}
+As an attachment to the invoice a total or an individual invoice time sheet to the invoice can be created.
-Der Nachweis zur Rechnung basiert auf den fakturierbaren Leistungen und wird in Form eines Reports ...
 {{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung6.gif|}}
-... erzeugt.
+The invoice time sheet of the invoice is based on the billable expenses and is created in terms of...
 {{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung7.gif|}}
-Der Nachweis öffnet sich im Browser oder der Textverarbeitung.
+...a report.
 {{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung8.gif|}}
-===== Rechnungsübernahme =====
+The time sheet opens in the browser or in the word-processing program.
+{{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung9.gif|}}
+===== Transfer Invoice  =====
+Afterwards the invoice can be (transferred) finalized.
+{{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung10.gif|}}
+The invoice gets the status ’invoice billed’ and the invoice including all positions is blocked for changes/manipulations. All positions, which are based on other costs, are specified as billed in the system. With the jobs, the billed period is transferred, so that the jobs, if needed, can be billed repeatedly for partial invoices. When using an interface to the financial accounting, also if necessary, accounting records are created...
-Anschließend kann die Rechnung übernommen werden.
+{{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung11.gif|}}
-Die Rechnung erhält nun den Status Rechnung fakturiert und wird inklusive aller Positionen für Manipulationen gesperrt. Alle Positionen, die auf sonstigen Kosten basieren, werden im System als fakturiert gekennzeichnet. Bei den Arbeitspaketen wird die abgerechnete Dauer übertragen, damit die Arbeitspakete ggf. mehrmals für Teilrechnungen abgerechnet werden können. Bei Einsatz einer Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, werden nach Ausführung der Aktion auch ggf. Buchungssätze erzeugt ...
+...and a document "payment" is created.
-... und ein Dokument Zahlungseingang angelegt.
+{{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung12.gif|}}
-Hier kann bei Zahlungseingang des Kundens für diese Rechnung der Eingang vermerkt werden (auch Teilzahlung). Diese Informationen gehen in die Fakturaauswertung und die Auflistung der offenen Posten ein.
+Here, payment by the customer for this invoice can be noted here (also partial entries). This information is transferred to the assessment chart and to the listing of the open items.
-Rechnungen können natürlich auch storniert werden. Weitere Informationen zu Rechnungsstellungen befinden sich in Abschnitt 4.4.5.
+{{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung13.gif|}}
-... Fortsetzung
+{{:en:handbuch:kapitel_4:rechnung14.gif|}}
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+Invoices can also be canceled, of course. You can find further information about creating invoices in chapter 4.4.5.

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