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--- en:handbuch:kapitel_4:4.09.02_reisekosten [2009/10/22 11:58]
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+[[4.09.01_belege_fahrten_und_fremdkosten|{{|previous}}]] [[en:handbuch:handbuch|{{|Home}}]] [[4.10_eingangsrechnungen_erfassen|{{|next}}]]
-====== 5.09.2 Travel ======
+====== 4.09.02 Travel Expenses ======
 ===== Recording =====
+Recording of travel expenses refers to, in the trips document, directly to the definition of the trip and the assignment of the daily expenses and accommodation expenses. Other costs/expenses in connection (with) to the trip (for example journey and return, accommodation cost/expenses or flight costs/expenses) are assigned to the appropriate document or link.
-Die Erfassung von Reisekosten bezieht sich im Dokument Reise direkt auf die Definition der Reise und die Zuordnung der Tage- und Übernachtungsgelder. Andere Kosten im Zusammenhang mit Reise (beispielsweise Hin- und Rückfahrt, Übernachtungs- oder Flugkosten), werden über die entsprechenden Dokumente oder Verweise zugeordnet.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:travel.gif|}}
- Nach der Anlage werden einige Felder vorbelegt, ...
+After entering/creating the travel expenses, various fields are pre-set, ...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:travel13.gif|}}
- ... die restlichen Informationen ausgefüllt und die Reise abgespeichert.
+...the remaining information should be filled out and the trip should be saved.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:savetravel.gif|}}
-Aus der Zeitspanne der Reise bestimmt das System die Beträge für die Pauschale (hier EUR 96,00).
+The system defines the value for the allowances (here EUR 190.00) from the time span of the trip.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:billing.gif|}}
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 ==== Trips ====
+After the key values of "travel" are defined, it is possible to define trips by using the functionality “New Document” in the element trips.
-Nachdem die Eckwerte der Reise definiert sind, besteht die Möglichkeit, zu dieser Reise Fahrten, mit Hilfe der Funktionalität "Neues Dokument" im Element Fahrten, zu definieren.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:travelreceipt.gif|}}
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 {{:en:handbuch:kapitel_5:trip15.gif|}}
-Es öffnet sich dann ein neues Dokument vom Typ Fahrt.
+A new document of the type trips is opened.
-Nach der Angabe der Distanz und dem Speichern der Fahrt  ...
+After entering the distance and after saving the trip...
-... wird der Betrag der Reise (Distanz x Km-Satz) berechnet.
+...the value of the trip is calculated (distance x Km-rate).
-Nach dem Schließen der Fahrt wird diese der Reise zugeordnet und erhöht automatisch die Kosten der Reise.
+After closing the trip, it is assigned to the travel document and the costs of the trip are automatically increased.
-==== Receipts ====
+==== Receipts ====
-Analog können Belege zur Reise (Übernachtung, Flugkosten, Taxi, ...) erfasst ...
+The documents for the trip (accommodation, airfare, taxi, ...) can be recorded ...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:receipts3.gif|}}
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 {{:en:handbuch:kapitel_5:receipt_taxi.gif|}}
-... und der Reise zugeordnet werden.
+... and assigned to the journey.
-Nach Angabe der Bezeichnung, Kostenart und Betrag wird der Beleg abgespeichert.
+AFter entering the description, cost type and amount, the receipt should then be saved.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:receipt_workshop.gif|}}
-Das System ergänzt bei Eingabe des Bruttobetrages automatisch den Nettobetrag und umgekehrt.
+The system fills in the net amount automatically after the total amount has been entered and vice versa.
-Im Beispiel wird ein weiterer Beleg mit Hilfe der Funktionalität "Neues Dokument aus Vorlage" angelegt.
+In the example, another receipt is created by using the functionality "Create new Document from the template".
 {{:en:handbuch:kapitel_5:creattemplete.gif|}}
-Nach Eingabe aller Werte ...
+After entering all values ...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:amount_total.gif|}}
-... wird der Beleg abgespeichert.
+... the receipt should be saved.
-Nach dem Schließen der Belege, ...
+After closing of the receipts...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:receipt4.gif|}}
-... werden auch hier die erfassten Kosten im Dokument angezeigt.
+...the recorded costs are also displayed here in the document.
-Auf dem Reiter "Abrechnung" können Regeln für die externe Abrechnung der Reise definiert werden und die Reise mehreren Projekten zugeordnet werden.
+On the "Billing", tab, rules for the external billing of the trip can be defined and the trip can be assigned to several projects.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:billing_travel.gif|}}
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 ==== Meals ====
+On the "Misc" tab, the fiscal exceptions (accommodation flat rate, deduction of meals) can be stored. This data is used, if in the hotel expenses or if in the business lunch/dinner, meals are included, which will be deducted as a non-cash benefit from the meal additional expenditure.
-Im Reiter "Sonstiges" können die steuerlichen Sonderfälle (Übernachtungspauschale, Abzug Mahlzeiten) hinterlegt werden. Diese Daten werden verwendet, wenn in den Hotelkosten oder bei Geschäftsessen Mahlzeiten enthalten sind, die als geldwerter Vorteil von den Verpflegungsmehraufwenden abgezogen werden sollen
+In the example the hotel bill contains breakfast (2 accommodations).
-Im Beispiel sind in der Hotelrechnung das Frühstück enthalten (4 Übernachtungen).
+After closing the form ...
-Nach den Schließen der Maske ...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:misc-travel1.gif|}}
-... wird von den Pauschalen (Verpflegungsmehraufwand) der geldwerte Vorteil abgezogen.
+...the non-cash benefit will be deducted from the flat rate (meal allowances).
 {{:en:handbuch:kapitel_5:billing_travel.gif|}}
-===== Reisekostenabrechnung =====
+===== Travel Expense Billing =====
+Afterwards traveling-expenses billing can be...
-Abschließend kann eine Reisekostenabrechnung vom System ...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:printing.gif|}}
-... generiert werden.
+...generated by the system.
 {{:en:handbuch:kapitel_5:fileset_print.gif|}}
+{{:en:handbuch:kapitel_5:travelexpenses.jpg|}}
-{{:handbuch:kapitel_5:2009-07-09_152209.jpg|}}
-===== Reisekostenüberprüfung =====
+===== Traveling Expenses inspection =====
-Nach der Überprüfung der Reisekosten wird die Reise zur Abrechnung freigegeben.
+After the inspection of the traveling expenses, the trip is approved for billing (accounting).
-Die Überprüfung der Reise kann über die Aktion "Prüfstatus setzen" ...
+The inspection of the trip can be set by using the action "Set inspection status"...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:set_status1.gif|}}
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 {{:en:handbuch:kapitel_5:set_confirmed.gif|}}
-... geschehen oder ...
-{{:handbuch:kapitel_5:2009-07-09_152046.jpg|}}
+... or ...
 {{:en:handbuch:kapitel_5:request_travel.gif|}}
-... mit Hilfe des Überprüfungsworkflows.
+... using confirmation-workflow.
-Im Beispiel wird ein Mitglied der Gruppe Finance (Julia Müller)  ...
-{{:handbuch:kapitel_5:2009-07-09_152342.jpg|}}
+In the example, a member of the group Finance (Timothy Jones)...
-... informiert und erhält eine Abstimmung.
+{{:en:handbuch:kapitel_5:ballots2.gif|}}
-In der Workflow-Engine kann im Menüpunkt Abstimmung ...
+...is informed and receives a voting.
-{{:handbuch:kapitel_5:2009-07-09_152404.jpg|}}
+In the Workflow-Engine in the menu item “vote”...
-... die Reise angenommen oder abgelehnt werden.
+{{:en:handbuch:kapitel_5:vote_agree.gif|}}
-{{:handbuch:kapitel_5:2009-07-09_152441.jpg|}}
+...the trip can be approved or refused.
+{{:en:handbuch:kapitel_5:travel_checked.gif|}}

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