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-====== 4.1.01 System Data Administration (continued - Fixed Timed Action) ======
+====== 3.11.01 System Data Administration (continued - Fixed Timed Action) ======
 ===== Timed Action =====
-In the document type timed action the system services are administered for periodical actions in Projectile. Here, system processes as charts, data exchange, reminders, status reports or invoicing can be automated. These functions are accessable for certain user groups from the system and can be time controlled from the administrator.
+In the document type timed action the system services are administered for periodical actions in Projectile. Here, system processes as charts, data exchange, reminders, status reports or invoicing can be automated. These functions are accessible for certain user groups from the system and can be time controlled from the administrator.
-Im Dokumenttyp Zeitdienst werden die Systemdienste für periodische Aktionen in Projectile verwaltet. Hier können Systemabläufe, wie Auswertungen, Datenaustausch, Erinnerungen, Statusberichte oder Rechnungsstellungen, automatisiert werden. Diese Funktionen werden vom System für bestimmte Benutzergruppen zur Verfügung gestellt und können vom Administrator zeitlich gesteuert werden.
+{{:en:handbuch:kapitel_3:system_data_admin3.jpg|}}
-{{:handbuch:kapitel_4:screenshots:zeitdienst1.gif?direct}}
+===== Defining Fixed Timed Actions =====
-===== Definition fester Zeitdienste =====
+First a new document of the type timed actions ...
+{{:en:handbuch:kapitel_3:system_data_admin4.jpg|}}
-Zunächst wird ein neues Dokument vom Typ Zeitdienst ...
+... is created.
-{{:handbuch:kapitel_4:praxis:4-001.gif?direct}}
+{{:en:handbuch:kapitel_3:system_data_admin5.jpg|}}
-... geöffnet.
+Then the description field is filled out and an option is selected.
-{{:handbuch:kapitel_4:praxis:4-002.gif?direct}}
+{{:en:handbuch:kapitel_3:system_data_admin6.jpg|}}
-Dann werden die Felder Zeitdienst und Bezeichnung gefüllt und eine Option ausgewählt.
+In the example the option reminder invoiceheader is selected. This timed action sends an e-mail when a pre-configured invoice (for example from contracts) is due for invoicing.
-{{:handbuch:kapitel_4:praxis:4-003.gif?direct}}
+Then the recipients for the timed action is determined (here all users of the global group manager)
-Im Beispiel wird die Option Erinnerung Rechnung ausgewählt. Dieser Zeitdienst versendet eine Mail, wenn eine vorkonfigurierte Rechnung (beispielsweise aus Verträgen) zur Rechnungsstellung fällig ist.
+{{:en:handbuch:kapitel_3:system_data_admin7.jpg|}}
-Dann werden die Empfänger des Zeitdienstes bestimmt (hier alle Benutzer der globalen Gruppe Manager ...
+... and also the employees Jane Conner and Timothy Jones). Individual employees as well as groups can be defined as recipients for the timed action.
+{{:en:handbuch:kapitel_3:system_data_admin8.jpg|}}
-{{:handbuch:kapitel_4:praxis:4-004.gif?direct}}
+The parameters of the timed actions are defined ...
-... sowie die Mitarbeiter Batzeck und Müller). Es können sowohl einzelne Mitarbeiter als auch Gruppen als Empfänger des Zeitdienstes definiert werden.
+{{:en:handbuch:kapitel_3:system_data_admin9.jpg|}}
+... and then saved.
-{{:handbuch:kapitel_4:praxis:4-005.gif?direct}}
-Auf dem Reiter Sonstiges ...
-{{:handbuch:kapitel_4:praxis:4-006.gif?direct}}
-... werden jetzt die Parameter des Zeitdienstes definiert und der Zeitdienst abgespeichert.
 {{:handbuch:kapitel_4:praxis:4-007.gif?direct}}
-Um den Zeitdienst sofort zu testen, kann die Aktion "Jetzt Ausführen" verwendet werden. Diese Aktion erzwingt die sofortige Ausführung des Zeitdienstes.
+The timed action can be tested immediately, using the action "perform now". This action forces an immediate performance of the timed action.
+{{:en:handbuch:kapitel_3:system_data_admin10.jpg|}}
-{{:handbuch:kapitel_4:praxis:4-008.gif?direct}}
+The recipient groups receive the results of the timed action through an e-mail:
-Als Ergebnis des Zeitdienstes erhalten die Empfängergruppen eine Mail:
+{{:handbuch:kapitel_4:praxis:4-009.gif?direct}}
-{{:handbuch:kapitel_4:praxis:4-009.gif?direct}}
+If the e-mail is not sent (an appropriate entry is written in the log file) there are the following errors:\\
-Falls die Mail nicht versendet wird (ein entsprechender Eintrag wird auch in die Logdatei geschrieben) gibt es folgende Fehlerquellen:\\
+   - recipient of the timed action has no e-mail address in the master data (document employee),
+   - the mail server in not entered in the administration tool (see also system default in the administration guide),
+   - the mail server is not available from the Projectile server.
-  - Empfänger des Zeitdienstes haben keinen Email-Adresse in den Stammdaten (Dokument Mitarbeiter),
+At this time the following timed actions are implemented in Projectile:\\
-  - Der Mailserver ist nicht oder falsch im Administrationstool eingetragen (siehe auch im Administrationsleitfaden unter System_Default),
-  - Der Mailserver ist vom Projectile-Server nicht erreichbar.
-Derzeit sind folgende Zeitdienste in Projectile implementiert:\\
-^ Nr.  ^  Zeitdienst  ^  Erläuterung  ^
+^ No.  ^  Timed Action  ^  Explanation  ^
-|  1  |  Erinnerung  |  Betreff und Text aus dem Zeitdienstdokument wird an den Empfänger versendet. Ansonsten keine weiteren Aktionen.  |
+|  1  |  Reminder  |  Subject and text from the timed action are sent to the recipient. Otherwise, no other actions.  |
-|  2  |  Erinnerung Arbeitspakete: Stoppuhr läuft  |  Dieser Zeitdienst findet alle Zeiteinträge für Arbeitspakete, bei denen kein 'Ende' im TimeTracker gesetzt ist. Der Zeitraum der Betrachtung ist bis (einschließlich) gestern. Die Mail geht an die eingetragene Empfänger, sowie den jeweiligen Bearbeiter des Arbeitspaketes.  |
+|  2  |  Reminder jobs: Stop watch is running   |  The timed action finds all time entries for the jobs, for which no "end" is set in TimeTracker. The viewing time span is until (including) yesterday. The e-mail is sent to the entered recipient and to the appropriate employee working on the job.  |
-|  3  |  Erinnerung Geburtstag  |  Ermittelt alle aktiven Mitarbeiter, die heute + n (Modifikator) Tage (einzustellen in den Zusatzinformationen) Geburtstag haben. Dieser Zeitdienst sendet eine Mail an die eingetragenen Empfänger, wie viele Tage es bis (auch seit, wenn Modifikator < 0 ) zum Geburtstag des Mitarbeiters vergehen.  |
+|  3  |  Reminder Birthday   |  Determines all active employees, who have birthday today + n (modifying factor) days (can be set in additional information). This timed action sends an e-mail to the entered recipient, with how many days until the birthday of the employee are remaining (or since the birthday, if modifying factor).  |
-|  4  |  Erinnerung Meilensteine  |  Dieser Zeitdienst erinnert die jeweiligen Projektteams und den im Zeitdienst eingetragenen Empfänger über die Meilensteintermine ihrer aktiven Projekte. Diese Mail wird genau eine Woche vor der Fälligkeit eines Meilensteines versendet.  |
+|  4  |  Reminder Milestones  | This timed action reminds the appropriate project team and the recipient entered in the timed action of the milestone deadlines of the active projects.  This e-mail is sent exactly one week before the due date of the milestone.  |
-|  5  |  Erinnerung Offene Posten  |  Dieser Zeitdienst sucht alle Zahlungseingänge/-ausgänge übernommener (Fremd-) Rechnungen; wenn der ein-/ausgegangene Betrag < dem Betrag der (Fremd-) Rechnung ist, so wird an die eingetragenen Empfänger eine Mail mit der (Fremd-) Rechnung, dem erwarteten Betrag, dem eingegangenen Betrag, sowie der Differenz geschickt.  |
+|  5  |  Reminder   Offene Posten  |  This timed action searches all incoming payments and outgoing payments from included (foreign) invoices; if the incoming or outgoing amount < the amount of the (foreign) invoice, the entered recipient receives an e-mail with the (foreign) invoice, the expected amount, the amount paid and the difference.  |
-|  6  |  Erinnerung Rechnung  |  Dieser Zeitdienst versendet eine Mail an eingetragene Empfänger mit einer Auflistung, welche Rechnungen noch nicht übernommen wurden.  |
+|  6  |  Reminder Invoice  |  This timed action sends an e-mail to the entered recipient with a list, which invoice has not been included yet.  |
-|  7  |  Erinnerung Vertragsende  |  Dieser Zeitdienst überprüft alle Verträge (nicht Mitarbeiterverträge) und meldet alle Verträge, die in genau(!) einer im Vertrag eingetragenen Periode enden, an eingetragene Empfänger. Die Periode des Zeitdienstes sollte deshalb täglich sein!  |
+|  7  |  Reminder contract expires  |  This timed action checks all contracts (not employee contracts) and sends all contracts, which expire in exactly(!) one entered period in the contract, to the entered recipients. The periods of the timed action should therefore be daily!  |
-|  8  |  Erinnerung Zeiterfassung  |  Dieser Zeitdienst überprüft der Arbeitszeiterfassung aller aktiven Mitarbeiter. Zeitraum: wenn die Zusatzinformationen gefüllt sind, von <Start> bis <Ende>, wobei diese Werte folgendermaßen ermittelt werden: <Start> : eingetragener Wert im Feld „Start“, in den Zusatzinformationen, wenn kein Wert hinterlegt ist, geht der Zeitdienst von dem Inhalt im Feld „Erster Dienst“ aus. Liegt das Datum in „Erster Dienst“ vor dem Einstellungsdatum im Mitarbeiter, wird das Mitarbeitereinstellungsdatum genommen. <Ende>: eingetragener Wert im Feld „Ende“, in den Zusatzinformationen, wenn das Feld leer ist, wird bis Gestern geprüft. Die Mail geht an die eingetragene Empfänger.  |
+|  8  |  Reminder Time Entry  |  This timed action tests the working time entries of all active employees. Time span: if the additional information is filled out, from start to end, these values are determined as follows: <Start>: entered value in the fields "start", in the additional information, if no value is stored the timed action uses the contents of the field "first occurrence". If the date in "first occurrence" is before the entry date of the employee,  the employees entry date is used. <End>: entered field in the field "end", in the additional information, if the field is empty until yesterday is checked. The e-mail is sent to the entered recipient.  |
-|  9  |  Erinnerung Zeiterfassung an Mitarbeiter  |  Dieser Zeitdienst überprüft der Zeiterfassung aller aktiven Mitarbeiter: von <Start> bis <Ende>, wobei diese Werte folgendermaßen ermittelt werden: <Start>: eingetragener Wert im „Start“ in den Zusatzinformationen, wenn dies leer ist, Wert aus „Erster Lauf“, aber nicht vor Vertragsbeginn!  <Ende>: eingetragener Wert im „Ende“ in den Zusatzinformationen, wenn dies leer ist, wird bis einschließlich gestern kontrolliert. Die Mail geht an die eingetragene Empfänger, sowie den jeweiligen Mitarbeiter.  |
+|  9  |  Reminder Time Entry Employee   |  This timed action checks the time entry of all active employees: from <start> to <end>, these values are determined as follows: <Start>: entered value in "start" in the additional information, if the field is empty the value from "first occurrence" is used, but not before contract begin! <End>: entered value in <end> in the additional information, if this field is empty, it will be controlled until (including) yesterday. The mail is sent to the entered recipient and to the appropriate recipient.  |
-|  10  |  Erinnerung neue Rechnung für Vertrag  |  Dieser Zeitdienst überprüft alle Verträge, deren Zeitraum den aktuellen Tag beinhaltet; wenn bei dem Vertrag keine Rechnung eingetragen ist, die ebenfalls den aktuellen Tag beinhaltet, so wird eine Mail an die eingetragenen Empfänger geschickt.  |
+|  10  |  Reminder New Invoice for Contract  |  This timed action checks all contracts, in which the time span contains the current date; if no invoice is entered with the contract, which also contains the current day, an e-mail is sent to the entered recipient.  |
-|  11  |  Export nach Notes  |  Erweitert die Notes-Schnittstellendatei, um die in Projectile erfassten Vorgänge; kein E-Mailversand.  |
+|  11  |  Export Notes  |  Expands the notes-interface file of the entered processes in Projectile; no e-mails are sent.  |
-|  12  |  Javascript  |  Dieser Zeitdienst führt das angegebene Javascript aus.  |
+|  12  |  Javascript  |  This timed action performs the indicated  Javascript.  |
-|  13  |  Mitarbeiter Zeitkonten buchen  |  Dieser Zeitdienst bucht die Zeitkonten aller aktiven Mitarbeiter zum letzten des Vor-Vormonats; kein E-Mailversand.  |
+|  13  |  Book Employee Time Accounts  |  This timed action posts the time accounts of all active employees to the last day of the pre-previous month; no e-mails are sent.  |
-|  14  |  Mitarbeiter Zeitkonten prüfen  |  Dieser Zeitdienst überprüft Gleitzeit, Urlaub und Sonderzeit der aktiven Mitarbeiter; wenn der Kontostand für <Gestern> unter den erlaubten Wert fällt, oder kein Vertrag für den Mitarbeiter gefunden wurde, werden die eingetragenen Benutzer informiert.  |
+|  14  |  Check Employee Time Accounts  | This timed action checks the flexible time, vacation and special time for the active employee; if the balance account for <yesterday> is lower than the allowed value or no contract for the employee has been found, the entered users are informed.  |
-|  15  |  Warnung bei Überbeanspruchung  der Ressource  |  Dieser Zeitdienst läuft über die in den Zusatzinformationen eingetragenen Projekte, sowie deren Unterprojekte: überprüft (optional) Ist-Zeit, interner Aufwand, externer Aufwand (alle 3 Felder aus den Zusatzinformationen) und sendet bei Überschreitung eines der Grenzwerte eine E-Mail an eingetragene Empfänger.  |
+|  15  |  Warnung bei Überbeanspruchung  der Ressource  |  This timed action checks the entered project in the additional information, as well as their sub-projects: checks (optionally) the actual time, internal time/effort, external time/effort (all 3 fields from the additional information) and send an e-mail to the entered recipient when the limit has been exceeded.  |
-|  16  |  Projektstatus  |  Dieser Zeitdienst läuft über aktive Topprojekte und sendet Projektstatusbericht an eingetragene Empfänger.  |
+|  16  |  Project Status  |  This timed action checks the active top projects and sends the project status report to the entered recipient.  |
-|  17  |  Rechnungserstellung  |  Dieser Zeitdienst ermöglicht eine automatisierte Erstellen von Rechnungen nach Vorlage („Rechnungserstellung“ im Projekt ) ohne Emailversand.  |
+|  17  |  Create Invoice  |  This timed action creates automated invoices using templates ("invoicing" in project). No  e-mail is sent.  |
-|  18  |  Warnung Arbeitspaket Enddatum  |  Dieser Zeitdienst läuft über alle Arbeitspaket ohne Projekt oder mit aktivem-/vorleistungs- Projekt, deren Plan-Ende vor dem aktuellen tag (+ Modifikator-Tage in Zusatzinformationen ) liegt, die kein Ist-Ende eingetragen haben. Dieser Zeitdienst sendet eine Mail an die eingetragene Empfänger.  |
+|  18  |  Warnung Job Date  |  This timed action checks all jobs without projects or with active projects or advanced effort projects, where the planned end is before the current day (+ modifying value-days in the additional information), where no actual end is entered. This timed action sends an e-mail to the entered recipient.  |
-|  19  |  Warnung Plan/Ist-Zeiten  |  Dieser Zeitdienst listet alle Arbeitspakete auf, bei denen die erfasste Zeit den Plan-Aufwand übersteigt. Verschickt eine Mail an die eingetragenen Projektmanager, der betroffenen Projekte.  |
+|  19  |  Warnung Job Times  |  This timed action lists all jobs in which the entered times exceed the planned time/effort. An e-mail is sent to the entered project manager of the corresponding project.  |
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