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en:handbuch:kapitel_2:2.4.11_rechnung
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| - | ====== 2.4.11 Invoice ====== | + | ====== 2.04.11 Invoice ====== |
| - | The invoice form implements issuing invoices in the system. The (outgoing)invoice contains information for example, about the invoice description, project, the person issuing the invoice, the status of the invoice, the work/service interval, the net amount, value-added tax, the total amount, cash discount, the method of payment and invoice date. | + | The **Invoice** form implements issuing invoices in the system. The (outgoing)invoice contains information for example, about the invoice description, project, the person issuing the invoice, the status of the invoice, the work/service interval, the net amount, value-added tax, the total amount, cash discount, the method of payment and invoice date. |
| - | **Tip:** For more on this subject see chapter [[4.4.05 Invoicing]] [[4.4.05 Rechnungsstellung]]. | + | {{:en:handbuch:kapitel_2:invoice_header1.png|}} |
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| - | {{:handbuch:kapitel_2:rechnung1.gif?direct}} | + | |
| The form consists of the following elements: | The form consists of the following elements: | ||
| - | On the "Master Data" tab: | + | On the "Master data" tab: |
| * **Invoice-ID:_** This field assigns a unique identification number to an invoice, which is automatically defined from the system. | * **Invoice-ID:_** This field assigns a unique identification number to an invoice, which is automatically defined from the system. | ||
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| * **Project:** In this field the project is selected, for the services rendered and to which an invoice is to be issued. Projects can be defined and modified in the project form. An invoice can be only issued for external and active projects. | * **Project:** In this field the project is selected, for the services rendered and to which an invoice is to be issued. Projects can be defined and modified in the project form. An invoice can be only issued for external and active projects. | ||
| * **Status:** This field is determined from the system and specifies the status of the invoice, based on the selected action through the action function. After creating an invoice the status „No Invoice“ is automatically set, when the invoice is included the status „Invoice Included“ is automatically set and after cancelling the invoice „Invoice Cancelled“ is automatically set. | * **Status:** This field is determined from the system and specifies the status of the invoice, based on the selected action through the action function. After creating an invoice the status „No Invoice“ is automatically set, when the invoice is included the status „Invoice Included“ is automatically set and after cancelling the invoice „Invoice Cancelled“ is automatically set. | ||
| - | * **Time Span(from/to):** These fields specify the work/service interval for the invoice. With services, the periods are entered in which the billed services of the suppliers are rendered. This information is necessary for the accrual and deferral (Rechnungsabgrenzung) with the income statement (Erfolgsrechnung). If this interval is not filled, the invoice date is used from the system. Furthermore, only the billed services are listed, which were rendered in this time span. | + | * **Time Span(from/to):** These fields specify the work/service interval for the invoice. With services, the periods are entered in which the billed services of the suppliers are rendered. This information is necessary for the accrual and deferral with the income statement. If this interval is not filled, the invoice date is used from the system. Furthermore, only the billed services are listed, which were rendered in this time span. |
| * **Amount:** In this field the net amount of the invoice positions are automatically entered from the system. | * **Amount:** In this field the net amount of the invoice positions are automatically entered from the system. | ||
| - | * **Value-Added Tax:** In this field the value-added tax which is valid for this invoice is entered through the drop-down box. By default, this field is preset with the valid tax rate from the assigned country used from the configuration form. The value-added tax can be defined and modified in the value-added tax form. | + | * **Value-Added Tax:** In this field the value-added tax which is valid for this invoice is entered through the drop-down list. By default, this field is pre-set with the valid tax rate from the assigned country used from the configuration form. The value-added tax can be defined and modified in the value-added tax form. |
| - | * **Total Amount:** In diesem Feld wird der Bruttobetrag der Rechnung automatisch vom System eingetragen. Dieser Wert ergibt sich aus dem Nettobetrag der Rechnung und der ausgewählten Umsatzsteuer. | + | * **Total Amount:** In this field the total amount of the invoice is automatically entered by the system. This value is determined by the net amount of the invoice and the selected value-added tax. |
| - | * **Billing Mode:** Dieses Feld kennzeichnet die Abrechnungsart für die definierte Rechnung. Derzeit unterstützt Projectile die Abrechnungsarten Rechnung nach Leistung, Abschlußrechnung, Festpreisrechnung und Abschlagsrechnung. | + | * **Billing Mode:** This field specifies the type of billing for the defined invoice. Currently Projectile supports the billing modes Service, final account, fixed and partial. |
| - | * **Prepayment** Dieses Feld kennzeichnet die prozentuale Höhe des Abschlagsbetrages für die Abschlagsrechnung. Bei der Abrechnungsart "Festpreis" wird dieser Wert mit 100% vorbelegt. | + | * **Prepayment** This field specifies the percental amount of the prepayment amount for the advance payment invoice. When billing mode "fixed" is selected this value is pre-set with 100%. |
| - | * **Offer:** In diesem Feld kann ein Angebot der Rechnung zugeordnet werden, aus dem die Rechnung hervorgegangen ist. Diese Zuordnung bildet die Grundlage für die Faktura/Budget-Auswertungen des Auswertungsmoduls. | + | * **Offer:** In this field an offer can be assigned to the invoice, through which the invoice was generated. This assignment is the basis for the invoicing/budget chart from the chart module. |
| - | * **Employee:** In diesem Feld kann der Ersteller des Angebotes aus dem Auswahlmenü eingetragen werden. Mitarbeiter können in der Maske Mitarbeiter verwaltet werden. | + | * **Employee:** In this field the the person who prepared the offer can be entered through the drop-down list. Employees can be administered in the employee form. |
| - | * **Invoice Date:** Dieses Feld kennzeichnet das Datum der Rechnungsstellung. Standardmäßig wird hier das aktuelle Datum vom System vorbelegt. | + | * **Invoice Date:** This field specifies the date of issuing the invoice. By default, the current date is pre-set through the system. |
| - | * **Invoice Positions:** Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Rechnungspositionen. | + | * **Invoice Positions:** This element consists of a list of all assigned invoice positions. |
| - | * **Incoming Payment:** Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Zahlungseingänge. | + | * **Incoming Payment:** This element consists of a list of all assigned incoming payments. |
| - | {{:handbuch:kapitel_2:rechnung2.gif?direct}} | + | {{:en:handbuch:kapitel_2:invoice_header2.png|}} |
| On the "Misc" tab: | On the "Misc" tab: | ||
| - | * **Contact:** Hier werden bei Sammelrechnungen die Kunden vom System übertragen. Eine Sammelrechnung kann mit Hilfe der Aktion "Rechnung aufteilen" bei Projekten mit mehreren Rechnungsempfängern erstellt werden (nicht in der Standardversion enthalten). | + | * **Contact:** With collective invoices the customers are added by the system. A collective invoice with projects with various invoice recipients can be issued through the action "split invoice" (not in the standard version). |
| - | * **Collective Invoice:** Dieses Feld enthält bei Sammelrechnungen einen entsprechenden Verweis auf die Sammelrechnung (nicht in der Standardversion enthalten). | + | * **Collective Invoice:** With collective invoices, this field contains a corresponding link to the collective invoices (not in the standard version. |
| - | * **Method of Payment:** Dieses Feld wird für den Ausdruck der Zahlungsmodalitäten im Rechnungsdokument verwendet. | + | * **Method of Payment:** This field is used for the print out of the invoice document. |
| - | * **Rebate:** In diesem Feld kann die Minderung des Rechnungsbetrages durch Rabatt definiert werden. | + | * **Trade Discount:** In this field a reduction of the invoice amount through a trade discount can be defined. |
| - | * **Cash Discount:** In diesem Feld kann die Minderung des Rechnungsbetrages durch Skonto definiert werden. | + | * **Cash Discount:** In this field a reduction of the invoice amount through a cash discount can be defined. |
| - | * **Reason offer is missing:** Hier kann als Information der Grund eingegeben werden, weshalb diese Rechnung nicht auf einem gültigen Angebot basiert. | + | * **Reason offer is missing:** As information, the reason why this invoice is not based on a valid offer, can be entered here. |
| - | * **Rate:** Das Feld Kurs wird nach Auswahl des Projektes automatisch mit dem gültigen Umrechnungskurs zur Hauswährung (siehe auch Dokumenttyp Konfiguration) vorbelegt. Hier kann nach der Vorbelegung auch ein abweichender Projektkurs (beispielsweise für internationale Projekte, bei denen das Währungsrisiko minimiert werden soll) definiert werden. Die Kurse werden in der Maske Kurse verwaltet. | + | * **Rate:** After selecting a project, the field rate is automatically pre-set as the local currency with the valid exchange rate (see also document type configuration). A differing rate can also be defined after the field has been pre-set (for example, for international projects, in which the currency risk should be minimized). The rates can be administered in the rate form. |
| - | * **Original Invoice:** Dieses Feld verwaltet die Rechnungsnummer, falls aus einer stornierten Rechnung eine neue Rechnung erzeugt wurde. | + | * **Original Invoice:** This field adminsters the invoice number, if a new invoice has been generated through a cancelled invoice. |
| - | * **Date Billed:** Bei der Übernahme der Rechnung wird hier das Datum und die Uhrzeit vom System gesetzt. | + | * **Date Billed:** When an invoice is included, the date and the time is pre-set by the system. |
| - | * **Date Cancelled:** Bei der Stornierung der Rechnung wird hier das Datum und die Uhrzeit vom System gesetzt. | + | * **Date Cancelled:** When an invoice is cancelled, the date and time is pre-set by the system. |
| - | * **Comments:** Dieses Feld ermöglicht den Eintrag von Bemerkungen zur Rechnung. | + | * **Comments:** This field is designated for comments regarding the invoice. |
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| + | {{:en:handbuch:kapitel_2:invoice_header3.png|}} | ||
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| + | On the "Billing" tab: | ||
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| + | * **Date Billed:** This field specifies the billing date of the invoice. | ||
| + | * **Date Cancelled:** This field specifies the date if the invoice is cancelled. | ||
| The document type contains the following actions: | The document type contains the following actions: | ||
| - | * **Include all Expenses/Jobs (auch {{:handbuch:kapitel_1:extend.gif?nolink}}-Button):** Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, alle Arbeitspakete und sonstigen Kosten (Beleg, Fahrt, Reise, Fremdkosten und Fremdrechnungsposition) zur definierten Rechnung anzuzeigen. Nach Betätigung der Aktion öffnet sich ein Dialog mit den für die Abrechnung relevanten Informationen. Nach Auswahl der Arbeitspakete und Kosten werden diese als Rechnungspositionen in die Rechnung übernommen. | + | * **Include all Expenses/Jobs (auch {{:en:handbuch:kapitel_2:include_button.png|}}-Button):** Using this action, all jobs and miscellaneous costs (receipts/vouchers, trips, travels, external/foreign costs and foreign invoice positions) regarding the defined invoices are displayed. After selecting the action, a dialog window with the relevant information concerning billing, is opened. After selecting jobs and costs, these are included into the invoice as invoice positions. |
| - | * **Add discount to invoice:** Mit Hilfe dieser Aktion kann eine Rabattposition vom System mit dem Wert im Feld Rabatt (Reiter "Sonstiges") erzeugt werden. | + | * **Add discount to invoice:** Using this action, a discount position can be generated with the value from the trade discount field ("Misc" tab) by the system. |
| - | * **Add dicsount to all positions:** Mit Hilfe dieser Aktion kann vom System pro Position ein Rabatt mit dem Wert im Feld Rabatt (Reiter "Sonstiges") erzeugt werden. | + | * **Add discount to all positions:** Using this action, for each position a trade discount can be generated by the system with the value of the trade discount field ("Misc" tab). |
| - | * **Print invoice (Grouping Dialog) or Print serial letter data source :** Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die komplette Rechnung als RTF-Datei zu generieren. Das erzeugte Dokument kann aus dem Browser oder der Standardtextverarbeitung ausgedruckt werden. Alternativ kann auch eine Serienbrieffunktionalität genutzt werden (nicht in der Standardversion enthalten). | + | * **Print invoice (Grouping Dialogue) or Print serial letter data source :** Using this action, a complete invoice can be generated as an RTF file. The generated document can be printed through the browser or with a standard text editor. Alternatively, serial letter functionality can be applied (not included in the standard version). |
| - | * **Invoice time sheet (Report):** Mit dieser Aktion wird eine Auswertung angestoßen, die alle Zeiten der abgerechneten Arbeitspakete und die Kosten auflistet. Bei den Zeiten werden die Änderungen an den Positionen (beispielsweise Änderung von 5 h auf 8 h) berücksichtigt und gleichmäßig auf die Erfassungstage verteilt. | + | * **Invoice time sheet (Report):** Using this action, a chart is activated which lists all times of the billed jobs and costs. With the times, all modifications are considered for the positions (for example, modifications from 5 h to 8 h) and evenly distributed to the entered days. |
| - | * **Finalise Invoice:** Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung in das System zu übernehmen, d.h. eine Rechnung zu fakturieren. Diese Aktion vergibt dann den Status "Rechnung übernommen". Einmal übernommene Positionen können nicht zur erneuten Abrechnung verwendet werden, da für alle fakturierten Kosten ein entsprechendes Kennzeichen gesetzt wird. Ausnahme: Nach dem Stornieren von Rechnungen werden die Positionen wieder in den Ursprungszustand zurückgesetzt. Arbeitspakte werden, mit Hilfe des Feldes fakturierte Zeit, als teilweise fakturiert gekennzeichnet. | + | * **Finalise Invoice:** Using this action, an invoice can be included to the system, i.e. billing an invoice. This action assigns the status "Invoice Included". Already included invoices cannot be used for new billing, because for all billed costs a corresponding mark is set. Exception: After cancelling an invoice, all positions are set back to the original state. Jobs are marked as partly billed, using the field billing period. |
| - | * **Cancel Invoice:** Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung zu stornieren. Nach Fehleingaben oder falls Rechnungen vom Kunden nicht oder nur teilweise akzeptiert werden, kann diese Funktion genutzt werden. Hierbei werden alle Rechnungspositionen als nicht abgerechnet betrachtet. Die Rechnung kann dann entweder gelöscht werden oder mit Hilfe der Aktion "Neues Angebot aus Storno" kann dann eine neue Rechnung auf Basis dieser stornierten Rechnung erstellt werden. Der Storno-Vorgang in Projectile entspricht einem "Voll-Storno", d.h. ein Stornieren einzelner Positionen wird nicht zugelassen. | + | * **Cancel Invoice:** Using this action, an invoice can be cancelled. If faulty data is entered or if an invoice is not or only partially accepted from the customer, this function can be used. Herewith, all invoice positions are regarded as not billed. The invoice can either be cancelled or using the action, „New Offer out of Cancellation“ a new invoice using this invoice as a basis, can be created. The cancellation procedure in Projectile correlates to a "complete cancellation", i.e. cancellation of individual positions are not allowed. |
| - | * ** New invoice out of cancellation:** Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, aus einer stornierten Rechnung eine neue Rechnung mit identischer Struktur zu erzeugen. Diese Rechnung kann gegebenenfalls modifiziert und fakturiert werden. | + | * ** New invoice out of cancellation:** With this function, using the cancelled invoice to create a new invoice with identical structure is possible. This invoice can be, if applicable, modified and billed. |
| - | * **Delete Invoice:** Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung (nach dem Stornieren) zu löschen. | + | * **Delete Invoice:** Using this action, an invoice (after cancellation) can be deleted. |
| - | * **Remove link to original invoice:** Diese Funktionalität löscht den Link zum Original-Dokument, falls die Rechnung als Kopie eines "Stornos" erzeugt wurde. | + | * **Remove link to original invoice:** This functionality removes the link to the original document, if the invoice was generated from a copy of the "cancelled" invoice. |
| - | Falls die Funktionalität für Sammelrechnungen implementiert ist, existiert auch die Aktion: | + | If the functionality for collective invoices is implemented, the following actions exist: |
| - | * **Split invoice (keine Standard-Funktionalität):** Mit Hilfe dieser Funktion kann (wenn im Projekt Rechnungsempfänger definiert sind) die Rechnung auf diese Auftraggeber automatisch prozentual aufgeteilt werden. Für die n Auftraggeber werden dann n Rechnungen erzeugt; der Rechnungsbetrag und die Positionen werden dabei prozentual entsprechend der Definition im Projekt aufgeteilt. | + | * **Split invoice (not standard functionality):** Using this function, an invoice (if an invoice recipient is defined in a project) can be automatically split in percentage for these customers. Invoices are then generated for the customers; the invoice amount an the positions are then divided in percentage regarding the definition in the project. |
en/handbuch/kapitel_2/2.4.11_rechnung.1253027673.txt.gz · Last modified: 2019/10/25 14:09 (external edit)
