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--- en:gui5:handbuch:kapitel_2:2.4.11_rechnung [2020/03/13 11:51]
peter
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alexandra [Misc]
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 [[2.4.10_zahlungsausgang|{{|Back}}]] [[..:handbuch|{{|Home}}]] [[2.4.12_rechnungsposition|{{|Next}}]]
-====== 2.04.11 Invoice ======
+====== 2.04.11 Outgoing Invoice ======
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 The mask consists of the following elements:
-=====Master Sheet=====
+=====General Data=====
-{{:gui5:handbuch:kapitel_2:2.04.11-1.png|}}
+{{:en:gui5:handbuch:kapitel_2:bildschirmfoto_2021-06-11_um_13.22.29.png?|}}
+{{:en:gui5:handbuch:kapitel_2:bildschirmfoto_2021-06-11_um_13.23.28.png?|}}
-     * **Basisinformationen:**
+     * **Basic Informations:**
-        * **Bezeichnung:** In diesem Feld wird die Bezeichnung der Rechnung hinterlegt.
+        * **Number:** The description of the invoice is stored in this field.
-        * **Status:** Dieses Feld wird vom System bestimmt und kennzeichnet den Status der Rechnung anhand der getätigten Aktionen über die Funktion "Aktion". Nach Neuanlage einer Rechnung erhält dieses automatisch den Status "Keine Rechnung", bei der Übernahme der Rechnung den Status "Rechnung übernommen" und nach dem Stornieren den Status "Rechnung storniert".
+        * **Type:** Is it an invoice or a payment request?
-        * **Projekt:** In diesem Feld wird das Projekt ausgewählt, für das Leistungen erbracht wurden und zu welchem eine Rechnung erstellt werden soll. Projekte können in der Maske [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.02.02_projekt|Projekt]] definiert und geändert werden. Eine Rechnung kann nur für externe und aktive Projekte erstellt werden.
+        * **Status:** This field is determined by the system and indicates the status of the invoice on the basis of the actions carried out using the "Action" function. When a new invoice is created, it automatically receives the status "No invoice", when the invoice is transferred, it receives the status "Invoice transferred" and after cancellation, it receives the status "Invoice canceled".
-        * **Zeitspanne (von/bis):** Diese Felder kennzeichnen den Leistungsintervall für die Rechnung. Bei Dienstleistungen wird hier die Periode eingegeben, in der die abgerechneten Leistungen erbracht wurden. Diese Information wird für die Rechnungsabgrenzung in der Erfolgsrechnung benötigt. Wird dieses Intervall nicht gefüllt, wird vom System das Rechnungsdatum herangezogen. Darüber hinaus werden bei der Auflistung fakturierbarer Leistungen auch nur die aufgelistet, die in diesem Zeitraum angefallen sind.
+        * **Project:** In this field the project is selected for which services have been performed and for which an invoice should be created. Projects can be defined and changed in the [[..:kapitel_2:2.02.02_projekt|project]] mask. An invoice can only be created for external and active projects.
-        * **Nettobetrag:** In diesem Feld wird der Nettobetrag der Rechnung eingetragen. Dieser Betrag ergibt zusammen mit der Umsatzsteuer den Bruttobetrag.
+        * **Billing Address:** Displays the billing address.
-        * **Umsatzsteuer:** In diesem Feld wird die für diese Rechnung geltende Umsatzsteuer aus dem Auswahlmenü eingetragen. Standardmäßig ist dieses Feld mit dem Steuersatz vorbelegt, der in dem der Maske [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.01.01_system_-_konfiguration|Konfiguration]] zugewiesenen Land gültig ist. Die Umsatzsteuer kann in der Maske [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.01.08_key_-_umsatzsteuer|Umsatzsteuer]] definiert und geändert werden.
+        * **Service Period (From/To):** These fields indicate the service interval for the invoice. For services, the period in which the billed services were performed is entered here. This information is required for accrual and deferral in the income statement. If this interval is not filled, the system uses the invoice date. In addition, when listing billable services, the system only lists those that were performed in this period.
-        * **Bruttobetrag:** In diesem Feld wird der Bruttobetrag der Rechnung automatisch vom System eingetragen. Dieser Wert ergibt sich aus dem Nettobetrag der Rechnung und der ausgewählten Umsatzsteuer.
+        * **Net Amount:** In this field, the net amount of the invoice is entered. Together with the sales tax, this amount makes the gross amount.
-        * **Abrechnungsart:** Dieses Feld kennzeichnet die Abrechnungsart für die definierte Rechnung. Derzeit unterstützt Projectile die Abrechnungsarten Rechnung nach Leistung, Abschlußrechnung, Festpreisrechnung und Abschlagsrechnung.
+        * **VAT:** In this field, the sales tax applicable to this invoice is entered from the dropdown menu. By default, this field is filled with the tax rate valid in the country assigned to the [[..:kapitel_2:2.01.01_system_-_konfiguration|configuration]]  mask. The VAT can be defined and modified in the [[..:kapitel_2:2.01.08_key_-_umsatzsteuer|sales tax]] mask.
-        * **Abschlag:** Dieses Feld kennzeichnet die prozentuale Höhe des Abschlagsbetrages für die Abschlagsrechnung. Bei der Abrechnungsart "Festpreis" wird dieser Wert mit 100% vorbelegt.
+        * **Gross Amount:** In this field, the gross amount of the invoice is automatically entered by the system. This value is calculated from the net amount of the invoice and the selected VAT.
-        * **Angebot:** In diesem Feld kann ein Angebot der Rechnung zugeordnet werden, aus dem die Rechnung hervorgegangen ist. Diese Zuordnung bildet die Grundlage für die [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.5.02_fakturaauswertung|Faktura/Budget-Auswertungen]] des [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.05_auswertungssystem|Auswertungsmoduls]].
+        * **VAT Amount:** In this field the VAT amount of the invoice is calculated.
-        * **Auftrag:** In diesem Auswahlfeld kann ein Auftrag ausgewählt und alle anderen Aufträge die der Rechnung zugeordnet wurden abgerufen und geändert werden.
+        * **Accounting Method:** This field indicates the settlement type for the defined invoice. Projectile currently supports the settlement types invoice by service, final invoice, fixed price invoice and partial invoice.
-        * **Rechnungssteller:** In diesem Feld kann der Ersteller des Angebotes aus dem Auswahlmenü eingetragen werden. Mitarbeiter können in der Maske [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.01.24_basic_-_mitarbeiter|Mitarbeiter]] verwaltet werden.
+        * **Percentage Discount:** This field indicates the percentage of the budget billing amount for the budget billing invoice. For the billing type "fixed price", this value is preassigned with 100%.
-        * **Rechnungsdatum:** Dieses Feld kennzeichnet das Datum der Rechnungsstellung. Standardmäßig wird hier das aktuelle Datum vom System vorbelegt.
+        * **Offer:** In this field, an offer can be assigned to the invoice from which the invoice originated. This assignment forms the basis for the [[..:kapitel_2:2.5.02_fakturaauswertung|faktura/budget Evaluation]] of the [[..:kapitel_2:2.05_auswertungssystem|evaluation module]].
-        * **Bemerkung:** Dieses Feld ermöglicht den Eintrag von Bemerkungen zur Rechnung.
+        * **Order:** In this selection field an order can be selected and all other orders assigned to the invoice can be called up and changed.
-        * **Meilenstein:** Bei der Rechnungsstellung aus Meilensteinen wird hier der Meilenstein automatisch hinterlegt.
+        * **Purchase Number:** Displays the purchase number.
+        * **Order Value:** Displays the value of the order.
+        * **Remaining Order Value:** If services of this order have already been invoiced in other invoices, the remaining order value amount is shown here.
+        * **Created By:** The creator of the offer from the selection menu can be entered in this field. Employees can be managed in the mask [[..:kapitel_2:2.01.24_basic_-_mitarbeiter|employees]].
+        * **Invoice Date:** This field indicates the date of the invoice. The system defaults to the current date.
+        * **Note:** This field enables you to enter remarks on the invoice.
-     * **Positionen:** Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Rechnungspositionen.
+     * **Positions:** This element contains a list of all assigned invoice items.
-     * **Zahlungseingänge:** Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Zahlungseingänge.
+     * **Incoming Payments:** This element contains a list of all assigned incoming payments.
+       * **Invoice Sum:** Shows the sum of the invoice.
+       * **Amount for Payment:** Here you can see the already paid amount of the invoice.
+       * **Difference:** If there is a difference between the invoice sum and the paid amount, it is displayed in this field.
+       * **Payments:** The payments are listed here.
-=====Miscellaneous=====
+=====Misc=====
-{{:gui5:handbuch:kapitel_2:2.04.11-2.png|}}
+{{:en:gui5:handbuch:kapitel_2:bildschirmfoto_2021-06-11_um_13.22.38.png?|}}
+{{:en:gui5:handbuch:kapitel_2:bildschirmfoto_2021-06-11_um_13.22.44.png?|}}
-    * **Other:**
+    * **Format:**
-       * **Rechnungs-ID:** Dieses Feld weist der Rechnung eine eindeutige Identifizierungsnummer zu, die vom System automatisch vergeben wird.
+       * **Grouping Option:** The field specifies the default grouping option for the invoice printout.
-       * **Original-Rechnung:** Dieses Feld verwaltet die Rechnungsnummer, falls aus einer stornierten Rechnung eine neue Rechnung erzeugt wurde.
+       * **Preset Template:** If you want to use a preset template, you can pick the office document here.
-       * **Sammelrechnung:** Dieses Feld enthält bei Sammelrechnungen einen entsprechenden Verweis auf die Sammelrechnung (nicht in der Standardversion enthalten).
-       * **Gruppierungsoption:** Das Feld gibt die standardmäßige Gruppierungsoption für den Rechnungsausdruck an.
-    * **Modalities:**
+    * **Details:**
-       * **Rabatt:** In diesem Feld kann die Minderung des Rechnungsbetrages durch Rabatt definiert werden.
+      * **Internal Number:** This field assigns a unique identification number to the invoice, which is automatically assigned by the system.
-       * **Skonto:** FIXME
+      * **Date Billed:** The day the invoice was billed.
-       * **Grund Angebot fehlt:** Hier kann als Information der Grund eingegeben werden, weshalb diese Rechnung nicht auf einem gültigen Angebot basiert.
+      * **Date Cancelled:** If the invoice gets cancelled, the date of the cancellation is displayed here.
-       * **Kurs:** Das Feld Kurs wird nach Auswahl des Projektes automatisch mit dem gültigen Umrechnungskurs zur Hauswährung (siehe auch Dokumenttyp Konfiguration) vorbelegt. Hier kann nach der Vorbelegung auch ein abweichender Projektkurs (beispielsweise für internationale Projekte, bei denen das Währungsrisiko minimiert werden soll) definiert werden. Die Kurse werden in der Maske [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.01.07_key_-_kurs|Kurse]] verwaltet.
+      * **Discount:** In this field, you can define the reduction of the invoice amount by discount.
-       * **Mitarbeiterbeitrag:** Ist der prozentuale Beitrag des Mitarbieters in Bezug auf die Rechnungssumme.
+      * **Cash Discount:** In this field a reduction of the invoice amount through a cash discount can be defined.
+      * **Why is Offer Missing:** The reason why this invoice is not based on a valid offer can be entered here as information.
+      * **Original Incoming Invoice:** This field manages the invoice number if a new invoice was created from a canceled invoice.
+      * **Collective Invoice:** For collective invoices, this field contains a corresponding reference to the collective invoice (not included in the standard version).
+      * **Bank:** Here the picked bank account is listed.
+      * **Milestone:** If a milestone is connected to this invoice, it is displayed here.
+      * **Customer:** The customer, who will get the invoice.
+      * **Contact Person:** The contact person of a company to which the invoice is addressed to.
+      * **Rate:** After selecting the project, the Exchange rate field is automatically filled with the valid exchange rate to the local currency (see also document type Configuration). Here you can also define a different project exchange rate (e.g. for international projects where the currency risk should be minimized). The exchange rates are managed in the [[..:kapitel_2:2.01.07_key_-_kurs|exchange rate]] mask.
+  * **Revision:** These fields show revision-proof information that cannot be changed.
+    * **OriginalInvoiceBiller:** The person who created the invoice.
+    * **OriginalAddress:** The address (street and street number) to which the invoice is addressed.
+    * **OriginalPostalCode:** The postal code to which the invoice is addressed.
+    * **OriginalCity:** The city to which the invoice is addressed to.
 =====Actions=====
-Der Dokumenttyp beinhaltet folgende Aktionen:
+The document class contains the following actions:
-    * **Alle Aufwände übernehmen (auch {{:handbuch:kapitel_2:extend.gif|gui5:handbuch:kapitel_1:extend.gif?nolink}}-Button):** Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, alle Arbeitspakete und sonstigen Kosten ([[gui5:handbuch:kapitel_2:2.3.06_beleg|Beleg]], [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.3.05_fahrten|Fahrt]], [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.3.03_reisen|Reise]], [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.3.07_fremdkosten|Fremdkosten]] und [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.4.09_fremdrechnungsposition|Fremdrechnungsposition]]) zur definierten Rechnung anzuzeigen. Nach Betätigung der Aktion öffnet sich ein Dialog mit den für die Abrechnung relevanten Informationen. Nach Auswahl der Arbeitspakete und Kosten werden diese als Rechnungspositionen in die Rechnung übernommen.
+    * **Accept all Expenses (also {{:handbuch:kapitel_2:extend.gif|gui5:handbuch:kapitel_1:extend.gif?nolink}} Button):** With the help of this action it is possible to display all work packages and other costs (receipt, trip, travel, external costs and external invoice item) for the defined invoice. After activating the action, a dialog opens with the information relevant for the invoice. After selecting the work packages and costs, these are transferred to the invoice as invoice items.
-    * **Arbeitspakete übernehmen:** Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Arbeitspakete als Rechnungsposition übernommen werden.
+    * **Accept Work Packages:** This action opens a dialog and all work packages belonging to the invoice can be transferred as invoice items.
-    * **Belege übernehmen:** Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Belege als Rechnungsposition übernommen werden.
+    * **Transfer Receipts:** This action opens a dialog and all documents belonging to the invoice can be transferred as invoice items.
-    * **Fahrten übernehmen:**Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Fahrten als Rechnungsposition übernommen werden.
+    * **Transfer Drives:** This action opens a dialog and all trips belonging to the invoice can be transferred as invoice items.
-    * **Reisen übernehmen:** Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Reisen als Rechnungsposition übernommen werden.
+    * **Transfer Travel:** This action opens a dialog box and all trips belonging to the invoice can be transferred as invoice items.
-    * **Fremdkosten übernehmen:** Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Fremdkosten als Rechnungsposition übernommen werden.
+    * **Transfer External Costs:** This action opens a dialog box and all external costs belonging to the invoice can be transferred as invoice items.
-    * **Eingangsrechnung übernehmen:** Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Eingangsrechnungen als Rechnungsposition übernommen werden.
+    * **Transfer Incoming Invoice:** This action opens a dialog box and all incoming invoices belonging to the invoice can be transferred as invoice items.
-    * **Alle sonstigen Kosten übernehmen:** Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen sonstigen Kosten als Rechnungsposition übernommen werden.
+    * **Transfer all other Costs:** This action opens a dialog box and all other costs associated with the invoice can be transferred as invoice items.
-    * **Rabatt auf Rechnung:** Mit Hilfe dieser Aktion kann eine Rabattposition vom System mit dem Wert im Feld Rabatt (Reiter "Sonstiges") erzeugt werden.
+    * **Discount on Invoice:** With this action a discount item can be created by the system with the value in the field Discount (tab "Other").
-    * **Rabatt auf alle Positionen:** Mit Hilfe dieser Aktion kann vom System pro Position ein Rabatt mit dem Wert im Feld Rabatt (Reiter "Sonstiges") erzeugt werden.
+    * **Discount on all Items:** With the help of this action, the system can create a discount per item with the value in the Discount field (tab "Other").
-    * **Mitarbeiterbeiträge setzen:** Über diese Aktion kann der prozentuale Beitrag des Mitarbieters in Bezug auf die Rechnungssumme für das Feld Mitarbeiterbeitrag in der Rechnung eingegeben werden.
+    * **Set Employee Contribution:** This action allows you to enter the employee's contribution as a percentage of the invoice total for the employee contribution field in the invoice.
-    * **Nachweise zur Rechnung (Report):** Mit dieser Aktion wird eine Auswertung angestoßen, die alle Zeiten der abgerechneten Arbeitspakete und die Kosten auflistet. Bei den Zeiten werden die Änderungen an den Positionen (beispielsweise Änderung von 5 h auf 8 h) berücksichtigt und gleichmäßig auf die Erfassungstage verteilt.
+    * **Invoice Statements (Report):** This action triggers an evaluation that lists all times of the settled work packages and the costs. The times take into account changes to the items (for example, change from 5 h to 8 h) and are distributed evenly over the entry days.
-    * **Rechnung fertigstellen:** Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung in das System zu übernehmen, d.h. eine Rechnung zu fakturieren. Diese Aktion vergibt dann den Status "Rechnung übernommen". Einmal übernommene Positionen können nicht zur erneuten Abrechnung verwendet werden, da für alle fakturierten Kosten ein entsprechendes Kennzeichen gesetzt wird. Ausnahme: Nach dem Stornieren von Rechnungen werden die Positionen wieder in den Ursprungszustand zurückgesetzt. Arbeitspakte werden, mit Hilfe des Feldes fakturierte Zeit, als teilweise fakturiert gekennzeichnet.
+    * **Complete the Invoice:** You can use this action to transfer the invoice into the system, that is, to bill an invoice. This action then assigns the status "Invoice accepted". Items that have been transferred once cannot be used for billing again, since a corresponding indicator is set for all billed costs. Exception: After invoices are canceled, the items are reset to their original status. Work packages are marked as partially invoiced using the field Invoiced time.
-    * **Rechnung stornieren:** Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung zu stornieren. Nach Fehleingaben oder falls Rechnungen vom Kunden nicht oder nur teilweise akzeptiert werden, kann diese Funktion genutzt werden. Hierbei werden alle Rechnungspositionen als nicht abgerechnet betrachtet.  Die Rechnung kann dann entweder gelöscht werden oder mit Hilfe der Aktion "Neues Angebot aus Storno" kann dann eine neue Rechnung auf Basis dieser stornierten Rechnung erstellt werden. Der Storno-Vorgang in Projectile entspricht einem "Voll-Storno", d.h. ein Stornieren einzelner Positionen wird nicht zugelassen.
+    * **Cancel Invoice:** You can use this action to cancel the invoice. After incorrect entries or if invoices are not or only partially accepted by the customer, this function can be used. In this case, all invoice items are regarded as not billed. The invoice can then either be deleted or, using the action "New offer from cancellation", a new invoice can be created based on this cancelled invoice. The cancellation procedure in Projectile corresponds to a "full cancellation", i.e. cancellation of individual items is not permitted.
-    * **Neue Rechnung aus Storno:** Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, aus einer stornierten Rechnung eine neue Rechnung mit identischer Struktur zu erzeugen. Diese Rechnung kann gegebenenfalls modifiziert und fakturiert werden.
+    * **New Invoice from Cancellation:** With the help of this action it is possible to create a new invoice with an identical structure from a cancelled invoice. This invoice can be modified and invoiced if necessary.
-    * **Rechnung löschen:** Mit Hilfe dieser Aktion ist es möglich, die Rechnung (nach dem Stornieren) zu löschen.
+    * **Delete Invoice:** This action allows you to delete the invoice (after cancellation).
-    * **Link zum Original löschen:** Diese Funktionalität löscht den Link zum Original-Dokument, falls die Rechnung als Kopie eines "Stornos" erzeugt wurde.
+    * **Delete Link to Original:** This function deletes the link to the original document if the invoice was created as a copy of a "cancellation".
-    * **Ressourcen übernehmen:** Mit dieser Aktion öffnet sich ein Dialog und es können alle der Rechnung zugehörigen Ressourcen (z.B. Beraterkosten) als Rechnungsposition übernommen werden.
+    * **Transfer Resources:** This action opens a dialog box and all resources belonging to the invoice (for example, consultant costs) can be transferred as invoice items.
-Falls die Funktionalität für Sammelrechnungen implementiert ist, existiert auch die Aktion:
+If the functionality for collective invoices is implemented, the action also exists:
-    * **Rechnung aufteilen (keine Standard-Funktionalität):** Mit Hilfe dieser Funktion kann (wenn im [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.02.02_projekt|Projekt]] [[gui5:handbuch:kapitel_2:2.02.12_statusbericht|Rechnungsempfänger]] definiert sind) die Rechnung auf diese Auftraggeber automatisch prozentual aufgeteilt werden. Für die n Auftraggeber werden dann n Rechnungen erzeugt; der Rechnungsbetrag und die Positionen werden dabei prozentual entsprechend der Definition im Projekt aufgeteilt.
+    * **Split Invoice (No Standard Functionality):** With the help of this function (if invoice recipients are defined in the project), the invoice can be automatically split between these sold-to parties on a percentage basis. N invoices are then created for the n sold-to parties; the invoice amount and the items are split up proportionally according to the definition in the project.

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