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--- en:gui5:handbuch:kapitel_2:2.3.03_reisen [2020/02/26 11:43]
peter [Verpflegungsmehrauwände]
+++ en:gui5:handbuch:kapitel_2:2.3.03_reisen [2021/12/01 15:57] (current)
alexandra [Misc]
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-Die Maske Reise ermöglicht die Erfassung von projektbezogenen Reisen, die ein Mitarbeiter im Rahmen eines bestimmten Projektes unternommen hat. Aus der Reisedauer (Differenz aus Reisebeginn und Reiseende) und der zugrunde gelegten Tagegeld- und Übernachtungspauschale, errechnen sich die Tagesgeldpauschalen der Mitarbeiter. Darüber hinaus können die erfassten Beträge aus den Belegen und den Fahrten einer Reise zugeordnet werden. Auch die Mahlzeitenstellung bei Übernachtungen im Hotel wird berücksichtigt.
+The **travel** mask allows you to enter project-related trips that an employee has taken within the framework of a specific project. The trip duration (difference between the start and end of the trip) and the per diem and accommodations per diems/flat rates used as a basis are used to calculate the per diems/flat rates for employees. In addition, the amounts entered from receipts and trips can be assigned to a trip. Meal provision for overnight stays in a hotel is also taken into consideration.
+The document category consists of the following elements:
+===== General Data =====
-Der Dokumenttyp besteht aus folgenden Elementen:
+{{:en:gui5:handbuch:kapitel_2:bildschirmfoto_2021-06-04_um_15.09.27.png?|}}
+{{:en:gui5:handbuch:kapitel_2:bildschirmfoto_2021-06-04_um_15.09.34.png?|}}
-===== Stammblatt =====
+    * **Basic Information:**
+      * **Number:** This numeric field clearly identifies the trip. This number is proposed by the system.
+      * **Status:** This status field is required for the review workflow. The status transitions during the check are set here (unchecked, check requested, checked and confirmed, ...).
+      * **Employee:** This field assigns the employee who caused the travel expenses to the trip. Employees can be managed in the mask employees.
+      * **Project:** This field indicates the project to which the trip can be assigned. Projects can be defined and changed in the mask Project
+      * **Time Period (from/to):** These fields allow you to enter from the beginning to the end of the trip.
+      * **Flat Rate:** The flat rate valid for the trip is selected in this field. The legally valid per diems and accommodations per diems can be defined and changed in the flat rate mask.
+      * **Overnight Stay Took Place:** Here you can specify whether the employee's trip required an overnight stay.
+      * **Destination:** This field indicates the trip destination. This entry is required for travel expenses.
+      * **Purpose:** This field specifies the purpose of the trip. This entry is required for the travel expense report.
+      * **Note:** In this field you can enter further remarks.
+      * **Budget:** In the Budget field, a budget from the assigned project can be assigned to the travel expenses.
-{{:gui5:handbuch:kapitel_2:2.03.02-1a.png|}}
+    * **Receipts:** This element contains a list of all assigned receipts for the trip (see also the receipt mask).
+    * **Trips:** This element contains a list of all assigned trips for the trip (see also drive mask).
-{{:gui5:handbuch:kapitel_2:2.03.02-1b.png|}}
-    * **Basisinformationen:**
-      * **Nr.:** Dieses numerische Feld kennzeichnet die Reise eindeutig. Diese Nummer wird vom System vorgeschlagen.
-      * **Status:** Dieses Statusfeld wird für den Überprüfungsworkflow benötigt. Hier werden die Statusübergänge während der Überprüfung gesetzt (ungeprüft, Prüfung beantragt, geprüft und bestätigt, ...).
-      * **Mitarbeiter:** Dieses Feld ordnet der Reise den Mitarbeiter zu, der die Reisekosten verursacht hat. Mitarbeiter können in der Maske Mitarbeiter verwaltet werden.
-      * **Projekt:** Dieses Feld kennzeichnet das Projekt, dem die Reise zugerechnet werden kann. Projekte können in der Maske Projekt definiert und geändert werden
-      * **Zeitspanne (von-bis):** Diese Felder ermöglichen die Eingabe vom Beginn bis zum Ende der Reise.
-      * **Pauschale:** In diesem Feld wird die für die Reise gültige Pauschale ausgewählt. Die gesetzlich geltenden Tagegeld- und Übernachtungspauschalen können in der Maske Pauschale definiert und geändert werden.
-      * **Übernachtung stattgefunden:** Hier kann markiert werden, ob die Reise des Mitarbeiters eine Übernachtung benötigte.
-      * **Reiseziel:** Dieses Feld kennzeichnet das Reiseziel. Dieser Eintrag wird für die Reisekostenabrechnung benötigt.
-      * **Zweck:** In diesem Feld wird der Reisezweck angegeben. Dieser Eintrag wird für die Reisekostenabrechnung benötigt.
-      * **Bemerkung:** In diesem Feld können weiterführende Bemerkungen eingetragen werden.
-      * **Budget:** Im Feld Budget kann den Reisekosten ein Budget aus den zugeordneten Projekt zugeordnet werden.
-    * **Belege:** Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Belege zur Reise (siehe auch Maske Beleg).
-    * **Fahrten:** Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Fahrten zur Reise (siehe auch Maske Fahrt).
-===== Additional Catering Expenses =====
+===== Flat Rates =====
-{{:gui5:handbuch:kapitel_2:2.03.02-2.png|}}
+{{:en:gui5:handbuch:kapitel_2:bildschirmfoto_2021-06-04_um_15.09.44.png?|}}
-     * **Mahlzeizeiten:** Dieses Element beinhaltet eine Auflistung aller zugeordneten Mahlzeiten zur Reise. Diese Mahlzeiten werden verwendet, wenn in den Hotelkosten oder bei Geschäftsessen Mahlzeiten enthalten sind, die als geldwerter Vorteil abgezogen werden sollen (siehe auch Konfiguration)..
+     * **Foods:** This element contains a list of all assigned meals for the trip. These meals are used if the hotel costs or business meals contain meals that are to be deducted as imputed income (see also configuration).
-     * **Übernachtungskosten:**
+     * **Accommodations:**
-       * **Übernachtungspauschale:** Dieses Feld wird aktiviert, falls bei der Reisekostenabrechnung die Übernachtungskosten nach der Pauschale für die Übernachtung aus der Maske Pauschale abgerechnet werden sollen.
+       * **Accommodations Flate Rate:** This field is activated if the accommodation costs are to be settled in Travel Expenses according to the flat rate for the overnight stay from the flat rate mask.
-       * **Anzahl Übernachtungen:** Falls die Reise nach der Übernachtungspauschale abgerechnet werden soll, wird hier die Anzahl der Übernachtungen definiert. Diese Anzahl wird vom System mit der Tagesdifferenz von Reisebeginn und Reiseende vorbelegt und ist ggf. abzuändern.
+       * **Number of Accomodations:** If the trip is to be settled according to the accommodations per diem, the number of nights is defined here. This number is preset by the system with the day difference between the start and end of the trip and must be changed if necessary.
-===== Accounting =====
+===== Billing =====
-{{:gui5:handbuch:kapitel_2:2.03.02-3.png|}}
+{{:en:gui5:handbuch:kapitel_2:bildschirmfoto_2021-06-04_um_15.09.51.png?|}}
-    * **Accounting:**
+    * **Internal Billing:**
-      * **Verpflegungskosten:**  Dieses Feld zeigt den Betrag für die Verpflegungsmehraufwände und Übernachtungspauschalen an. Hier wird ggf. auch die Mahlzeitenstellung (wie “Frühstück im Hotel”) abgezogen.
+      * **Catering Costs:**  This field displays the amount for additional meals and per diems for overnight stays. If necessary, the meal costs (such as "breakfast in hotel") are also deducted here.
-      * **Fahrtkosten:** Dieses Feld zeigt den Betrag für die Fahrtkosten für die definierte Reise an (Belege mit Kostenart Fahrkosten werden hier nicht berücksichtigt.)
+      * **Vehicle Costs:** This field displays the amount for the travel expenses for the defined trip (receipts with cost element Travel expenses are not taken into account here).
-      * **Belegkosten Brutto:** Dieses Feld zeigt den Brutto-Betrag für alle Belege für die definierte Reise an.
+      * **Gross Receipt Costs:** This field shows the gross amount for all receipts for the defined trip.
-      * **Belegkosten Netto:** Dieses Feld zeigt den Netto-Betrag für alle Belege für die definierte Reise an.
+      * **Net Receipts Costs:** Displays the net amount for all receipts for the defined trip.
-      * **Gesamtkosten Brutto:** Dieses Feld zeigt den Brutto-Betrag für die gesamte Reise an.
+      * **Gross Total Costs:** Displays the gross amount for the entire trip.
-      * **Gesamtkosten Netto:**  Dieses Feld zeigt den Netto-Betrag für die gesamte Reise an.
+      * **Net Total Costs:**  Displays the net amount for the entire trip.
-      * **Reisekosten erstattet:** Hier wird markiert, ob der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die Erstattung erhalten hat.
+      * **Expenses Reimbursed:** This field indicates whether the employee has received the reimbursement.
-    * **Reisekostenabrechnung Projekt:**
+    * **External Billing:**
-      * **RK-Abrechnungsart, RK-Pauschalpreis, RK-Tagespauschale:** Hier können die Regeln für die Abrechnung der Reisen des Projektes hinterlegt werden (keine Abrechnung, nach Aufwand, pauschal, Pauschale pro Tag). Die entsprechenden Vorbelegungen können im Projekt hinterlegt werden.
+      * **T&E Billing Type, T&E Flat Rate, T&E Daily Flat Rate:** Here you can store the rules for settling the project's trips (no settlement, by expense, per diem, per diem per day). The corresponding default settings can be stored in the project.
-      * **fakturiert:** Dieses Element kennzeichnet, ob die Reise bereits abgerechnet ist. Dieses Kennzeichen wird vom System automatisch gesetzt, wenn die Reise in eine Rechnung übernommen wird und diese Rechnung fakturiert ist.
+      * **Billed:** This element indicates whether the trip has already been settled. This indicator is set automatically by the system if the trip is transferred to an invoice and this invoice has been billed.
-      * **Rechnung:** Dieses Feld zeigt die Rechnungsnummer der angelegten Rechnung.
+      * **Outgoing Invoice:** This field shows the invoice number of the created invoice.
-===== Miscellaneous =====
+===== Misc =====
-{{:gui5:handbuch:kapitel_2:2.03.02-4.png|}}
+{{:en:gui5:handbuch:kapitel_2:bildschirmfoto_2021-10-22_um_11.28.37.png?|}}
-    * **Technical Settings & Details:**
+    * **Technical Details:**
-      * **Travel Expense Type:** Here you can assign travel expense categories to the trip. These types are used for taxation of travel expenses (for example, a customer's use of the trip for more than three months is not tax-privileged).
+      * **Travel Type:** Here you can assign travel expense categories to the trip. These types are used for taxation of travel expenses (for example, a customer's use of the trip for more than three months is not tax-privileged).
       * **Cost Type:** This field indicates the cost element of the trip. The cost types can be defined and changed in the cost type mask. The cost element is also used as a criterion for the plan/actual comparison in billing evaluation.
-    * **Travel/Project Split:** This field enables you to assign a trip to several projects. This assignment is only made on a percentage basis!
+    * **Shares Travel/Project:** This field enables you to assign a trip to several projects. This assignment is only made on a percentage basis!
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